Digitale Geschäftsprozesse: So lautete das Ziel von Westfalia Wärmetechnik. Mit Hilfe des KYOCERA Workflow Managers hat das mittelständische Unternehmen auf das elektronische Dokumentenmanagement umgestellt. Wie man dabei vorgegangen ist und welche Vorteile man erzielte zeigt unsere Videoreportage.

Bei der Einführung von digitalen Geschäftsprozessen besteht gerade im Mittelstand noch Luft nach oben. Zu diesem Schluss kommt die Studie von Future of Work von IDC. Das Marktforschungsinstitut empfiehlt Unternehmen daher bei den Büroprozessen zu starten. Diesen Ratschlag hat die Westfalia Wärmetechnik in Rödinghausen beherzigt: Der Spezialist für Energie- und Anlagentechnik hat mit Hilfe des KYOCERA Workflow Managers ein Gros seiner Dokumente digitalisiert – das Ziel ist es, möglichst papierarm zu arbeiten, wie Geschäftsführer Björn Kracht erzählt.

Westfalia Wärmetechnik hat lange nach einer Lösung gesucht, um die papierbasierten auf digitale Geschäftsprozesse umzustellen. Doch die meisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) waren entweder sehr sperrig und dementsprechend teuer in der Anschaffung oder hätten eine lange Implementierungsphase nach sich gezogen. Aus diesen Gründen entschied sich Björn Kracht und sein Team letztendlich für den KYOCERA Workflow Manager. Dank der bedarfsgerechten und schnellen Implementierung ging die Umstellung schnell von statten. Dadurch erzielte Westfalia Wärmetechnik gleich mehrere Verbesserungen.

Björn Kracht: „Können KYOCERA Workflow Manager weiterempfehlen“

Mit Hilfe der KYOCERA DMS-Lösung hat man vor allem die Dokumentenablage optimiert: So verbringen deutschen Büroangestellte im Schnitt zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen. Diese wird vor allem dadurch erschwert, dass finden wenn das Dokument falsch abgelegt oder versehentlich verschoben wurde. Durch die Einführung von digitalen Geschäftsprozessen konnte Westfalia Wärmetechnik diese Suchzeiten deutlich verringern. Die Mitarbeiter finden die benötigten Informationen zu einem Kunden oder einem Projekt binnen weniger Sekunden. Das freut auch die Kunden: So können Anfragen deutlich schneller beantwortet bzw. bearbeitet werden als zuvor.

Mehr Zeit für umsatzbringende Aufgaben

Binnen weniger Sekunden stehen die relevanten Dokumente den jeweiligen Kollegen zur Verfügung und können bearbeitet werden. So gehen Informationen nicht verloren oder gehen in Falle von Abwesenheiten auf dem Schreibtisch unter. Da zudem wird von Anfang bis Ende der gesamte Prozess dokumentiert wird, werden auch rechtlichen Anforderungen genüge getan.

Abläufe sind deutlich transparenter

„Wir sind mit dem KYOCERA Workflow Manager sehr zufrieden und können diesen auf jeden Fall weiterempfehlen“, fasst Björn Kracht zusammen. „Wir erledigen viele alltägliche Aufgaben wesentlich schneller und effizienter als zuvor. So können wir uns besser auf Umsatz bringende Aufgaben fokussieren.“

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