24 Jan 17

Fürs Protokoll: Expertentipps für Meeting-Mitschriften

Sie sind immer da, wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden. Sie halten Ergebnisse für die Nachwelt fest. Ihre Erzeugnisse verändern bisweilen die Geschichte. Sie sind in der Politik, im Landtag und im Bundestag, sie sind in Vorstandssitzungen der größten Unternehmen. Beim Landgericht und beim Bundesgerichtshof ebenso wie bei jedem Verein. Die Rede ist von Protokollführern und Stenografen.

Zwischen den beiden Bezeichnungen, die viele möglicherweise synonym verwenden, gibt es aber Unterschiede. Während Protokollführer häufig nur Ergebnisse oder wichtige Diskussionspunkte festhalten, verschriftlichen Stenografen jedes gesprochene Wort. Im deutschen Bundestag geht das sogar so weit, dass auch Zwischenrufe oder Beifall notiert werden. Doch wie funktioniert das? Wie kann ein Mensch so schnell schreiben, wie andere sprechen?

Immer noch handgemacht

Wer jetzt denkt, dass sei eine Errungenschaft der Technik, der irrt. Denn die Stenografen des Bundestages schreiben per Hand mit. Sie haben dazu aber eine ganz eigene Schrift. Während wir für gewöhnlich in der sogenannten „Langschrift" schreiben, nutzen Stenografen verschiedene Arten von „Kurzschriften". „Als Grundstock für die Stenografie lernt man die Deutsche Einheitskurzschrift. Die zu lernen ist wie eine neue Sprache zu lernen", erzählt Regina Hofmann, Präsidentin des Deutschen Stenografenbundes. Dort stehen einzelne Symbole und Kürzel für ganze Worte, teilweise sogar für Sätze. Dieser Code, der durch die Stenografen erstellt wird, wird nach einer Sitzung im Bundestag übersetzt und elektronisch zur Verfügung gestellt. Dazu arbeiten während der Plenarsitzungen immer mehrere Stenografen parallel und wechseln sich in kurzen Intervallen ab.

Diese Kunst der Kurzschrift beherrschen in Deutschland nur wenige Menschen. Die Zahlen schwanken hier zwischen 200 und 300 Personen, die Tendenz ist fallend. Das liegt unter anderem auch daran, dass Stenografie kein Ausbildungsberuf ist, sondern häufig als Hobby anfängt. „Stenografie war Bestandteil der Sekretärinnenausbildung, wurde dann aber als nicht mehr zeitgemäß erachtet. Technische Möglichkeiten ersetzten die Stenografie zunehmend. Das Interesse für Stenografie entsteht meist durch eine ‚familiäre Vorbelastung'. Neben Lust, etwas Neues zu lernen, sollte man gute Kenntnisse der deutschen Sprache mitbringen", sagt Regina Hofmann.

Wichtige Dokumente der Zeitgeschichte

Dabei hat das Protokollieren eine lange Tradition, die ersten Formen der Kurzschriften sollen bereits vor über 2.000 Jahren zum Einsatz gekommen sein. Durch diese Art der Dokumentation ist es auch heute noch möglich, Reden von Politikern früherer Jahrzehnte zu studieren und die Reaktionen des Plenums zu analysieren. Die Stenografen sind also vor allem auch wichtige Dokumentare der Zeitgeschichte. Aber auch im Alltag hilft Stenografie weiter. „Mitschriften am Telefon sind deutlich einfacher. Sie entstehen ja in „Schönschrift" und man kann auch Tage später noch lesen, was man geschrieben hat," betont Regina Hofmann.

Der Job des Protokollführers gestaltet sich noch individueller. Je nach Anwendungsgebiet gibt es verschiedene Arten von Protokollen und Mitschriften. Einige berichten nur sinngemäß, andere spiegeln nur die Ergebnisse wider. Alle Formen von Protokollen sind aber durch eine Tatsache vereint: Sie sind zentrale Elemente des Dokumentenmanagements der Gesellschaft. Sie dokumentieren die wichtigsten Reden und Entscheidungen – auch für die Nachwelt.

Fünf Tipps für gute Protokolle

Jeder, der selbst in Meetings oder im eigenen Sportverein Protokolle schreibt, findet in den folgenden Tipps vielleicht nützliche Hilfen:

  1. Protokollieren als Hauptrolle: Achten Sie darauf, dass Sie neben dem Job des Protokollführers keine weiteren wichtigen Aufgaben im Meeting haben. Seien Sie beispielsweise nicht parallel der Moderator – eine der beiden Aufgaben würde darunter leiden.
  2. Auf das Wesentliche konzentrieren: In der Regel müssen Sie nicht die Abläufe und Diskussionen im Detail beschreiben. Protokollieren Sie stattdessen wichtige Eckpfeiler der Diskussion und die Ergebnisse.
  3. Keine Angst vor Rückfragen: Scheuen Sie sich nicht, Rückfragen zu stellen, falls Sie in der Hektik des Meetings etwas nicht genau verstanden haben. Wer gleichzeitig zuhören, gedanklich zusammenfassen und aufschreiben muss, kann nicht immer jedes Detail verstehen.
  4. Am besten sofort nachbereiten: Jedes Protokoll benötigt eine Form der Nachbereitung, sei es die Digitalisierung handschriftlicher Notizen oder das Ausbessern von Fehlern. Starten Sie mit dieser Nachbereitung so schnell wie möglich, dann sind Ihre Erinnerungen an das Meeting noch frisch und unverfälscht.
  5. An die Zielgruppe denken: Der Protokollführer schreibt das Protokoll nicht für sich selbst, sondern für die anderen Teilnehmer und Personen, die nicht anwesend waren. Achten Sie darauf, dass Ihre Aufzeichnungen so strukturiert sind, dass eben jene Menschen das Protokoll auch verstehen und das Meeting nachvollziehen können.

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