Die Archivierung von Dokumenten ist für die meisten Angestellten in deutschen Büros laut einer KYOCERA-Umfrage der wichtigste Nutzen eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Doch wie genau sehen diese Vorteile aus und warum nutzen vor allem mittelständische Unternehmen die digitalen Möglichkeiten noch zu wenig? Ein Plädoyer für den Frühjahrsputz im Archiv mittels DMS.
Die Suche nach relevanten Dokumenten bzw. Informationen ist eine der Tätigkeiten, mit denen Büroangestellte sicherlich die meiste Zeit verbringen. Das war schon vor 50 Jahren so, wie ein deutscher Krimi-Klassiker belegt: In der Serie „Der Kommissar”, aufgenommen und ausgestrahlt in den Jahren 1968 bis 1975, ruft Kommissar Keller seine Sekretärin ins Büro und sagt ihr freundlich, aber bestimmt: „Ach, Fräulein Rehbein, wo ist denn die Akte Müller?” Natürlich weiß die fleißige Assistentin sofort, wo sich die Papiere befinden, und schafft ihrem Chef flugs die gewünschten Aufzeichnungen herbei, sodass dieser die Ermittlungen aufnehmen kann.
Im Jahr 2017 hat sich nicht nur die Rolle der Sekretärin verändert: Auch die Zahl der Dokumente – ob in digitaler oder papierbasierter Form – ist im Informationszeitalter eine andere: Anstatt der einen Akte wie im Falle des Kommissars gibt es heute E‑Mails, Protokolle, Vermerke oder Korrespondenzen, die oft an unterschiedlichen Orten mit verschiedenen Bezeichnungen abgelegt sind. (Jeder, der schon einmal eine final-finale Version gesucht hat, weiß, was gemeint ist.) Wäre Frau Rehbein daher heute noch im Einsatz, wäre selbst sie nicht mehr ohne weiteres dazu in der Lage, aus dem Stegreif eine bestimmte Unterlage zu finden.
Digitale Archivierung dringend erwünscht
Abhilfe schaffen hier Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Diese tragen dazu bei, die Ablage von Dokumenten zu verbessern. So lassen sich Dokumente bzw. darin enthaltene Informationen dank durchsuchbarer Datenbanken nicht nur sekundenschnell wiederfinden: Durch die digitale Archivierung gehen auch weniger Dokumente verloren, während Informationsprozesse transparenter werden. Zudem bestehen weitere Vorteile hinsichtlich der Revisionssicherheit sowie der Einhaltung von Compliance-Richtlinien, die entweder selbst erfüllt werden müssen oder von Geschäftspartnern eingefordert werden. Mittels DMS kann jedes (digitalisierte) Dokument ortsunabhängig verteilt und archiviert werden – dies resultiert wiederum in einer Platzersparnis. Anstatt ins Archiv zu müssen, können Mitarbeiter – sofern sie berechtigt sind – von jedem PC-Arbeitsplatz auf die Suche nach für sie relevanten Informationen gehen.
Vor allem die Archivierung ist für Mitarbeiter die wichtigste Funktion eines DMS: Laut der kürzlich durchgeführten KYOCERA-Erhebung versprechen sich 69 Prozent der darin befragten Büroarbeiter in Deutschland eine bessere Ablage und ein schnelleres Auffinden von alten Informationen. Doch: Obwohl die Vorteile einer DMS-Lösung überwiegen bzw. deren Funktionen von den meisten Mitarbeitern erwünscht sind, ist der DMS-Einsatz vor allem bei mittelständischen Anwendern noch nicht die Regel. Warum?
Frühjahrsputz im Archiv mit DMS
Die Antwort liegt für viele Unternehmen sicherlich in der zeit- und kostenintensiven Einführung, die mit dem Thema DMS einhergeht: Häufig ist hier mit Projektlaufzeiten von bis zu 18 Monaten zu rechnen. Der Grund sind die Customizing- und Consultant-Aufwände. Diese resultieren dann in zum Teil hohen Anschaffungskosten eines elektronischen Systems. Auch die Umstellung der organisatorischen Abläufe ist sicherlich ein Hemmnis: Diese Argumente sind nicht gänzlich von der Hand zu weisen. Allerdings kommt es auch auf die Software an, mit der ein Unternehmen die digitale Archivierung angeht!
Insbesondere Mittelständlern, die auf die Vorteile von DMS nicht verzichten wollen, bietet KYOCERA Document Solutions mit dem KYOCERA Workflow Manager eine schnell zu installierende Lösung. Der KYOCERA Workflow Manager bildet dazu die gängigsten Dokumentenprozesse in einem Unternehmen ab: So können beispielsweise Personalakten, Lieferantenrechnungen, Verträge oder auch Kundeninformationen digital abgelegt werden. Dazu bietet die Software verschiedene Recherchemöglichkeiten, sodass benötigte Dokumente in Sekundenbruchteilen gefunden werden können. Durch die Konsolidierung aller Archivierungsbelange in einem System, verbunden mit einem einheitlichen, klar geregelten Zugriff, beschleunigt die Software den Workflow unternehmensweit und sorgt nicht zuletzt für zufriedene, motivierte Mitarbeiter. Wenn das Frau Rehbein wüsste!
