Effizienzsteigerung ist die Hauptmotivation dafür, dass mittelständische Unternehmen die Digitalisierung der Büroprozesse vorantreiben. Einer aktuellen Bitkom-Studie zufolge plant fast jeder vierte Mittelständler (23 Prozent) die digitale Dokumentenverwaltung. Im Vergleich zum Jahr 2017 ist das eine Steigerung um fünf Prozent. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung ist es, bei der Entwicklung die beteiligten Mitarbeiter nicht aus den Augen zu verlieren.

Für die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Bitkom wurden 613 mittelständische Unternehmen befragt. Die Ergebnisse zeigen deutlich: Der Mittelstand verabschiedet sich vom analogen Büro. Mit etwas Verzögerung im Vergleich zu großen Unternehmen nimmt damit die Digitalisierung auch in den Büros mittelständischer Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern Fahrt auf.
Rund die Hälfte der befragten mittelständischen Unternehmen (47 Prozent) setzt bereits eine Standard-Software für einige Aufgaben im Büro ein, die allerdings lediglich Teilbereiche abdeckt. Insgesamt sind nur 19 Prozent der Unternehmen mit Software ausgestattet, die eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit erlaubt. Im Vergleich zu Großunternehmen (86 Prozent Abdeckung) ist das ein kleiner Teil. Im Mittelstand besteht also Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung, zumal auch diese Betriebe einem hohen Wettbewerbs- und Innovationsdruck ausgesetzt sind.

Ganzheitliches Denken setzt sich durch

Viele mittelständische Unternehmen haben das erkannt und planen erstmals die Einführung einer ECM-Software, um ihre Büroprozesse digital zu organisieren und zu verwalten. Mit der Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse gehen sie einen entscheidenden Schritt in Richtung digitaler Transformation und investieren damit in ihre Zukunftsfähigkeit.
Mit dem steigenden Interesse des Mittelstands an Digitalisierung hat sich auch das Verständnis des Begriffs Enterprise Content Management (ECM) deutlich weiterentwickelt: Ehemals eher eng gefasst, zählt mittlerweile die deutliche Mehrheit des Mittelstandes nicht nur die klassischen Bereiche Archivierung und Dokumentenverwaltung zum Dokumentenmanagement beziehungsweise Enterprise Content Management.
Über 85 Prozent der Unternehmen zählen heute auch die Integration von Prozessen sowie die Kollaboration dazu. Das ist ein bedeutender Faktor, denn die Zusammenarbeit über unterschiedliche Schnittstellen und Abteilungen hinweg ist ein Grundpfeiler von Flexibilität und dynamischer Adaption von Geschäftsabläufen. Rund 30 Prozent der Unternehmen wollen in naher Zukunft in eine integrierte Lösung auf diesem Gebiet investieren.

Digitale Büroprozesse: Der Chef entscheidet

Die Entscheidung für eine derartige Investition ist fast immer Chefsache. Bei 90 Prozent der befragten Mittelständler ist es die Unternehmensführung, die über eine Einführung oder einen Ausbau der digitalen Verzahnung im Rahmen eines ECM bestimmt. Bei knapp der Hälfte der Firmen hat die IT-Abteilung ein Mitspracherecht. Mitarbeiter aus den betroffenen Fachabteilungen haben allerdings nur sehr wenige Möglichkeiten der Einflussnahme. Sie dürfen nur in 14 Prozent der Unternehmen mitentscheiden.

Die Studienautoren empfehlen dringend, dass neben den Entscheidern auch Mitarbeiter mit Fachkompetenz in die Digital-Office-Strategie miteinbezogen werden. Die entstandenen Prozesse und Lösungen werden dann von einer hohen Akzeptanz aller getragen und können so die Abläufe im Unternehmen nachhaltig verbessern.

91 Prozent der befragten Mittelständler versprechen sich von der integrativen Digitalisierung einen schnelleren und effizienteren Zugriff auf Informationen für die beteiligten Mitarbeiter. Eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust folgt mit 88 Prozent auf Platz zwei. Nur wenn alle Mitarbeiter, die Geschäftsleitung und die IT-Abteilung an einem Strang ziehen, können diese Ziele der Unternehmen auch umgesetzt werden.
Wie man mittels Dokumentenmanagement Büroprozesse digitalisiert, verraten wir in unserem E-Book „Mit DMS digitale Geschäftsprozessen„. Dieses können Sie kostenfrei herunterladen. Zudem finden Sie hier die Studienergebnisse des Bitkom.