15 Jul 16

Nur noch 148 Mails checken… Ist die E-Mail im Geschäftsalltag noch zeitgemäß?

Der Siegeszug der E-Mail ist beeindruckend: So ist sie aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Oder vielleicht doch? Könnte der digitale Wandel mitunter das Ende der digitalen Post bedeuten?

Wer nach 14 Tagen im Urlaub erstmals wieder die beruflichen Mails abruft, bekommt nicht selten einen Schreck. „Sie haben 683 neue Nachrichten", teilt der Rechner gnadenlos mit. Das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group geht davon aus, dass jeden Tag rund 205,6 Milliarden E-Mails versendet und empfangen werden. Selbst wenn man von dieser Zahl den immensen Anteil unerwünschter Spam – etwa 80 bis 90 Prozent – abzieht, erhält jeder Erdenbürger pro Tag mehrere E-Mails.

Bei dieser Anzahl könnte man mit Blick auf den Vorgänger der E-Mail, der jahrhundertelang verwendet wurde, vermuten: Der klassische Brief ist Vergangenheit – die E-Mail regiert die (Geschäfts-)Welt. Stimmt aber nicht ganz. Angesichts von rund 8,6 Milliarden klassischen Briefen, die alleine die Deutsche Post im vergangenen Jahr transportiert hat, kann man wahrlich nicht behaupten, dass der Brief aus Papier bereits ausgestorben ist. Dennoch haben papiergebundene Schreiben kaum noch den Stellenwert wie noch vor einem Jahrzehnt. Bankauszüge, Rechnungen, selbst Verträge werden heute meistens elektronisch versandt oder können digital – beispielsweise als PDF-Dokument – abgerufen werden. Was heute noch auf Papier versandt wird, ist meist Werbepost oder ein privater Brief.

Erfolgsfaktor Sicherheit

Warum aber ist die E-Mail so ungemein erfolgreich? Keine Frage – in Sekundenschnelle erreicht das Angebot den Geschäftspartner, ganz gleich, ob dieser in Buxtehude oder in Brasilia ansässig ist. Eine E-Mail ist einfach, schnell und quasi kostenfrei auf den Weg gebracht. Doch gleichzeitig ist die E-Mail auch eine höchst unsichere Angelegenheit, die – unverschlüsselt versandt – etwa dem Sicherheitsniveau einer Postkarte entspricht. Wer wichtige Geschäftsdaten ohne nachzudenken als PDF-Dokument oder Word-Dateianhang versendet, handelt absolut fahrlässig. Cyberkriminelle, Geheimdienste und nicht zuletzt die Konkurrenz interessieren sich brennend dafür, was Sie mitzuteilen haben.

Allerdings sollte man die E-Mail deshalb nicht zu Unrecht verurteilen: Längst existieren hochprofessionelle, äußerst preiswerte und inzwischen sogar relativ einfach handhabbare Möglichkeiten, E-Mails sicher zu versenden. Es sind meist unsere Gewohnheit oder Bequemlichkeit, die dafür sorgen, dass wir vergessen, den digitalen Briefumschlag auch zuzukleben. Hinzu kommt: Gerade in kleinen Unternehmen fehlt es häufig an klaren Anweisungen oder Richtlinien darüber, was bei digitaler Kommunikation beachtet werden soll. Damit ist Fehlverhalten vorprogrammiert.

Mehr Qualität – weniger Quantität

Nicht grundlos beklagen viele Arbeitnehmer ebenso wie IT-Administratoren und Sicherheitsexperten die heutige E-Mail-Flut, die dem Erfolg eines Unternehmens durchaus abträglich sein kann. Nicht jeder Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Teams muss über jedes Schreiben informiert sein. Während in analogen Zeiten das Kohlepapier rein physikalisch dafür sorgte, dass mehr als zwei oder drei Durchschläge kaum mehr lesbar waren, lässt sich heute jede Mail als virtuelle Carbon Copy („cc:") an unzählige Empfänger versenden. Häufig ist die Anzahl der cc-Empfänger so groß, dass kaum noch kontrollierbar ist, welche Informationen wo landen. So kann es schnell geschehen, dass unternehmenskritische Aussagen oder Zahlen auch bei externen Mitarbeitern oder gar bei der Konkurrenz ankommen. Doch selbst, wenn das ausbleibt: Eine immer größere Anzahl eigentlich nicht relevanter Informationen verstopft den Posteingang, kostet Arbeitszeit, demotiviert Mitarbeiter.

Gerade die immens wichtige Kommunikation per E-Mail mit Kunden oder Partnern lässt sich besser filtern und archivieren, indem man sie in moderne DMS- oder ECM-Lösungen einbindet. Vielfach ist es auf diese Weise auch möglich, die Zahl der Mails zu reduzieren. Nur mit Hilfe solcher Technologien wird es auf Dauer möglich sein, E-Mail-basierte Arbeitsabläufe flexibler und schneller zu machen. Die Verteilung, Bearbeitung und Archivierung per E-Mail versandter Informationen und Daten muss effizienter werden.

Nicht alles muss gemailt werden

Doch was ist mit kurzen, oft informellen Mitteilungen unter Kollegen? Für Abhilfe können hier Collaboration-Tools sorgen, die eine saubere Trennlinie zwischen offizieller Geschäftskommunikation und dem kurzen Austausch unter Mitarbeitern ziehen. Meist sind es heute jüngere Arbeitnehmer, die privat mit Diensten wie WhatsApp seit vielen Jahren vertraut sind und deshalb gerne mit ähnlich funktionierenden Business-Lösungen wie Microsoft Yammer, SAP Jam oder Salesforce Chatter arbeiten möchten. Die Anzahl der täglichen Nachrichten nimmt damit zwar nicht automatisch ab, aber es findet eine bessere Kanalisierung statt. Natürlich interessiert es Herrn Müller aus der Buchhaltung nicht die Bohne, dass die Präsi für den morgigen Kundenempfang heute Abend doch noch fertig geworden ist. Das für den Kundenbesuch zuständige Team wird über diese Mitteilung aber hocherfreut sein.

Kein Wunder also, dass DMS- und ECM-Lösungen diesen kanalisierten Diskurs bereits mitdenken. Ein Beispiel ist hier der KYOCERA Workflow Manager, der durch festgelegte Arbeitsschritte die zuständigen Kollegen informiert. Wie dies genau funktioniert, sehen Sie in unseren Webcasts.

Passend dazu unser kostenloses E-Book zum Thema:

"Von Artikelnummer bis Zustellung: So verbessern Sie mit DMS Ihre Logistikprozesse von A bis Z"

Copyright 2017 KYOCERA Document Solutions Deutschland | All Rights Reserved | Impressum | Datenschutz