Auch wenn noch viele Vorbehalte gegenüber Outsourcing und Cloud-Lösungen herrschen: Sie bieten sich im Bereich Managed-IT-Services sowie mit „Software as a Service“ (SaaS) bei kaufmännischer und Office-Software an. Laut einer IDC-Studie plant bereits über die Hälfte der IT-Entscheider in den kommenden ein bis zwei Jahren den Aufbau einer Cloud-Umgebung. Rund 36 Prozent der CIOs befinden sich mit ihrem Unternehmen bereits in der Planungsphase und weitere 45 Prozent haben Cloud Services schon implementiert. Diese Schritte müssen gegangen werden, denn IDC macht in den IT-Trends für 2015 die Nutzung der verschiedenen Cloud-Services als entscheidenden Erfolgsfaktor aus. Um sich dieser Aufgabe widmen zu können, müssen die CIOs und ihre IT-Abteilungen allerdings auch entsprechenden Freiraum haben. Welche Möglichkeiten also gibt es, der IT hier den Rücken freizuhalten und so Spielraum für Innovationen zu schaffen?
Remote- und Cloud-Services halten der IT-Abteilung den Rücken frei
Ein reibungsloser Serverbetrieb und die Wartung von Storage-Systemen können je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeiter viel Aufwand für die IT-Abteilung bedeuten. Zu den klassischen Aufgaben der Systemadministratoren kommt der Help-Desk-Support der Mitarbeiter. Mittlerweile haben sich externe IT-Dienstleister darauf spezialisiert, Teilbereiche der IT komplett zu übernehmen. So entlastet ein ausgelagerter First Level Support die internen Mitarbeiter. Durch moderne Remote-Techniken lassen sich Wartungs- und Routinearbeiten an Servern und Speichersystemen ohne Probleme auslagern. Von zentraler Bedeutung ist allerdings, dass der Dienstleister vor Ort und jederzeit erreichbar ist.
Als weltweiter Anbieter von Drucklösungen bietet Kyocera mit dem Print-Server-Operation-Service (PSO) den kompletten Service, Betrieb und Wartung von Druckservern rund um Office- und SAP-Druck. Die Mitarbeiter aus dem First Level Support spüren als Erste die Entlastung. Denn rund 20 Prozent aller Help-Desk-Anfragen beziehen sich auf den Druck, auf Druckserver, Druckertreiber und Druckerhardware. Per Remote schalten sich Kyocera-Experten auf Ihre Druckserver, überprüfen und erneuern Konfigurationen sowie Druckertreiber und beheben sonstige Störungen. Die freundlichen Support-Mitarbeiter bei Kyocera sitzen in Deutschland, beantworten geduldig alle Fragen und sorgen zeitnah für Lösungen. So entlasten Sie sich und Ihre IT-Mitarbeiter mit PSO von der Pflege der Druckerlandschaft, damit Sie sich um die wirklich spannenden Themen der IT-Abteilung kümmern können.
Andere Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und automatisieren mit ihrer Software den kompletten Serverbetrieb. Der arago AutoPilot ist eine Automatisierungslösung für den intelligenten IT-Betrieb, der weitgehend autonom arbeiten soll. Die Software greift auf das Wissen der Mitarbeiter aus dem IT-Betrieb zu, mit dem er anfangs ständig trainiert werden muss. Das System speichert diese sogenannten Wissensbausteine modular und wiederverwendbar, um sie im Bedarfsfall zu einer logischen Handlungskette bei der Problembehebung zusammenzusetzen. Kann der AutoPilot einen Fehler selbst beheben, wird dieser kategorisiert, dokumentiert und an einen Administrator zur Prüfung übermittelt. So erzielt der AutoPilot angeblich bereits eine Erfolgsquote von bis zu 80 Prozent bei Routinearbeiten.
SaaS fördert moderne Arbeitsformen und entlastet IT-Abteilung
Viele Fachabteilungen in Unternehmen organisieren sich heute virtuell und mobil; die Mitarbeiter arbeiten mal im Home-Office und mal direkt beim Kunden. Die Nutzer setzen mobile Endgeräte wie Handy oder Tablet ein oder sitzen brav vor ihren PCs. Für die IT-Abteilung bedeutet das Mehrarbeit; gleichwohl eröffnen sich Einsparpotenziale von bis zu 50 Prozent, wenn sie neben der Software auch gleich den Betrieb der Server und Storage-Kapazitäten an einen externen Dienstleister outsourcen. Es handelt sich dabei um „Software as a Service“ (SaaS), für deren sicheren Betrieb nicht mehr die IT-Abteilung zuständig ist, sondern der Anbieter den kompletten Support übernimmt. SAP bietet beispielsweise Cloud-Lösungen für Personal- und Finanzwesen, Beschaffung ebenso wie für Marketing und Vertrieb an. Diese Cloud-Versionen der bekannten betriebswirtschaftlichen Software fügen sich in bestehende Inhouse-Lösungen ein und ersparen der IT-Abteilung die Administration der Hard- und Software. Die Cloud-Lösung von Microsoft heißt Office365 und ist eine attraktive Form des IT-Outsourcings. Der SaaS-Anbieter verantwortet die gesamte IT-Administration. Das umfasst ebenso Wartungsarbeiten, Updates, Datensicherheit und Storage-Kapazitäten. Eine eigene IT-Infrastruktur mit Servern und administrativen Dauertätigkeiten wird somit weitgehend „outgesourct“. Sie als Kunde konzentrieren sich auf Ihre Arbeit und können durch zugesicherte Service Level Agreements darauf vertrauen, dass Sie eine 99,9‑prozentige Verfügbarkeit Ihrer SaaS-Anwendungen und der darin gespeicherten Daten haben. Die Vorteile sind evident:
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- Betrieb und Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur lassen sich auf ein Minimum reduzieren.
- Ersatzinvestitionskosten für Serverhardware werden überflüssig.
- Das Vorhalten von Servern und Storage-Systemen entfällt.
- Kosten entstehen nur über die Anzahl der Nutzer und ihren Speicherbedarf.
- Professionelles Management durch den Cloud- beziehungsweise SaaS-Provider bietet zusätzliche Sicherheit.
- Automatische System-Updates auf Basis der Service Level Agreements mit dem Anbieter garantieren stets ein Arbeiten auf dem aktuellen Technikniveau.
Fazit
Moderne Software, Outsourcing und Cloud-Dienste mit SaaS bieten große Chancen, um Einsparpotenziale in der IT-Abteilung zu heben. Vorteil ist, dass sich die internen Mitarbeiter einer IT-Abteilung auf ihre Kernkompetenzen und die Optimierung der computerbasierten Geschäftsprozesse konzentrieren und Routinearbeiten auslagern können.
