Effektive Investitionen

9 Jul 15

Fünf auf einen Streich: So senken Sie Ihre Druckkosten

Jede Minute werden nach einer Studie von IDC aus dem Jahr 2013 in Westeuropa 1,3 Millionen Seiten ausgedruckt. Stellen Sie sich vor, Sie könnten in Ihrem Unternehmen überflüssige Ausdrucke minimieren? Durch fünf Entscheidungen rund um Ihre Drucker- und Scanner- Landschaft können Sie signifikant Kosten einsparen. Senken Sie die Toner- und Tintenkosten, die Wartungsintervalle, steigern Sie die Produktivität und Sicherheit der Fachabteilungen, minimieren Sie die Ausfallzeiten der Drucker und ändern Sie Ihren Corporate Font. Wie das geht und warum?

1. Standardisieren Sie Ihre Drucker- und Scanner-Kombinationsgeräte

Drucker kommen und gehen. Je nach Bedarf oder Not und aktuell verfügbaren Modellen organisiert sich die Ersatzbeschaffung in den Fachabteilungen eher organisch, oder wildwüchsig. Entsprechend heterogen sieht vermutlich im ganzen Unternehmen die Druckerinfrastruktur aus, mit 20 Modellen von vier Herstellern. Vermutlich hat in Ihrem Unternehmen auch noch jeder kleine „Fürst“ seinen eigenen Drucker, denn vertrauliche Papiere sollen sein Büro nicht verlassen. Die IT-Abteilung hat hinterher die Arbeit: Immer wieder müssen Druckertreiber installiert oder aktualisiert werden; oder es sind Probleme durch den Support zu lösen, die nur für ein einziges Modell zu erarbeiten sind. Und dann stehen in manchen Abteilungen eventuell noch uralte Geräte, die alleine im Stand-by-Betrieb 20 oder mehr Watt Leistung Strom ziehen? Dann wird es Zeit, über einen einheitlichen Drucker- und Scanner-Park nachzudenken. Häufig lohnt es sich, eine komplett neue Flotte anzuschaffen. Je nach Bedarf in den Abteilungen haben Sie dann eventuell nur noch fünf statt vorher 20 Modelle, für die Sie Druckertreiber, Toner-Kartuschen und Support vorhalten müssen.

2. Toner bestellen sich selber

Bei der Auswahl von Hersteller und Modell müssen Sie die nächsten Entscheidungen fällen, die sich später nachhaltig auf Druckvolumen und -kosten auswirken. Wie jeder gute Kaufmann wissen Sie, dass der Gewinn im Einkauf liegt. Wenn Sie von einem Produkt eine hohe Stückzahl ordern, sinkt der Einzelpreis. Diesen Skaleneffekt erzielen Sie, wenn Sie sich für Drucker entscheiden, die die gleichen Toner benötigen. Noch besser sind Geräte, die automatisch Toner bestellen, wenn dieser zur Neige geht. Damit stellen Sie sicher, dass alle Geräte in den Abteilungen immer funktionieren und keine Produktivitätsverluste durch fehlenden Toner entstehen.

3. Print & Follow-Lösungen vermeiden Fehlausdrucke

Eine Ursache für Fehlausdrucke entsteht vor allem in großen Teams, die sich einen Drucker teilen oder auf mehrere Geräte zugreifen können. Dann kommt es immer wieder vor, dass mehrere Nutzer gleichzeitig Druckaufträge erteilen, die aber nacheinander abgearbeitet werden. Die ungeduldigen Kollegen drucken dann über einen anderen Drucker erneut aus. Deshalb quellen manchmal im Kopierraum abends auch die Abfalleimer über, weil nicht benötigte Ausdrucke einfach entsorgt werden. Die Lösung heißt Print & Follow. Bei einer solchen Funktionalität kann der Nutzer zu jedem Drucker im Unternehmen gehen und erhält dort seinen Ausdruck. Möglich macht dies die Identifikation durch PIN oder andere Lösungen direkt am Drucker.

4. Sicherheit durch Authentifizierung

Noch besser ist es natürlich, diese Drucker-Funktionalität direkt in Ihre Sicherheitsarchitektur einzubauen. Mit einer Authentifizierung durch SmartCard, Transponder-Chip oder durch ein beliebiges Verfahren wird heute schon in vielen Unternehmen die Zugangskontrolle gesteuert. In diese lassen sich auch alle Drucker integrieren. Damit erschließen Sie völlig neue Nutzungsoptionen. Da der Druck erst gestartet wird, wenn der Prozess-Owner neben dem Drucker steht, geraten vertrauliche Dokumente nicht mehr in die falschen Hände. Und: Der Außendienst kann mit seinen mobilen Endgeräten auf jedem Drucker im Unternehmen ausdrucken. Ein weiterer Vorteil der Authentifizierung liegt darin, dass Sie die Kostenerfassung für die Abteilungen nachvollziehbar dokumentieren. Für Ihre interne Budgetierung, Leistungsverrechnung und Abrechnung sind das unschlagbare Vorteile.

5. Regelwerk: Druck-Knigge für Anfänger

Wie bei allen Effizienzmaßnahmen im Unternehmen steckt immer auch viel Potenzial für Einsparungen im Verhalten der Mitarbeiter. Stellen Sie daher ein kleines Regelwerk als „Druck-Knigge für Anfänger“ für Ihr Unternehmen auf. Mit einem Augenzwinkern können Sie vermitteln, wie die Kolleginnen und Kollegen Papier sparen könnten. Beispielsweise: Erst Lesen und entscheiden, ob eine E-Mail wirklich wichtig ist und ausgedruckt werden muss. Oder: Erst mit der Rechtschreibkontrolle von Word einen Brief korrigieren, als ihn jedes Mal zunächst noch mit Fehlern auszudrucken. Wichtig ist auch, das Druckverhalten bei PowerPoint-Präsentationen zu hinterfragen. Hier entstehen oft seitenweise Farbausdrucke, die nach einem Korrekturlauf Makulatur werden. Geben Sie den Kollegen doch den Tipp, ihre Präsentation zunächst mit großer Projektion am Beamer zu üben, alle Fehler im Team zu korrigieren und erst dann final auszudrucken.

Fazit:

Ein einheitlicher Druckerpark mit modernen Funktionen senkt die Gesamtkosten. Zudem senken Sie die Wartungskosten, wenn der Drucker seinen Originaltoner automatisch bestellt und Sie durch einen Rahmenvertrag mit dem Lieferanten Skaleneffekte im Einkauf erzielen. Nehmen Sie die Kolleginnen und Kollegen in den Fachabteilungen mit ins Boot und geben Sie ihnen praktische Tipps, wie sie Ausdrucke vermeiden und dadurch Papier und Toner rationaler nutzen können.

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