Arbeits­platz der Zukunft: So steht es heute um das Büro von morgen

Laut einer aktu­el­len Stu­die von IDG in Koope­ra­tion mit KYOCERA ist das Thema “Arbeits­platz der Zukunft” nach der IT-Sicher­heit für die meis­ten Unter­neh­men das wich­tigste Thema unse­rer Zeit. Gerade jün­gere Mit­ar­bei­ter mes­sen der Bereit­stel­lung von fle­xi­blen Arbeits­kon­zep­ten große Bedeu­tung zu. Wie steht es aber tat­säch­lich heute um das Büro von mor­gen? Wir haben bei Dr. Ste­fan Rief, Lei­ter des Com­pe­tence Cen­ter Workspace Inno­va­tion am Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO) nachgefragt.

Auch wenn das Thema Arbeits­platz der Zukunft für Unter­neh­men wie Mit­ar­bei­ter eine große Bedeu­tung hat, sieht die Rea­li­tät in der Wirt­schaft noch anders aus: Laut IDG-Stu­die gibt über ein Drit­tel der darin befrag­ten Mit­ar­bei­ter an, für ein Unter­neh­men oder eine Orga­ni­sa­tion tätig zu sein, die sich das Thema noch nicht auf die Fah­nen geschrie­ben hat. Die bereits erziel­ten Fort­schritte beur­tei­len die meis­ten Mit­ar­bei­ter deut­lich zurück­hal­ten­der als die Unternehmensverantwortlichen.

Wie sieht also aktu­ell der Sta­tus quo aus? Kann ins­be­son­dere der Mit­tel­stand Erfolge auf­wei­sen? „Durch­aus“, meint Dr. Ste­fan Rief von Fraun­ho­fer IAO, der seit vie­len Jah­ren Arbeits­for­men erforscht. So attes­tiert er, dass im deut­schen Mit­tel­stand defi­ni­tiv ein Umbruch statt­fin­det: „In den ver­gan­ge­nen Jah­ren war vor allem eine Fle­xi­bi­li­sie­rung von Arbeit auf indi­vi­du­el­ler Ebene zu beob­ach­ten“, so Rief. Die Arbeit im Home-Office oder unter­wegs ver­setzt viele Men­schen heute in die Lage, ihre Tätig­keit von unter­schied­li­chen Orten aus zu verrichten.

Fle­xi­bles Arbei­ten gewinnt an Bedeutung

Fer­ner spielt die Fle­xi­bi­li­sie­rung der Grup­pen eine zuneh­mend wich­tige Rolle. Starre Teams, die fort­wäh­rend glei­che Auf­ga­ben bewäl­ti­gen, gehö­ren in immer mehr Unter­neh­men der Ver­gan­gen­heit an. Je nach Pro­jekt fin­den sich die jeweils betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter zu fle­xi­blen Teams zusam­men –  häu­fig auch in vir­tu­el­len Grup­pen. Immer wich­ti­ger wird dadurch die intel­li­gente Zusam­men­füh­rung aller erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen, was wie­derum eine durch­ge­hende Digi­ta­li­sie­rung der Pro­zesse erfordert.

Ist das noch nicht der Fall, droht die Fle­xi­bi­li­sie­rung zu Las­ten der Qua­li­tät zu gehen. Gerade bei der Digi­ta­li­sie­rung besteht im Mit­tel­stand deut­li­cher Nach­hol­be­darf. Insel­lö­sun­gen erschwe­ren in vie­len Fäl­len die kon­struk­tive Zusam­men­ar­beit und noch längst nicht in allen Unter­neh­men exis­tie­ren digi­tale Lösun­gen wie intel­li­gen­tes Dokumentenmanagement.

Das jedoch ist die Vor­aus­set­zung für den nächs­ten Schritt in Rich­tung Zukunft. Und der führt direkt durch die heu­ti­gen Büros: „Die phy­si­sche Zusam­men­ar­beit bleibt in Zei­ten zuneh­men­der Digi­ta­li­sie­rung wich­tig“, betont Ste­fan Rief. Sie wird sich aber deut­lich ver­än­dern. Anstatt To-do-Lis­ten in Mee­ting­räu­men abzu­ar­bei­ten, wer­den phy­si­sche Tref­fen in Zukunft zu Keim­zel­len der Krea­ti­vi­tät wer­den. Das gemein­same Visua­li­sie­ren von Auf­ga­ben und Pro­zes­sen wird dabei eine ent­schei­dende Rolle spielen.

Ste­fan Rief: „Wir den­ken in Dokumenten“

„Wo frü­her vor allem Papier zum Ein­satz kam, ver­läuft in naher Zukunft vie­les digi­ta­li­siert“, sagt Ste­fan Rief. Die Nähe zum Doku­ment bleibe aber in die­ser digi­ta­li­sier­ten Arbeits­welt erhal­ten. „Wir wer­den immer in einer Art Doku­ment den­ken. Diese Struk­tur wird wei­ter­be­stehen, weil sie gut zum mensch­li­chen Den­ken passt“, führt der Experte aus.

Ein inter­ak­ti­ves Doku­ment för­dere etwa die Krea­ti­vi­tät. Wich­tig ist nach Ein­schät­zung von Rief ins­be­son­dere das Groß­for­ma­tige: „Es hilft unge­mein bei einem krea­ti­ven Pro­zess, wenn sich Infor­ma­tio­nen auch digi­tal aus­brei­ten las­sen“, führt er aus und erin­nert an das ana­loge Brain­stor­ming, bei dem zum Bei­spiel Post-its oder Kar­ten auf einem Tisch aus­ge­brei­tet wurden.

Beim „Arbeits­platz der Zukunft“ ist schnel­les Han­deln gefragt

Laut IDG-Umfrage ver­spre­chen sich die Mit­ar­bei­ter vom Arbeits­platz der Zukunft, ein­fa­cher auf alle Infor­ma­tio­nen zugrei­fen zu kön­nen, zumal sie digi­tal gespei­chert immer ver­füg­bar sind. Das zeigt, dass in einen Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess alle Mit­ar­bei­ter voll mit ein­be­zo­gen wer­den müs­sen. Denn um die Vor­teile tat­säch­lich nut­zen zu kön­nen, darf Digi­ta­li­sie­rung kei­nes­falls vor dem Schreib­tisch des Ein­zel­nen Halt machen. „Es gilt, die digi­tale Unter­stüt­zung in den Büros zu opti­mie­ren“, so Dr. Rief. Gerade in die­sem Punkt besteht jedoch in mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men deut­li­cher Handlungsbedarf.

Es ist vie­les in den deut­schen Büros in Bewe­gung. Die Bereit­stel­lung von fle­xi­blen Arbeits­wei­sen fällt gerade klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men (KMU) nicht leicht: So gilt es nicht nur die ein­zel­nen Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten zu koor­di­nie­ren. Recht­li­che Fra­gen, die mit der Neu­or­ga­ni­sa­tion von Arbeit zusam­men­hän­gen, gilt es hier ebenso zu klä­ren, wie die Bereit­stel­lung von Budgets.

Fazit: Ein­fach mal ausprobieren

Was kann man also tun? Ste­fan Rief rät dazu, mit Pilot­pro­jek­ten zu begin­nen. Diese kön­nen gerade in KMU hilf­reich sein, da sie einen hohen Nut­zen bei nied­ri­gem Auf­wand ver­spre­chen. Dabei wird bei­spiels­weise eine DMS-Lösung zunächst in eini­gen Abtei­lun­gen ein­ge­führt und auf der Basis der gewon­ne­nen Erkennt­nisse dann der Roll­out in wei­te­ren Abtei­lun­gen gestar­tet. Ste­fan Rief ist davon über­zeugt, dass Fir­men ohne Digi­ta­li­sie­rungs­kennt­nisse auf Dauer zurück­blei­ben wer­den. Er rät zum Han­deln: „Zei­gen Sie sich expe­ri­men­tier­freu­dig und pro­bie­ren Sie es aus!“

Wei­tere Infor­ma­tio­nen fin­den Sie auch in unse­rem E‑Book „Wege ins Büro der Zukunft“. Die­ses kön­nen Sie hier kos­ten­frei herunterladen.