Freiburg im Breisgau gilt als eine der schönsten Städte Deutschlands. Rund 220.000 Einwohner leben hier. Zahlreiche, zentrale Aufgaben für viele Angelegenheiten der hier wohnenden Bürger übernimmt die Stadtverwaltung, in der selbstverständlich auch Menschen mit Behinderungen beschäftigt sind, darunter drei Sehbehinderte.

Diese Mitarbeiter standen bislang immer wieder vor dem Problem, dass sie von wichtigen Kommunikationsflüssen abgeschnitten waren oder wichtige Informationen erst deutlich später erhielten als ihre nicht gehandicapten Kollegen. Hintergrund: Wie vielerorts üblich, werden zahlreiche Dokumente in der Freiburger Stadtverwaltung eingescannt und dann in digitaler Form von Mitarbeitern bearbeitet oder archiviert. Dieser Ablauf ist grundsätzlich positiv, da er eine Menge Papier einspart und aufgrund fehlender Medienbrüche den Arbeitsfluss beschleunigt. Für die Kollegen mit Sehbehinderung tat sich hier aber eine Hürde auf, denn es mangelte bislang an einer Lösung, die eingescannte Dokumente so speichert, dass sie für die Sprachausgabe an einem Screenreader geeignet sind.

Kyocera-Partner jaka weiß Rat

Um hier eine Barrierefreiheit zu erreichen, suchte die IT-Abteilung ein Systemhaus, dass sich der Lösung dieses Problems annimmt. Eine blinde Mitarbeiterin in der städtischen IT-Abteilung beteiligte sich an diesem Vorhaben. Mit der in Freiburg ansässigen jaka GmbH & Co. KG fand sich ein vor Ort ansässiger Spezialist für Outputsysteme, Lösungen und Services. Eine Stärke des Systemhauses ist es, die Geschäftsanforderungen und Prozesse der Auftraggeber so zu verstehen, dass eine maßgeschneiderte Lösung implementiert werden kann.

In Kooperation mit jaka kristallisierte sich in Ergänzung zu den bei der Stadtverwaltung eingesetzten Multifunktionssystemen von Kyocera Document Solutions ein so genanntes Print-&-Follow-System heraus: Die mit Print-&-Follow ausgestattete Drucklösung ermöglicht vertrauliches Drucken mit einer fest definierten Rechtevergabe für die Anwender. So bleiben strenge Datenschutzvorschriften gewahrt.

Barrierefreies Arbeiten

Die Dokumente werden zentral eingescannt und sind an jedem Arbeitsplatz, an dem ein entsprechender Screenreader installiert ist, sofort auch für die blinden oder nur eingeschränkt sehenden Kollegen verfügbar. Für diese ist mit Hilfe der neuen Lösung jetzt auch die autonome Bearbeitung von Akten möglich, für die bisher oft Assistenzkräfte engagiert werden mussten. „Die Lösung schafft mehr Flexibilität und Eigenständigkeit der Kolleginnen und Kollegen“, freut sich Marcel Boos, Teamleiter Anwenderbetreuung, beim Amt für Bürgerservice und Informationsverarbeitung der Stadt Freiburg. „Das ist ein weiterer Schritt im Rahmen unserer kontinuierlichen Bemühungen als Stadtverwaltung, ein barrierefreies Arbeiten zu ermöglichen“.

Die eingescannten Dokumente werden gespeichert im Format „PDF/A-1a – Level A“. PDF/A ist ein weltweit verbreitetes Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organisation for Standardisation (ISO) genormt wurde. Der Zusatz „Level A“ steht hier für die eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit und Abbildbarkeit des in diesem Format gespeicherten Dokuments, so dass es im Sinne der Barrierefreiheit von einem Screenreader vorgelesen werden kann.

Print-&-Follow für mehr Flexibilität

Die sehbehinderten Kollegen können Dank der neuen Lösung flexibler arbeiten und sind seltener auf Unterstützung durch Kollegen angewiesen. „Print & Follow SE“ von Kyocera Document Solutions ermöglicht grundsätzlich, dass alle MFPs über das Netzwerk auf den Print & Follow SE“-Manager zugreifen können. Anwender können sich an jedem freien System einloggen, um ihre Dokumente zum Ausdruck abzurufen. Die Applikation benötigt dabei keinen zusätzlichen Server und funktioniert ohne besonderen IT-Support. Im konkreten Fall in Freiburg werden die von den sehbehinderten Kollegen benötigten Daten in einem speziellen Ordner abgelegt. Von hier greift eine OCR-Software auf die Dateien zu und verwandelt sie in die für die Screenreader benötigten Formate.