21 Nov 16

Ordnung mit System: Dokumente revisionssicher archivieren

Ob Bäckerei um die Ecke oder Großkonzern: Die Archivierung von firmenrelevanten Unterlagen ist für Unternehmen ein Muss. Riesige Aktenberge spielen dabei heutzutage nur noch selten eine Rolle: Firmen setzen vielmehr vermehrt auf die digitale Archivierung.

Pflichten für Unternehmen bestehen sowohl bei der Papierablage als auch bei der elektronischen Archivierung. Wer diese Pflichten vernachlässigt, erlebt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung eine böse Überraschung. Die Palette reicht von negativen Konsequenzen durch das Finanzamt bis hin zum Vorwurf der Steuerhinterziehung. Darüber hinaus gibt es auch branchentypische Anforderungen an die Archivierung. Diese sollten ebenfalls beachtet werden, da sonst beispielsweise Bußgelder drohen.

Unternehmen müssen bei der Archivierung bestimmte Regeln für die Archivierung kaufmännischer Unterlagen einhalten, die in § 257 Handelsgesetzbuch festgelegt sind. Dazu gehören neben Handelsbüchern und Inventaren unter anderem auch Jahresabschlüsse und Buchungsbelege. Unterlagen müssen in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden, wobei die Frist nach Ende des Kalenderjahres beginnt. Die meisten Unterlagen mit Ausnahme der Abschlüsse können auch in elektronischer Form archiviert werden. Das ist bequemer und spart den Platz für die oftmals großen Aktenberge.

Trotzdem schrecken gerade kleinere Unternehmen auch heute noch vor der elektronischen Archivierung zurück. Sie fürchten, sich im Vorgaben-Dschungel zu verirren. Diese Bedenken sind jedoch in den meisten Fällen grundlos.

Hindernisse überwinden

Um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren, müssen Firmen einige gesetzliche Bestimmungen einhalten. Sie sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt. Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.

So können Firmen frei über die Wahl einer Archivierungslösung entscheiden, sofern sie den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht. Das Gesetz schreibt außerdem vor, dass alle archivierten Objekte mit einem Index versehen werden müssen. Die Daten müssen darüber hinaus lesbar und auswertbar bleiben und durchsucht werden können. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, kommen hier entsprechende Archivsysteme zum Einsatz, die aus Datenbanken, Archivierungssoftware und Speichern bestehen. Basis dieser Systeme ist in den meisten Fällen eine Referenzdatenbank, deren Index dann auf die in einem externen Speicher abgelegten Dokumente verweist. Damit die Daten auch tatsächlich revisionssicher archiviert sind, müssen sie zwar gelesen werden können, dürfen sich aber nicht verändern lassen. Hardware-Komponenten auf Basis des WORM-Standards (Write Once, Read Many) gewährleisten das.

Schnelligkeit gegen Manipulation

Belege sollten stets zeitnah archiviert werden, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen. Überdies muss das Unternehmen sicherstellen, dass Unterlagen unveränderbar abgelegt werden können. Aus diesem Grund empfiehlt sich der Einsatz eines hochwertigen Scanners für diesen Vorgang. Auch das Format der abgelegten Daten ist wichtig, damit eine dauerhafte Lesbarkeit gewährleistet ist. Hier bietet sich eine Lösung auf Basis von PDF/A an. Dieser Standard gewährleistet, dass das optische und inhaltliche Erscheinungsbild erhalten bleibt. Durch die hohe Verbreitung des PDF-Formats ist es zudem höchst wahrscheinlich, dass die Dokumente auch in Jahrzehnten noch gelesen werden können.

Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden. Unter bestimmten Umständen erlaubt das Gesetz sogar, dass die Unterlagen im Ausland archiviert werden. Dabei sollten Unternehmen allerdings bedenken, dass sie der Finanzverwaltung die elektronisch archivierten Unterlagen im Rahmen von Betriebsprüfungen schnell zur Verfügung stellen müssen. Dazu gehört auch, dass der Betriebsprüfer das Archivsystem nutzen darf.

Nicht ungeschreddert in den Müll

Nach der gesetzeskonformen Archivierung müssen die Papierbelege nicht länger aufbewahrt werden. Sie sollten jedoch nicht einfach im Müll entsorgt, sondern professionell vernichtet werden. In vielen Unternehmen genügt dazu ein Schredder. Für die Entsorgung größerer Mengen an Akten empfiehlt sich der Einsatz eines professionellen Dienstleisters.

Auch in Zeiten elektronischer Archivierung ist die Aufbewahrung einiger Dokumente in Papierform sinnvoll. Dazu gehören zum Beispiel wichtige Verträge und Urkunden. Auch Dokumente wie notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile dürfen nicht in den Schredder wandern. Sie sind speziell vor Manipulation geschützt und müssen daher mit allen mit allen Wasserzeichen und Siegeln archiviert werden.

Faktor Mensch weiterhin wichtig

Ob Aktenschrank oder elektronisches Archiv: Sensible Daten sollten auch physisch gegen unbefugte Zugriffe geschützt werden. Zur Sicherung der Papierakten dient hier ein verschließbarer Aktenschrank oder ein Aktenraum, bei elektronischen Akten erledigt diese Aufgabe die sichere Datenbank. Bei beiden Varianten gilt: Auch für diese Aufgabe ausgewählte Mitarbeiter tragen mit ihrem Einsatz dazu bei, dass vertrauliche Firmeninformationen im Archiv auch vertraulich bleiben.

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