Digitale Akten stellen den perfekten Start in die Digitalisierung dar: Sie lösen das Papierarchiv ab, entlasten Mitarbeiter und sorgen für mehr Flexibilität. Aus diesem Grund ist die elektronische Aktenführung für Behörden ab Jahr 2020 nach dem E-Government-Gesetz verpflichtend. Die E-Akte bringt aber nicht nur Vorteile für die Administration der Behörden und Ämter, sondern auch für das Kundenmanagement.

Auch wenn sie heute vor der Ablösung durch ihre digitalen Nachfahren steht: Die Papierakte war ursprünglich selbst einmal eine revolutionäre Weiterentwicklung. Sie wird in der öffentlichen Verwaltung bereits seit dem späten Mittelalter genutzt. Ab dem 16. Jahrhundert setzte sie sich überall in Europa durch. Ab Anfang des 20. Jahrhunderts erleichterten dann normierte Ordner, Schnellhefter und Heftstreifen die Arbeit mit Akten: Zuvor wurden einzelne Papiere mittels Aktenzwirn fest verbunden, was die Handhabung schwierig machte.

Das alles ist Geschichte: Im 21. Jahrhundert werden die papiernen Aktenberge abgetragen. Die digitale Akte wird zum Standard. Ein Bereich, für den dies besonders gilt, ist die öffentliche Verwaltung. Das E-Government-Gesetz ist am 25. Juli 2013 erlassen worden und trat überwiegend am 1. August 2013 in Kraft. Ziel ist es, dass Bundes-, Landes- und kommunale Behörden eine elektronische Akte – kurz: E-Akte – führen. Aus staubigem Papier wird eine virtuelle Sammlung von Dateien und Dokumenten, die zu einem einheitlichen elektronischen Dateiordner zusammengefasst sind. Hierin können auch Grafikdateien, Bilddateien, Film- und Tondateien enthalten sein.

In der E-Akte werden somit alle relevanten Schriftstücke elektronisch gespeichert. Die vertrauten, physischen Ordnungssysteme werden dabei jedoch beibehalten. Die abgelegten Daten sind somit in digitaler Form für jeden Berechtigten zugänglich. Besser noch: In der digitalen Akte werden alle Informationen an einem zentralen Ort gespeichert, wodurch ortsungebunden jeder Berechtigte darauf zugreifen kann.

Endlich mehr Flexibilität

Was so selbstverständlich klingt, bringt Behörden und öffentliche Verwaltungen zu papierarmen Arbeiten weiter: Die festgehaltenen Daten und Informationen zu einer Person oder einem Sachverhalt sind nicht mehr nur bei einer Behörde oder einem Amt verfügbar. Mit der Umstellung auf die elektronische Akte stehen alle Informationen frei von Medienbrüchen in einem zentralen Netzwerk zur Verfügung.

Im Klartext: Niemand muss mehr zur Bearbeitung eines Vorgangs ein Papierschriftstück aus Buxtehude, eine digitale Datei aus Oberammergau und eine Datei aus Bielefeld anfordern, die ein völlig anderes Format hat. Bis dato wurde durch diese bunte Mischung analoger und digitaler Akten die Arbeit vieler Behörden massiv ausgebremst und erschwert. Ohne große Umstände und Wartezeiten können Sachbearbeiter nun in unterschiedlichen Behörden Informationen parallel abrufen. Es müssen keine Akten mehr aus anderen Gebäuden oder Städten geordert werden, was immens zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Höhere Datensicherheit

Aber auch die Revisionssicherheit wird durch die E-Akte verbessert: Software sorgt automatisiert dafür, dass Akten über einen bestimmten, gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden, bevor sie rückstandslos vernichtet werden. Compliance-Probleme gehören dann der Vergangenheit an: Peinliche Pannen wie unvollständig geschredderte Papierakten auf öffentlichen Müllhalden wird es nicht mehr geben.

Und auch neben solchen medienwirksamen Ausnahmen gilt: Im Vergleich zur Papierakte ist eine E-Akte schwerer zu manipulieren und sicherer vor Eingriffen von außen. Wer nun sagt: „Und was ist mit Cyberkriminellen?“, verkennt die Unsicherheit von Papier: Die für die Bearbeitung der E-Akte nötige Software verfügt über die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, um Hackerangriffe und unbefugtes Auslesen von Informationen zu verhindern. Updates zur weiteren Verbesserung der Sicherheit sind jederzeit möglich.

E-Akte: Vorteile für Bürger und Wirtschaft

Das erklärte Ziel des E-Government-Gesetzes ist es nicht zuletzt auch, die Kommunikation der Bürger und Unternehmen mit der Verwaltung zu erleichtern. Das Gesetz soll somit Bund, Ländern und Kommunen nutzerfreundlichere und effizientere Verwaltungsdienste ermöglichen – die Servicequalität bei der Zusammenarbeit mit Behörden soll sich spürbar verbessern. So können beispielsweise Gebühren wesentlich einfacher elektronisch entrichtet werden. Formulare können webbasiert und damit ortsunabhängig ausgefüllt und abgegeben werden. Viele Anträge oder Unterlagen sollen grundsätzlich ohne Unterschrift eingereicht werden können und ohne dass Antragsteller sie persönlich abgeben müssen.

Die Vorteile der E-Akte:

  • ortsunabhängige Verfügbarkeit
  • schnelle und parallele Zugriffsmöglichkeit
  • Suchaufwand wird minimiert
  • Routinetätigkeiten werden automatisiert
  • digitale Akten sparen wertvollen Platz
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff
  • keine Compliance-Probleme mehr

Digitale Akten für Unternehmen

Doch nicht nur Verwaltungen und Behörden können von den Vorteilen digitaler Aktenführung profitieren. Denn die oben angesprochenen Vorteile lassen sich auch in jedem Unternehmen realisieren. Eine Möglichkeit, sich diesem Thema zu nähern, ist der KYOCERA Workflow Manager. Wie sich damit Informations- und Dokumentenprozesse digitalisieren lassen, erfahren Sie in unserem Leitfaden.