Laut einer aktuellen Studie von IDG in Kooperation mit KYOCERA ist das Thema „Arbeitsplatz der Zukunft“ nach der IT-Sicherheit für die meisten Unternehmen das wichtigste Thema unserer Zeit. Gerade jüngere Mitarbeiter messen der Bereitstellung von flexiblen Arbeitskonzepten große Bedeutung zu. Wie steht es aber tatsächlich heute um das Büro von morgen? Wir haben bei Dr. Stefan Rief, Leiter des Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) nachgefragt.

Auch wenn das Thema Arbeitsplatz der Zukunft für Unternehmen wie Mitarbeiter eine große Bedeutung hat, sieht die Realität in der Wirtschaft noch anders aus: Laut IDG-Studie gibt über ein Drittel der darin befragten Mitarbeiter an, für ein Unternehmen oder eine Organisation tätig zu sein, die sich das Thema noch nicht auf die Fahnen geschrieben hat. Die bereits erzielten Fortschritte beurteilen die meisten Mitarbeiter deutlich zurückhaltender als die Unternehmensverantwortlichen.

Wie sieht also aktuell der Status quo aus? Kann insbesondere der Mittelstand Erfolge aufweisen? „Durchaus“, meint Dr. Stefan Rief von Fraunhofer IAO, der seit vielen Jahren Arbeitsformen erforscht. So attestiert er, dass im deutschen Mittelstand definitiv ein Umbruch stattfindet: „In den vergangenen Jahren war vor allem eine Flexibilisierung von Arbeit auf individueller Ebene zu beobachten“, so Rief. Die Arbeit im Home-Office oder unterwegs versetzt viele Menschen heute in die Lage, ihre Tätigkeit von unterschiedlichen Orten aus zu verrichten.

Flexibles Arbeiten gewinnt an Bedeutung

Ferner spielt die Flexibilisierung der Gruppen eine zunehmend wichtige Rolle. Starre Teams, die fortwährend gleiche Aufgaben bewältigen, gehören in immer mehr Unternehmen der Vergangenheit an. Je nach Projekt finden sich die jeweils beteiligten Mitarbeiter zu flexiblen Teams zusammen –  häufig auch in virtuellen Gruppen. Immer wichtiger wird dadurch die intelligente Zusammenführung aller erforderlichen Informationen, was wiederum eine durchgehende Digitalisierung der Prozesse erfordert.

Ist das noch nicht der Fall, droht die Flexibilisierung zu Lasten der Qualität zu gehen. Gerade bei der Digitalisierung besteht im Mittelstand deutlicher Nachholbedarf. Insellösungen erschweren in vielen Fällen die konstruktive Zusammenarbeit und noch längst nicht in allen Unternehmen existieren digitale Lösungen wie intelligentes Dokumentenmanagement.

Das jedoch ist die Voraussetzung für den nächsten Schritt in Richtung Zukunft. Und der führt direkt durch die heutigen Büros: „Die physische Zusammenarbeit bleibt in Zeiten zunehmender Digitalisierung wichtig“, betont Stefan Rief. Sie wird sich aber deutlich verändern. Anstatt To-do-Listen in Meetingräumen abzuarbeiten, werden physische Treffen in Zukunft zu Keimzellen der Kreativität werden. Das gemeinsame Visualisieren von Aufgaben und Prozessen wird dabei eine entscheidende Rolle spielen.

Stefan Rief: „Wir denken in Dokumenten“

„Wo früher vor allem Papier zum Einsatz kam, verläuft in naher Zukunft vieles digitalisiert“, sagt Stefan Rief. Die Nähe zum Dokument bleibe aber in dieser digitalisierten Arbeitswelt erhalten. „Wir werden immer in einer Art Dokument denken. Diese Struktur wird weiterbestehen, weil sie gut zum menschlichen Denken passt“, führt der Experte aus.

Ein interaktives Dokument fördere etwa die Kreativität. Wichtig ist nach Einschätzung von Rief insbesondere das Großformatige: „Es hilft ungemein bei einem kreativen Prozess, wenn sich Informationen auch digital ausbreiten lassen“, führt er aus und erinnert an das analoge Brainstorming, bei dem zum Beispiel Post-its oder Karten auf einem Tisch ausgebreitet wurden.

Beim „Arbeitsplatz der Zukunft“ ist schnelles Handeln gefragt

Laut IDG-Umfrage versprechen sich die Mitarbeiter vom Arbeitsplatz der Zukunft, einfacher auf alle Informationen zugreifen zu können, zumal sie digital gespeichert immer verfügbar sind. Das zeigt, dass in einen Digitalisierungsprozess alle Mitarbeiter voll mit einbezogen werden müssen. Denn um die Vorteile tatsächlich nutzen zu können, darf Digitalisierung keinesfalls vor dem Schreibtisch des Einzelnen Halt machen. „Es gilt, die digitale Unterstützung in den Büros zu optimieren“, so Dr. Rief. Gerade in diesem Punkt besteht jedoch in mittelständischen Unternehmen deutlicher Handlungsbedarf.

Es ist vieles in den deutschen Büros in Bewegung. Die Bereitstellung von flexiblen Arbeitsweisen fällt gerade kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nicht leicht: So gilt es nicht nur die einzelnen Organisationseinheiten zu koordinieren. Rechtliche Fragen, die mit der Neuorganisation von Arbeit zusammenhängen, gilt es hier ebenso zu klären, wie die Bereitstellung von Budgets.

 Fazit: Einfach mal ausprobieren

Was kann man also tun? Stefan Rief rät dazu, mit Pilotprojekten zu beginnen. Diese können gerade in KMU hilfreich sein, da sie einen hohen Nutzen bei niedrigem Aufwand versprechen. Dabei wird beispielsweise eine DMS-Lösung zunächst in einigen Abteilungen eingeführt und auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse dann der Rollout in weiteren Abteilungen gestartet. Stefan Rief ist davon überzeugt, dass Firmen ohne Digitalisierungskenntnisse auf Dauer zurückbleiben werden. Er rät zum Handeln: „Zeigen Sie sich experimentierfreudig und probieren Sie es aus!“

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem E-Book „Wege ins Büro der Zukunft“. Dieses können Sie hier kostenfrei herunterladen.