Laut der aktuellen Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand 2017“, die KYOCERA Document Solutions unterstützte, wollen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung setzen. Allerdings bestimmen zurzeit noch papierbasierte Prozesse die Büroarbeit.

Die gute Nachricht zuerst: Viele mittelständische Unternehmen haben sich auf die Fahnen geschrieben, künftig papiergebundene Prozesse zu reduzieren und verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung zu setzen. Immerhin 18 Prozent der Unternehmen planen in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung. Bei weiteren acht Prozent stehen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) auf der Agenda.

Die 755 deutschen Unternehmen, die diese Aussagen im Rahmen einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom getroffen haben, agieren unternehmerisch vorausschauend, wenn sie ihre Vorhaben in die Tat umsetzen. Zum Teil werden neue, europaweite Regelungen dafür sorgen, dass der Einsatz digitaler Lösungen nahezu alternativlos ist.

Die schlechte Nachricht: Viele mittelständische Unternehmen sind bis dato mit der Digitalisierung im Bürobereich noch nicht so recht vorangekommen. Gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) nutzt eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen.

Runter von der Insel

Zahlreiche Mittelständler verwenden bislang digitale Insellösungen für einzelne Bereiche. Knapp die Hälfte (49 Prozent) setzt bereits eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung ein, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Nur in 27 Prozent der Unternehmen kommt eine solche Software in der Personalabteilung zum Einsatz und erst 17 Prozent der Unternehmen setzen in der Logistik darauf.

Im Vergleich zu den deutschen Großunternehmen ist der Mittelstand damit bereits massiv in Rückstand geraten: Eine unternehmensweite digitale Dokumentenverwaltung setzen aktuell nur 11 Prozent der mittleren Betriebe ein, bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent.

Natürlich muss nicht jeder Mittelständler sämtliche Prozesse digitalisieren. Und selbstverständlich ist es auch eine finanzielle Herausforderung, solche strategischen Entscheidungen umzusetzen. Noch immer haben es Konzerne im Regelfall weitaus leichter, sich bei den Banken Geld für Investitionen zu beschaffen.

Längst nicht jedes KMU kann hier aus dem Vollen schöpfen. Zudem wird in vielen Unternehmen auch traditionell vorsichtiger investiert. Was nicht an Geld vorhanden ist, kann nicht ausgegeben werden lautet vielfach die – durchaus nicht kurzsichtige – Devise.

Entscheidungsträger

Die Untersuchung von Bitkom zeigt aber auch, dass im Mittelstand häufig der Geschäftsführer oder der Inhaber über IT-Investitionen entscheidet. In 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen ist das so. Nicht einmal jeder zweite Chef (45 Prozent) bindet dabei den IT-Verantwortlichen mit ein und nur in jedem achten Betrieb (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen bei der Entscheidung mitwirken.

In den deutschen Großunternehmen sieht das deutlich anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.

Das soll keineswegs heißen, dass Geschäftsführer in Sachen IT häufig falsche Entscheidungen treffen. Wird im Mittelstand eine Ausweitung digitaler Lösungen beschlossen, geschieht das meist aufgrund sehr konkreter Anliegen: Fast immer spielt hier die IT- und Datensicherheit (92 Prozent) eine wichtige Rolle. Connectivity – also die Integration der Systeme in bestehende Anwendungen – ist für 86 Prozent ausschlaggebend, die Usability (Nutzerfreundlichkeit) soll sich in 81 Prozent der Firmen bessern.

Umstellung auf digitale Prozesse forcieren

Deutlich wird: Der Mittelstand handelt hier meist wesentlich vorsichtiger als die Konzerne. Das ist zwar nachvollziehbar. Trotzdem sollten Firmen solch wichtige, strategische Investitionen nicht zu weit in die Zukunft verschieben. Spätestens mit der vollen Wirksamkeit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) drohen schon bald Strafen, wenn zu lange nicht gehandelt wird.

Auch der Wettbewerb und die Zusammenarbeit mit großen Unternehmen erfordern Tatendrang. Denn eins ist sicher: An digitalen Workflows führt für KMU kein Weg mehr vorbei. Wie aber lässt sich die Umstellung von analoge auf digitale Prozesse vorantreiben?

Wer hier keine übereilte Bauchentscheidung treffen will, sollte den Lösungsmarkt sondieren und hier eine Vorauswahl treffen. Alternativ oder zusätzlich können hier IT-Beratungsunternehmen und Systemhäuser unterstützen. Sie sprechen Empfehlungen aus und erstellen individuelle Kostenvoranschläge.

Bei der Produktvorauswahl lohnt sich ein Blick auf den KYOCERA Workflow Manager. Er automatisiert Abläufe, erlaubt gleichzeitiges Arbeiten und macht Vorgänge nachvollziehbar – und damit kontrollierbar. Trotz der hohen Standardisierung ist der KYOCERA Workflow Manager flexibel skalierbar und passt sich ohne aufwändiges Customizing ganz unterschiedlichen Prozessen und Anforderungen an.

Die Software ist modular aufgebaut und ermöglicht es somit ohne aufwändiges Customizing geschäftskritische Prozesse in Einkauf, Buchhaltung, Vertrieb oder Personal zu digitalisieren. Wie dies genau funktioniert, lesen Sie in unserem E-Book „Dokumentenmanagement trifft KMU“.