Dokumentenmanagement

1 Jul 15

Zukunftsorientiertes Druckmanagement bei der MÜNCHENER VEREIN Versicherung

Schneller, sicherer und kostengünstiger: Diese drei Eigenschaften sollte die neue Drucker- und Kopiererlandschaft in den Geschäftsräumen der MÜNCHENER VEREIN Versicherungsgruppe kennzeichnen. Nach einer detaillierten Prüfung möglicher Partner fiel die Entscheidung zugunsten der Fischer Bürosysteme GmbH bzw. für Systeme von Kyocera und Fischer Bürosysteme GmbH entschieden. Das Resultat: optimierte individuelle Dokumentendruckprozesse, von denen vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren.

„Bei der Neuausrichtung unserer gesamten Systemlandschaft (Kopierer, Drucker, Faxe) hatten wir klare Zielvorstellungen: So wollten wir zum einen die Kosten senken, zum anderen die Druck-, Scan- und Kopierprozesse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich effizienter bzw. komfortabler gestalten“, sagt Günter Bock, Leiter Zentraleinkauf bei der MÜNCHENER VEREIN Versicherungsgruppe, der das Modernisierungskonzept entwickelte. So verursachte die vorhandene, heterogene Printlandschaft, die sich aus verschiedenen Modellen von unterschiedlichen Herstellern zusammensetzte, sehr hohe Kosten. Auch der administrative Aufwand war enorm: Die Fachabteilungen mussten die Bestellungen und Lagerung von Verbrauchsmaterialen übernehmen, die Serviceeinsätze rund um die Kopierer und Faxgeräte musste durch Fremdfirmen und die Wartung und Reparatur der zahlreichen Drucker von der IT-Mannschaft gewährleistet werden. Dementsprechend herrschte dringender Handlungsbedarf.

Mehr Sicherheit durch Print&Follow-Lösung

Um die beste Lösung für die MÜNCHENER VEREIN Versicherungsgruppe zu finden, führte der Zentraleinkauf im Sommer/Herbst 2011 in Abstimmung mit den Führungskräften eine umfassende Analyse der bestehenden Systemflotte durch. Dabei wurden auch die Anforderungen der einzelnen Abteilungen bzw. Mitarbeiter erfasst. Zudem besuchte man andere Unternehmen, um sich ein genaues Bild über die infrage kommenden Anbieter und Lösungen im Tagesbetrieb zu machen bzw. um die jeweiligen Potenziale zu evaluieren. Auf dieser Basis wurde dann eine Teststellung im eigenen Haus realisiert. Dabei prüften die Projektverantwortlichen in der IT-Abteilung die Systeme auf Herz und Nieren: „Letzten Endes fiel die Entscheidung zugunsten der Fischer Bürosysteme GmbH bzw. der Systeme von KYOCERA. Diese waren nicht nur wirtschaftlich, sondern überzeugten auch in puncto Leistung und Qualität.“ In der Zentrale der MÜNCHENER VEREIN Versicherungsgruppe ist die alte Drucker-, Kopierer- und Scannerflotte bereits durch moderne Multifunktionssysteme (MFP´s)ersetzt worden, im Laufe dieses Jahres erfolgt die Umrüstung sämtlicher Geschäftsstellen.

Von der Umstellung profitieren insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Über die Legic-Karte kann jeder Angestellte das jeweilige MFP zum Scannen, Faxen, Drucken, oder Kopieren nutzen, oder den Direktdruck wie bisher auch ohne Karte auf einem frei definierten Gerät jederzeit aktivieren. Besonders praktisch ist die ebenfalls installierte Print&Follow-Lösung „SequiMe“. Damit können Druckaufträge wie gehabt am Rechner abgesetzt werden. Der Nutzer entscheidet aber wann bzw. an welchem Gerät er diese abholen möchte. Dies hat verschiedene Vorteile: So gehören abgeschickte Druckjobs, die dann im Ausgabefach vergessen werden, da ein wichtiges Telefonat oder ein Gespräch mit dem Kollegen dazwischen kam, der Vergangenheit an. Der Auftrag folgt dem Anwender bis dieser sich über seine Karte am MFP authentifiziert. Hier hat er zudem die Möglichkeit veraltete Aufträge zu löschen. Da Fehldrucke so vermieden werden, sinken die Kosten. Zugleich verbessert sich die Dokumentensicherheit: Weil der Druckauftrag dem Absender bis zur Abholung folgt, können vor allem sensible Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Sollte ein System überdies bereits von einem Kollegen besetzt sein, kann man einfach zum nächsten freien MFP gehen und dort den Druck starten. Ebenso ist das Scannen vom MFP direkt ins eigene Mailpostfach oder ins Homeverzeichnis problemlos möglich.

Druckkostensenkung von 120.000 Euro pro Jahr

Durch den geschlossenen Wartungsvertrag gehören überdies die Ausfallzeiten durch leeren Toner der Vergangenheit an. Die Drucksysteme informieren automatisch über den Tonerstand oder andere Probleme: So kann sichergestellt werden, dass sämtliche Systeme ständig einsatzbereit sind. Gleichzeitig wird die interne Administration entlastet.

Bei der Entscheidung sprachen auch die Umwelteigenschaften der Systeme für Kyocera. So sind alle Maschinen besonders ressourcenschonend und mit dem Umweltsiegel „Blauer Engel“ ausgezeichnet worden. Die Modernisierung der Druckerflotte hat sich dabei nicht nur aus ökologischen, sondern auch aus ökonomischen Gesichtspunkten gelohnt, wie Hartmut Krause, Vorstand der MÜNCHENER VEREIN Versicherungsgruppe, feststellt: „Durch die Konsolidierung des Geräteparks auf einen Hersteller bzw. einen Service-Dienstleister können wir ein Einsparpotenzial von über 120.000 Euro pro Jahr realisieren. Zudem haben wir durch das Servicekonzept Planungssicherheit für die kommenden fünf Jahre“, so Krause.

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