Unternehmens-IT muss flexibler werden

1 Jul 15

„Unternehmens-IT muss deutlich flexibler werden“

Matthias Kraus ist Research Analyst beim internationalen Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC. Im Gespräch mit smart erläutert der Experte, wie sich die Rolle der Unternehmens-IT in den kommenden Jahren verändert, welchen Herausforderungen sich Verantwortliche in diesem Bereich stellen müssen und welche Rolle das Dokumentenmanagement dabei spielt.

  • Herr Kraus, laut einer von IDC durchgeführten Studie arbeiten bereits heute durchschnittlich 54 Prozent der Belegschaft in den deutschen Unternehmen zumindest hin und wieder mobil. Spielen Drucker und Kopierer in einer solchen mobilen Arbeitswelt überhaupt noch eine Rolle?

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  • Matthias Kraus: Auch in einer mobilen Arbeitswelt können oder wollen User nicht alle Informationen ausschließlich digital verarbeiten. Ein Beispiel ist ein Vertriebsmitarbeiter, der beim Kunden vor Ort ist und einen Vertrag oder eine Bestellung ausdruckt – etwa aus gesetzlichen Gründen oder weil der Kunde ein unterschriebenes Exemplar in Papierform ausgehändigt haben möchte. Insbesondere bei Führungskräften, Beratern, Vertriebs- oder Servicemitarbeitern, die oft unterwegs sind, besteht immer wieder Bedarf, Dokumente auszudrucken. Es spielt dabei keine Rolle, ob sich der Mitarbeiter in der Niederlassung der eigenen Firma, beim Kunden, am Flughafen oder Bahnhof, im Hotel oder – nicht zu vergessen – im Home Office aufhält. Mobiles Drucken, also die Möglichkeit, Dokumente von jedem mobilen Endgerät an jedem zur Verfügung stehenden Drucksystem auf Papier bringen zu können, wird deshalb auch in der IDC-Befragung „Print Management & Document Solutions 2012“ von deutschen Unternehmen als wichtiger Trend gewertet.
  • Ohne gedruckte Dokumente geht es also auch in Zukunft nicht?
  • Matthias Kraus: Auch in der neuen, mobilen Arbeitswelt wird es weiterhin Dokumente geben, die User ausdrucken oder Unternehmen als gedruckte Variante zur Verfügung stellen. Die Haptik etwa spielt bei besonders hochwertigen Dokumenten immer noch eine entscheidende Rolle. Allerdings wird es mehr um die Prozesse als um die dahinterstehende Hardware gehen. So wird die Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten, d.h. die Optimierung und Straffung von Dokumentenmanagementprozessen sowie die Integration in bestehende Netzwerke und Arbeitsumgebungen, eine zunehmend wichtige Rolle spielen.
  • Inwiefern verändern die modernen und globalen Arbeitsweltszenarien die Rolle der IT?
  • Matthias Kraus: Die Herausforderungen im Zusammenhang mit einer globalen und mobilen Arbeitswelt verändern auch die Rolle der IT in den kommenden Jahren entscheidend. So stehen 51 Prozent der im Rahmen unserer Untersuchung befragten Unternehmen vor der Aufgabe, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen, wie etwa konjunkturelle Schwankungen oder organisatorische Veränderungen, zu reagieren. Dezentrale Arbeitsgruppen und globale Projektteams sowie die wachsende Zahl an Freelancern fordern deshalb eine hohe Agilität und Dienstleistungsmentalität in den IT-Abteilungen. Es geht darum, möglichst schnell auf neue Nachfragen der Fachbereiche reagieren zu können. Durch Themen wie Social Media, Cloud Computing und mobile Endgeräte spricht IDC heute von der dritten IT-Plattform. Diese Trends bieten dem Kunden ungeahnte Freiheiten und stellen die Unternehmen vor neue Wettbewerbsmöglichkeiten. Um von diesen Chancen profitieren zu können, muss der CIO noch stärker als bisher in die Unternehmensentscheidungen und Strategien eingebunden sein, damit die IT die Fachbereiche besser unterstützen kann.
  • Wie hoch schätzen Sie das Optimierungspotenzial ein, das über ein effizientes Dokumentenmanagement erreicht werden kann?
  • Matthias Kraus: Allein mit Print Management können Druckkosten um bis zu 40 Prozent gesenkt werden – und das bei verbesserter Qualität und gleichzeitiger Steigerung der Verfügbarkeit. Im Bereich Document Solutions versteckt sich ein noch größeres Einsparpotenzial, denn die Anschaffungskosten und der Betrieb stellen nur einen geringen Teil der Gesamtkosten dar. Entscheidend ist, dass die Unternehmen auch die versteckten Kosten und die Auswirkungen auf Effizienz, Geschäftsprozesse und Unternehmenserfolg in die Betrachtung einbeziehen. Der Einsatz von Document Solutions versetzt die IT-Abteilungen in die Lage, die einzelnen Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstützen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Dies führt dann zum eigentlichen Nutzen, nämlich einer höheren Produktivität der Fachabteilungen und zu mehr Kundenzufriedenheit. Eine Vielzahl von betrieblichen Prozessen bietet dabei Potenzial für Verbesserungen. Letztlich hängt die Auswahl geeigneter Prozesse aber von der individuellen Unternehmenssituation, den Zielen und dem vorhandenen Budget ab.
  • Wie sieht im Bereich Document Solutions das Investitionsverhalten in den nächsten 24 Monaten aus?
  • Matthias Kraus: Die befragten Firmen und Organisationen wollen das Gesamtpotenzial von Document Solutions ausschöpfen – so plant ein Großteil vor allem Maßnahmen zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Hierzu zählen Enterprise Content Management (ECM)-Systeme, Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung und Enterprise In-/Output- Systeme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen.
  • Ihre aktuelle Befragung zeigt, dass Dokumentenmanagement bei den IT-Abteilungen insbesondere im Mittelstand zunehmend an Bedeutung gewinnt. Was sind hier aus Ihrer Sicht die Gründe?
  • Matthias Kraus: Mittelständische Betriebe und Familienunternehmen stehen zahlreichen neuen Herausforderungen gegenüber: Die zunehmende Internationalisierung, immer schnellere Produkt- und Innovationszyklen, extreme konjunkturelle Schwankungen – um nur einige der wichtigsten zu nennen. Mittelständische Betriebe suchen deshalb nach neuen Lösungen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und diese besonders effizient und schlank zu gestalten. In Bezug auf das Thema Dokumentenmanagement haben sie offenbar erkannt, dass hier ein hohes Einsparpotenzial liegt.
  • Herr Kraus, vielen Dank für das Gespräch.

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