1 Jul 15

Dokumentenprozesse auf den Weg gebracht

Der Landesbetrieb Straßenbau (Straßen.NRW) hat an den landesweit 100 Standorten seine gesamte Druckerflotte modernisiert. Im Zuge dessen wurde das bestehende Print-&-Follow-Konzept um zusätzliche Funktionen erweitert. Der KYOCERA-Partner M.S.E. begleitet den Roll-out der Maschinen zudem mit einem Change-Kommunikationskonzept, um eine reibungslose Integration der neuen Systeme in die Betriebsabläufe zu gewährleisten.

Rechnet man sämtliche Autobahnen, Bundes- und Landstraßen zusammen, für die der nordrhein-westfälische Landesbetrieb Straßenbau (Straßen.NRW) verantwortlich ist, kommt man auf eine Strecke von rund 20.000 Kilometern. Dies entspricht ungefähr der Entfernung von Berlin nach Los Angeles inklusive Rückweg. Hinzu kommen noch einmal 13.000 Bauwerke wie Brücken oder Tunnel. Rund 5.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an mehr als 100 Standorten, um die Verkehrsinfrastruktur des einwohnerstärksten Bundeslands in Deutschland zu sichern. Zur Führungsphilosophie von Straßen.NRW gehört dabei eine ergebnisorientierte Steuerung durch Budgetierung, die auf den Grundlagen eines kaufmännischen Rechnungswesens sowie einer detaillierten Kosten- und Leistungsrechnung aufsetzt. Vor diesem Hintergrund hat der Betrieb auch seine bisherigen Druck- und Kopierprozesse auf den Prüfstand gestellt.

Druck- und Kopierprozesse auf dem Prüfstand

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen von Straßen.NRW wollte man die Leistungsfähigkeit sowie Kosteneffizienz der bestehenden Druckerinfrastruktur an den 100 Standorten des Betriebs verbessern. Gemeinsam mit dem KYOCERA-Partner M.S.E. suchte man dazu eine passgenaue Lösung. Mario Lukas, Projektleiter bei Straßen.NRW: "Ziel war es, unsere Flotte zu modernisieren und im Zuge dessen die Druckkosten zu senken bzw. die Funktionalitäten und Umwelteigenschaften zu verbessern." Eine besondere Herausforderung bestand dabei in der Einhaltung eines ambitionierten Projekt-Zeitplans für Planung, Vorbereitung und Testphase sowie für die reibungslose Einführung der Systeme in den laufenden Betrieb.

Umweltaspekte spielten wichtige Rolle

Gemeinsam entwickelten Straßen.NRW, KYOCERA Document Solutions und M.S.E. ein mehrstufiges Optimierungskonzept, das den Austausch der alten Flotte durch moderne Multifunktionssysteme von KYOCERA vorsah. Mario Lukas: "Um den hohen Anforderungen unserer Mitarbeiter an umfangreiche Scan-, Druck- und Kopierfunktionen gerecht zu werden, kamen an den 100 Standorten insgesamt 330 TASKalfa-Systeme sowie A4-Multifunktionssysteme von KYOCERA zum Einsatz." Dabei spielten auch Umweltaspekte eine Rolle: Aufgrund des sehr geringen Energieverbrauchs – gemessen am sogenannten TEC-Wert – spart Straßen.NRW im Jahr 10.000 Euro an Strom ein. Dies entlastet nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt. Zudem kompensiert der Landesbetrieb durch die Verwendung des klimaneutralen KYOCERA-Originaltoners jährlich 60,6 Tonnen CO 2 .

Change-Management begleitet Einführung neuer Systeme

Um die Scan-, Kopier- und Druckprozesse zu optimieren, erweiterte man zusätzlich das bereits etablierte Print-&-Follow-Konzept um zusätzliche Funktionen wie OCR-Texterkennung oder die Möglichkeit des mobilen Druckens. Print-&-Follow ermöglicht es, dass Druckjobs nicht einfach auf einem bestimmten Druck- oder Multifunktionssystem ausgegeben werden: Vielmehr entscheidet der Anwender, wann und wo er seinen Ausdruck abholen möchte. Die Mitarbeiter von Straßen.NRW können daher die gesamte Multifunktionsflotte an den über 100 Standorten des Landesbetriebs nutzen. Auch das Scannen ins eigene E-Mail-Postfach ist mit nur einem Klick am Touch-Panel möglich. Zeitgleich wurde auch die Möglichkeit des mobilen Druckens über eine zentrale E-Mail-Adresse geschaffen. Dies sorgte für zusätzliche Flexibilität.

Damit die über 5.900 Mitarbeiter des Landesbetriebs die neuen Systeme problemlos nutzen konnten, begleiteten M.S.E. und die IT-Abteilung von Straßen.NRW den gesamten Roll-out mit einem umfangreichen Change-Management. Die Mitarbeiter wurden dabei über regelmäßige Newsletter und Artikel im Intranet über Möglichkeiten und die Funktionsweise der neuen Maschinen und Lösungen aufgeklärt.

Dementsprechend zufrieden ist Mario Lukas mit dem Ergebnis: „Das Modernisierungskonzept unserer Flotte hat sich in allen Punkten bezahlt gemacht. Der Austausch der Systeme erfolgte sehr professionell und ohne Störungen in unseren Betriebsabläufen. Besonders positiv ist, dass wir nicht nur unsere Druckkosten senken konnten, sondern durch die kommunikative Begleitung des Projekts seitens M.S.E. eine hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern sichergestellt haben.“

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