5 Jul 17

Dokumentenmanagement ist kein Selbstzweck, sondern betriebswirtschaftliche Notwendigkeit

Frank Strotmann: „Dokumentenmanagement ist kein Selbstzweck, sondern betriebswirtschaftliche Notwendigkeit"

Insbesondere in der Logistik geht es nicht ohne Dokumente: Vom Bestellformular über den Versand bis zum Lieferschein – all diese Prozesse sind dokumentenbasiert. Dementsprechend groß ist das Potenzial, mittels elektronischen Dokumentenmanagements diese geschäftskritischen Abläufe zu digitalisieren und somit auch zu optimieren. Schaut man sich jedoch in den Unternehmen um, trifft man hier jedoch häufig Papierformulare an. Für Frank Strotmann, DMS-Experte bei KYOCERA Document Solutions, muss hier ein Umdenken stattfinden.

smart: Herr Strotmann, Sie sagen, wer sein Unternehmen fit für das digitale Zeitalter machen möchte, kommt an dem Thema elektronisches Dokumentenmanagement nicht vorbei. Warum?

Frank Strotmann: „Bei der Digitalisierung geht es um die Anpassung traditioneller Geschäftsprozesse an die geänderten, digitalen Anforderungen des Markts. Damit dies aber überhaupt möglich ist, gilt es zunächst, entsprechend agile Strukturen im Unternehmen zu etablieren. Mit der Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung schaffe ich als Unternehmen den Grundstein für eine solche digitale Infrastruktur. Dies ist auch vor dem Hintergrund relevant, dass in unserer digitalen Welt immer mehr Informationen bzw. Dokumente entstehen, geteilt und abgelegt werden. Die Verfügbarkeit von Informationen ist somit eine wichtige Ressource: DMS-Lösungen helfen, diese Ressource bestmöglich zu nutzen.

smart: Gibt es Bereiche, in denen sich die Einführung einer DMS-Lösung besonders lohnt bzw. in denen man starten sollte?

Strotmann: Die größten Effekte erzielt man dort, wo viele Papierdokumente im Einsatz sind. Dies gilt etwa für klassische Backoffice-Prozesse wie Rechnungseingang oder das Vertrags- bzw. das Personalmanagement. Hier liegen insbesondere bei kleineren und mittleren Unternehmen Informationen oft noch auf Papier oder in hybrider Form – das bedeutet sowohl auf Papier als auch digital – vor. Solche Strukturen erschweren dann die Recherche nach bestimmten Informationen, Vorlagen und Versionierungen. Dies ist insofern für Unternehmen ein Problem, die auf einen schnellen Informationsaustausch angewiesen sind.

smart: Das müssen Sie näher ausführen.

Strotmann: Ein gutes Beispiel sind Unternehmen mit logistischen Prozessen. So geht es in der Logistik schon lange nicht mehr nur um den Fluss von Waren, sondern auch um den Fluss von Informationen. Versandbelege, Lieferscheine, Bestellformulare: Gleich mehrere Dokumentenarten werden von mehreren Akteuren erstellt, bearbeitet und abgelegt. Dementsprechend kann ein elektronisches Dokumentenmanagement helfen, diese Prozesse zu beschleunigen – Bestellungen, Lieferungen oder auch Kommissionierungen werden so für Mitarbeiter, Kunden und Anbieter nachvollziehbarer gemacht. Dies ist nicht nur Selbstzweck, sondern betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Neben der verbesserten Verfügbarkeit von Informationen spielen natürlich auch Themen wie Compliance oder Corporate Governance eine Rolle: Originäre elektronische Dokumente wie Rechnungen die mittels E-Mails empfangen wurden, müssen aus steuerrechtlichen Gründen auch in digitaler Form abgespeichert werden. Hier eignen sich nun einmal digitale Archive am besten, da diese Informationen vorgangsbezogen verwalten.

smart: Können Sie ein Praxisbeispiel nennen, wie sich Logistikprozesse mittels DMS verbessern lassen?

Strotmann: Für einen süddeutschen Getränkegroßhändler haben wir ein Projekt umgesetzt, in dessen Rahmen wir die Erfassung von Leergut automatisiert haben: Rund 220 Fahrer sind hier jeden Tag im Einsatz, um sämtliche EDEKA-Märkte in der Region abzufahren und hier die zurückgenommenen Leergutpaletten bzw. Rollcontainer zu erfassen. Dazu mussten die Fahrer ein vorgedrucktes Formular ausfüllen und die jeweilige Anzahl zurückgenommener Transporteinheiten erfassen. Der Beleg wurde dann vom Kunden unterschrieben und anschließend mit einem Barcode versehen. Hatte der Fahrer seine Tour beendet, musste er die Belege in der Zentrale abgeben, wo diese von den Mitarbeitern im Backoffice manuell ins Warenwirtschaftssystem eingearbeitet wurden: Die auf den Belegen erfassten Daten wurden dann mit dem tatsächlich abgeholten Leergut abgeglichen, sodass dann der Abrechnungsprozess starten konnte. Im Schnitt gingen hier 560 Belege am Tag ein, was einen immensen Zeit- und Personalaufwand darstellte. Mit unserem DMS-Platinum-Partner jaka haben wir diese Belegerfassung deutlich vereinfacht. Ein immenser Zeit- und somit auch Geldgewinn, da somit zugleich die Verwaltungskosten gesenkt werden konnten.

smart: Was hält Unternehmen dann noch davon ab, eine durchgängige Lösung für das Dokumentenmanagement zu implementieren?

Strotmann: DMS-Projekte scheitern häufig an einer unzureichenden Planung. So sollten für die Entscheidung über die Einführung einer DMS-Lösung auch die Nutzer der Software, sprich die Vertreter aus den Fachabteilungen, mit ins Boot geholt werden. Überdies sollte auf Abteilungs- oder Geschäftsführungsebene der Nutzen einer solchen Lösung aufgeschlüsselt werden: Dies können z. B. nicht nur geldliche Vorteile, sondern auch Faktoren wie Zeitersparnis, weniger Fehleranfälligkeit oder bessere Zusammenarbeit sein: Wichtig ist daher, dass in den Unternehmen ein Bewusstsein entsteht, wie DMS ihr Geschäftsmodell unterstützen kann: Dies gilt dann nicht nur für Logistikunternehmen, sondern für alle Unternehmen!

smart: Was ist aus Ihrer Sicht der beste Weg, DMS einzuführen: Alles auf einmal oder doch eher scheibchenweise?

Strotmann: In der Praxis machen wir oft die Erfahrung, dass es zielführender sein kann, im Kleinen zu starten – sprich: mit einem Geschäftsprozess zu beginnen und von hier aus sukzessive eine DMS-Lösung auszubauen. Dazu ist es jedoch wichtig, dass die eingesetzten Lösungen auch zusammengeführt werden können und man keine Inseln erschafft. Wir bieten hierzu den KYOCERA Workflow Manager an. Mit diesem lassen sich Dokumente nicht nur einfach und rechtssicher archivieren und somit schnell wiederfinden: auch die Kollaboration einzelner Mitarbeiter ist möglich. Dank der Skalierbarkeit und einer einfachen Nutzerführung lassen sich mit dem KYOCERA Workflow Manager nach und nach weitere Prozesse digitalisieren und schnell Erfolge erzielen.

smart: Vielen Dank für das Gespräch!

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