Dokumentenmanagement IT-Abteilung

1 Jul 15

Dokumentenmanagement nicht länger Nebenschauplatz in den IT-Abteilungen

Laut einer aktuellen Befragung der Beratungsfirma Capgemini müssen sich CIOs auf die Wirtschaftlichkeit der IT konzentrieren und in erster Linie die Effizienz steigern, Kosten senken und stabil laufende Services bereitstellen. Ein effizientes Dokumentenmanagement kann dabei ein wirksamer Hebel sein, um die IT-Budgets zu entlasten. Kostensenkungen von bis zu 70 Prozent sind laut Experten sogar möglich.

Häufigere Updates, der Einsatz von agilen Methoden, der wenig strategische Umgang mit der Eigenleistungstiefe und die Arbeit mit mehr Freelancern sind Anzeichen dafür, dass die Zeiten der langjährigen Planung in vielen Bereichen vorbei sind. Die IT muss schnell reagieren und tut das auch, sei es auf wirtschaftliche Bedingungen oder auf neue Anforderungen des Marktes. Sie wird hier getrieben durch Trends wie Social Media, Big Data, Cloud Computing etc.

Entgegen der eigenen Prognosen vom Vorjahr haben viele IT-Verantwortliche die Eigenleistung der IT-Abteilung erneut leicht erhöht. Darüber hinaus steuern jetzt weniger CIOs den Leistungsbeitrag der eigenen Abteilung strategisch und entscheiden situationsabhängig, ob sie Projekte inhouse erledigen oder auslagern. Auf diese Weise können sie flexibler auf neue Anforderungen reagieren und kommen den Fachabteilungen entgegen.

Auch das Thema Dokumentenmanagement und Printmanagement rückt aufgrund der derzeitigen Entwicklung immer stärker in den Fokus, denn die versteckten Kosten sind enorm und strapazieren auch das Unternehmensergebnis. Laut der aktuellen europäischen Studie zu Dokumenten- und Printmanagement von Kyocera aus 2012 entscheidet sogar jeder fünfte CEO darüber. Was vor einigen Jahren noch von unterschiedlichen IT-Mitarbeitern betreut wurde, steht nun auf der strategischen Agenda.

5 Phasen für mehr Wirtschaftlichkeit

Ein komplettes 5-Phasen-Programm für die Restrukturierung des Dokumenten- und Printmanagements bietet Kyocera unter dem Namen Managed Document Services an. Von der Analyse, der Optimierung sowie dem Design bis hin zum Management und zur Implementierung der Systeme werden die komplette Drucker- und Kopiererlandschaft sowie die Prozesslösungen genau auf den Prüfstein gestellt. Das Ergebnis ist dann ein optimiertes Dokumentenmanagement-Konzept.

Hohes Einsparpotenzial mit Document Solutions

Ein hohes Potential zur Optimierung liegt dabei in der Implementierung von Document Solutions. Besonderes Augenmerk sollten die Unternehmen auf die Prozesse Rechnungsstellung (36 %), Lager/Logistik/Versand (34 %) und Auftragseingang (33 %) legen. Diese Abläufe lassen sich zusammenfassen und finden rund um die Abwicklung von Kundenaufträgen statt. Die zuverlässige, effiziente und sichere Gestaltung dieser Prozesse mit Hilfe von Document Solutions wirkt sich unmittelbar positiv auf die Kundenzufriedenheit aus und trägt damit indirekt zur Steigerung des Unternehmenserfolges bei.

Von der Rechnungsstellung bis zur Auftragsabwicklung sind die meisten Geschäftsprozesse dokumentenbasiert. Diese Abläufe lassen sich daher mit Lösungen in Verbindung mit moderner Hardware oftmals schneller und kostengünstiger gestalten. Damit schaffen sie die optimalen Voraussetzungen, um im nächsten Schritt mit Hilfe von Document Solutions das Druckvolumen deutlich zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen.

Oftmals wird die IT als reiner Zulieferer oder als Kostenstelle von Seiten des Business betrachtet. Durch die Einführung von Print Management und Document Solutions können mit Hilfe der IT sowohl die IT-Kosten gesenkt und die Verfügbarkeit erhöht als auch effizientere Dokumentenprozesse und somit Produktivitätssteigerungen auf Seiten der Fachabteilungen realisiert werden. Die IT kann sich dadurch Schritt für Schritt vom reinen Zulieferer, der kaum Mehrwert für das Unternehmen bietet, hin zum strategischen Partner des Business entwickeln.

Analyse schafft Kostentransparenz

Der zentrale Baustein im MDS-Prozess ist die Analyse der Ist-Kosten. Sie stellt das unerlässliche Fundament für Print Management und Document Solutions dar. Dabei besteht eine große Herausforderung darin, die Gesamtkosten für Druck- und Dokumentenverarbeitung transparent darzustellen. Es geht nicht nur um die direkten Kosten (Beschaffung von Hardware, Verbrauchsmaterial), sondern um indirekte und versteckte Kosten für den fortlaufenden Betrieb und um die Produktivität der Mitarbeiter (IT, Einkauf, Anwender). Diese indirekten und versteckten Kosten sind vielfach höher als die direkten, denn die Auswirkungen auf die Effizienz der Anwender und die Geschäftsprozesse sind letztlich entscheidend für den Unternehmenserfolg. Die Problematik liegt hierbei in der monetären Erfassung der Auswirkungen. Die Messung der Durchlaufzeiten von Prozessen in Verbindung mit der Arbeitszeit und den Kosten der Mitarbeiter hat sich hierbei etabliert. Lassen Sie sich deshalb von den Anbietern im Rahmen eines Business Case die Kosten transparent und aufgeschlüsselt darlegen. Nur so können Sie unterschiedliche Angebote tatsächlich vergleichen und später Einsparungen und positive Effekte aufweisen.

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"Dokumentenfrust – Darum sollten Sie beim Thema DMS Ihre Mitarbeiter einbinden"

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