BIT­KOM-Stu­die: Unge­nutzte ECM-Poten­ziale im Mittelstand

20. Mai 2016
Der digi­tale Wan­del stellt viele Unter­neh­men vor enorme Her­aus­for­de­run­gen. Wo große Unter­neh­men mit­hilfe von ganz­heit­li­chen Kon­zep­ten wie dem Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM) ihre Arbeits­ab­läufe rund um Doku­men­ten­pro­zesse schon ange­passt haben, hin­ken klei­nere und mitt­lere Unter­neh­men noch hin­ter­her. Zu die­sem Ergeb­nis kommt die aktu­elle Stu­die „ECM im Mittelstand“des Bun­des­ver­bands Infor­ma­ti­ons­wirt­schaft, Tele­kom­mu­ni­ka­tion und neue Medien (BITKOM).

Klei­nere und mitt­lere Unter­neh­men tun sich mit ECM schwer. Auch wenn der Mit­tel­stand mit die­ser Stra­te­gie vor allem das Doku­men­ten­ma­nage­ment als Kern­be­reich ver­bin­det, sind auch pro­zess- und kol­la­bo­ra­ti­ons­be­zo­gene The­men im ECM ver­an­kert. Kon­kret dreht es sich um die effi­zi­ente digi­tale Erfas­sung, Ver­wal­tung, Spei­che­rung, Auf­be­wah­rung und Bereit­stel­lung von Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen – und zwar unter­neh­mens­weit und unab­hän­gig vom Aufbewahrungsort.

Ein kom­ple­xes Thema

Viele Mit­tel­ständ­ler betrach­ten die wirt­schaft­li­che Not­wen­dig­keit von IT-Inves­ti­tio­nen nach wie vor mit kri­ti­schen Augen: Laut der BIT­KOM-Stu­die betra­gen die durch­schnitt­li­chen Kos­ten eines ECM-Arbeits­plat­zes ohne Hard­ware-Aus­stat­tung ca. 1.095 Euro. Zu die­sen Anschaf­fungs­kos­ten kom­men jähr­lich wei­tere Aus­ga­ben von ca. 212 Euro für Betriebs­dienst­leis­tun­gen. Beson­ders Mit­ar­bei­ter in klei­ne­ren mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men kom­men außer­dem nur schwer mit den vie­len eng­li­schen Fach­be­grif­fen zurecht, die in der Markt­kom­mu­ni­ka­tion ver­wen­det wer­den. Die Begriffe sind oft schlicht­weg zu unbe­kannt, als dass Mit­ar­bei­ter etwas damit anfan­gen kön­nen. Trotz­dem geht aus der Stu­die her­vor, dass die Ver­wen­dung von ECM-Soft­ware das Ver­ständ­nis der Fach­be­griffe deut­lich ver­bes­sert – und zwar sowohl das der eng­li­schen als auch das der deutschen.

Ein Drit­tel der befrag­ten 800 mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men benut­zen Stan­dard-Soft­ware für die Auf­ga­ben des ECM. Dar­un­ter fal­len mit 60 Pro­zent mehr als die Hälfte der grö­ße­ren Mit­tel­ständ­ler. Da aller­dings ECM-Lösun­gen im Schnitt nur von 30,7 Mit­ar­bei­tern tat­säch­lich ver­wen­det wer­den und zum Groß­teil nicht unter­neh­mens­weit genutzt wer­den, sind die vol­len Mög­lich­kei­ten längst nicht ausgeschöpft.

ECM für Mit­tel­ständ­ler: Poten­zial nutzen

Nichts­des­to­trotz sind sich mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men auch der Poten­ziale bewusst, die ECM-Lösun­gen mit sich brin­gen: Inhalte und Infor­ma­tio­nen wer­den effi­zi­en­ter erfasst, ver­wal­tet, gespei­chert und bereit­ge­stellt. Diese auto­ma­ti­sier­ten Arbeits­ab­läufe sind lang­fris­tig nicht nur mit weni­ger Zeit- und Arbeits­auf­wand ver­bun­den, son­dern auch mit gerin­ge­ren Kosten.

So wol­len 19 Pro­zent der Unter­neh­men ohne Erfah­rung mit ECM in ent­spre­chende Soft­ware-Lösun­gen inves­tie­ren. Die wich­tigs­ten Antriebs­fe­dern sind dabei der Trend zur elek­tro­ni­schen Akte, die Mög­lich­keit zum elek­tro­ni­schen Akten­aus­tausch, die zuneh­mende Mobi­li­tät durch orts­un­ab­hän­gige Zugriffe auf Infor­ma­tio­nen sowie die stär­kere kon­text­ba­sierte Benut­zer­füh­rung. Erwar­tet wer­den in die­sem Zusam­men­hang von der ECM-Soft­ware ein gutes Preis-/Leis­tungs­ver­hält­nis, nied­rige Betriebs­kos­ten, Bedie­ner­freund­lich­keit und Flexibilität.

Dass ECM für Mit­tel­ständ­ler ein durch­aus wich­ti­ges Thema ist, ver­deut­li­chen die 90 Pro­zent der Befrag­ten, die durch ECM in ihren Unter­neh­men eine Effi­zi­enz­stei­ge­rung in doku­men­ten­be­zo­ge­nen Pro­zes­sen bezeu­gen. 75 Pro­zent stel­len auch eine Ver­bes­se­rung der Daten- und Rechts­si­cher­heit im Umgang mit den Doku­men­ten fest. Aus­sa­ge­kräf­tige Zahlen!

Der Digi­ta­li­sie­rung opti­mal begegnen

ECM-Sys­teme über­zeu­gen durch ihr brei­tes Leis­tungs­spek­trum. Weil es für mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men oft ein­fa­cher ist, vor­han­dene Struk­tu­ren anzu­pas­sen, statt indi­vi­du­elle Lösun­gen zu imple­men­tie­ren, bie­tet KYOCERA eine umfas­sende Bera­tung an. Die KYOCERA Poten­zi­al­ana­lyse unter­sucht und ana­ly­siert bei­spiels­weise den Ist-Zustand der bestehen­den Geschäfts­pro­zesse, um aus­ge­machte Poten­ziale mit einer indi­vi­du­el­len Mus­ter­lö­sung für Ihr Unter­neh­men zu fin­den und umzu­set­zen. Denn um wett­be­werbs­fä­hig zu blei­ben, wer­den mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men in Zukunft ver­mehrt auf digi­tale Auf­hol­jagd gehen müs­sen – am bes­ten opti­mal vor­be­rei­tet durch den Ein­satz von KYOCERA-ECM-Produkten.