6 Okt 15

Wie eine optimierte Systemlandschaft die IT entlasten kann

Die EMG Automation GmbH, eine Gesellschaft der elexis AG, entwickelt Lösungen der Automatisierungstechnik für die Metall-, Papier- und Kunststoffbranche sowie für die Folien- und Reifenindustrie. Mit den Beteiligungsgesellschaften im In- und Ausland sind ca. 1.130 Mitarbeiter weltweit für den Maschinenbauer aus dem Sauerland tätig. Zu diesen Gesellschaften gehört auch die in Bielefeld ansässige BST eltromat International GmbH. Als hundertprozentige Tochter der EMG ist das Unternehmen auf die Fertigung von Systemen und Komplettlösungen für die bahnverarbeitende Industrie spezialisiert.

Heterogene Flotte

In beiden Unternehmen ist die Drucker- und Kopiererflotte über die Jahre heterogen gewachsen: Bei der EMG am Standort Wenden waren 59 unterschiedliche Modelle (insgesamt 109 Systeme) von neun Herstellern im Einsatz. Bei der BST in Bielefeld waren es 30 Modelle (insgesamt 58 Systeme) von acht Herstellern. Entsprechend hoch waren der interne Aufwand sowie die Kosten für den Betrieb und Support der Systeme. Dabei galt es nicht nur, eine Vielzahl von Treibern zu administrieren: Auch die passenden Toner mussten für alle Systeme bereitgehalten werden.

Am Anfang war die Analyse

Die IT-Verantwortlichen der EMG bzw. der BST wandten sich daher an die Hees Bürosysteme GmbH. Der Kyocera-Fachhandelspartner führte zunächst eine umfassende Analyse der vorhandenen Systeminfrastruktur durch. Ziel war es, auf Basis der in diesem Rahmen gewonnenen Daten ein Soll-Konzept zu erarbeiten. Gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen der beiden Unternehmen fand dazu eine Begehung aller Standorte statt. Dabei wurden auch die Zählerstände der einzelnen Maschinen ausgewertet, um eine Übersicht über das monatliche Druckvolumen zu erhalten. Gleichzeitig analysierte man die Energieverbräuche der alten Flotte.

All diese Daten flossen dann in die Erstellung eines Soll-Konzepts ein: Dieses sah die Modernisierung und Konsolidierung der Systemlandschaft auf ressourcenschonende Drucker und Multifunktionssysteme von Kyocera Document Solutions vor. Parallel wurde ein Flottenmanagement aufgesetzt: So ist es nunmehr möglich, die Systeme zentral zu administrieren und den Status der einzelnen Systeme über das Tool auszulesen. Ferner wurde ein Full-Service-Vertrag mit der Firma Hees geschlossen, der die Wartung und die Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien abdeckt.

Verbesserte Kostenkontrolle mit KYOcontrol

Um die Kostenkontrolle und die Dokumentensicherheit zu verbessern, kam bei der BST zudem die Softwarelösung KYOcontrol zum Einsatz. Damit werden Druckaufträge zentral verwaltet und können nach Authentifizierung des jeweiligen Mitarbeiters bequem am verfügbaren System abgerufen werden. Auch das Scannen ins E-Mail-Postfach und das Faxen sind mit KYOcontrol problemlos möglich. Über die HyPAS-Plattform (Hybrid Platform for Advanced Solutions) von Kyocera wurden die Touch-Panels so optimiert, dass Anwender die gewünschte Funktion mit nur wenigen Tastendrucken auswählen können.

Über die HyPAS-Schnittstelle der Multifunktionssysteme wurde zudem eine Verbindung mit einem zentralen Faxserver etabliert. Dadurch können die Mitarbeiter beider Unternehmen ausgehende Dokumente nunmehr über alle angebundenen Systeme versenden. Eingehende Faxe werden direkt digital weitergeleitet, sodass der Papierverbrauch gesenkt wurde. Zudem haben viele Mitarbeiter eine eigene Faxnummer und haben die Möglichkeit, überall da, wo es einen Netzwerkanschluss gibt, Faxe zu versenden. Somit ist man nicht mehr auf die analogen Anschlüsse der Vergangenheit angewiesen.

Kostensenkung von 17 Prozent

Durch die Optimierung konnten nicht nur die Druckkosten um knapp 17 Prozent gesenkt werden: Durch den Einsatz der ressourcenschonenden Systeme lassen sich auch die CO
2-Emissionen um fast 50 Prozent reduzieren. Über die Projektlaufzeit von 5 Jahren werden so 15,5 Tonnen des Treibhausgases kompensiert.

Dementsprechend fällt das Fazit des Projektverantwortlichen bei der EMG Automation GmbH, Christoph Otis, positiv aus: „Wir sind mit dem Ergebnis des Projekts bzw. mit der erstellten Handlungsempfehlung sehr zufrieden. Auf Basis der Analyse konnten wir klare Verbesserungspotenziale identifizieren und letztendlich auch umsetzen. Dabei hat uns vor allem die Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern der Firma Hees und Kyocera begeistert."

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