Die Mehrheit der deutschen Büroangestellten sieht bei der Dokumentenablage in ihrem Unternehmen dringenden Verbesserungsbedarf. Dies ist ein Ergebnis der KYOCERA-Studie „Dokumente gesucht … gefunden“. Ein wesentlicher Punkt für die Unzufriedenheit ist die fehlende Einheitlichkeit bei der Dokumentenablage. Wir verraten Ihnen, wie Sie Ordnung schaffen.

Das Problem kennt fast jeder Mitarbeiter in der Verwaltung bzw. Buchhaltung: Ein Geschäftspartner erinnert an die Zahlung einer Rechnung. Weil es sich nicht um einen ganz geringen Betrag handelt, können Sie sich jedoch sehr gut daran erinnern, den Rechnungsbetrag längst angewiesen zu haben. Nur: Wo befindet sich der Nachweis? Wer hat den Fall bearbeitet und kann den Sachverhalt jetzt schnell klären?

Mitarbeiter auf Dokumentensuche

Mit der Ablage und der Suche nach abgelegten Dokumenten beschäftigen sich die Mitarbeiter in deutschen Unternehmen tagtäglich – und zwar ausgiebig: Laut der aktuellen Untersuchung von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions verbringen deutsche Büroangestellte im Mittel mit administrativen Tätigkeiten rund zwei Stunden. Dort, wo besonders viel papierbasiert gearbeitet wird – wie etwa in der Buchhaltung –, sind es im Mittel sogar enorme 168 Minuten pro Tag, die jeder Mitarbeiter mit Ablagearbeiten verbringt.

Gerade in mittelständischen Unternehmen besteht daher dringender Handlungsbedarf. Ein wesentlicher Punkt, die Dokumentenablage zu optimieren, ist deren Vereinheitlichung! Seien Sie ehrlich: Kennen Sie die Regeln, nach denen in Ihrem Unternehmen Dokumente abgelegt werden? Wissen Sie, wann welche Unterlagen gelöscht werden dürfen bzw. müssen? Falls Sie die Antworten nicht kennen, geht es Ihnen wie den meisten. Der Grund ist: Einheitliche Regeln bei der Dokumentenablage existieren nicht.

Gesucht: Wege zur einheitlichen Dokumentenablage

In den meisten mittelständischen Unternehmen werden Dokumente elektronisch in Ordnern auf dem Server abgelegt. Diese sind oft chaotisch strukturiert. So kommen mit den Geschäftsjahren nicht nur immer mehr Daten hinzu: Auch weil oft jeder Mitarbeiter sein eigenes Ablagesystem besitzt, nimmt der Wildwuchs weiter zu.

Die Folge: Auch für die Mitarbeiter ist es fast unmöglich, den Durchblick zu behalten. Machen Sie direkt den Test und werfen Sie mal einen Blick auf den Schreibtisch des Kollegen gegenüber: Wissen Sie, wie er bzw. sie wichtige Unterlagen ablegt? Würden Sie bei der Abwesenheit des Kollegen direkt wissen, wo er/sie die Belege zum Projekt auf dem Server gespeichert hat? Die Frage ist daher: Wie lässt sich Ordnung schaffen? Die Antwort ist einfach: mit klaren Regeln.

Dokumentenmanagement schafft Transparenz

Das Gute ist, dass sich diese einheitlichen Regeln sehr leicht herstellen lassen. So lassen sich mittels moderner Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) wie dem KYOCERA Workflow Manager Dokumentenabläufe sehr schnell digitalisieren. Im Arbeitsalltag schafft dies deutlich mehr Transparenz. Zudem sorgt es dafür, dass Arbeitsschritte automatisiert werden können. Es muss dann beispielsweise niemand mehr daran denken, das Dokument mit der beglichenen Rechnung in einem bestimmten Ordner abzulegen, weil dieser Schritt klar definiert ist und ganz von selbst erfolgt. Auch Löschfristen werden somit automatisch eingehalten.

Da mit einer modernen DMS-Lösung üblicherweise auch eine automatische Texterkennung einhergeht, können alle digital abgelegten Dokumente in Sekundenschnelle durchsucht und aufgefunden werden. Dabei lässt sich natürlich auch festlegen, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen darf. Auf diese Weise ist ebenfalls nachvollziehbar, wer einen Vorgang aktuell bearbeitet.

Endlich Frieden im Papierkrieg

Natürlich ist es auch heute noch je nach Branche nicht ohne weiteres möglich, alle Verwaltungsaufgaben vollständig digital abzuwickeln. Dieser Evolutionsschritt lässt sich meist nicht erzwingen. Dennoch agieren viele Unternehmen unnötig zurückhaltend: Auch dann, wenn bestimmte Kunden auf der Papierrechnung bestehen oder etwa Frachtpapiere noch immer nur als klassischer Papierausdruck ankommen, könnten viele Arbeitsschritte digital abgewickelt werden. Hierbei unterstützen DMS-Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager – Ordnung schaffen ist damit genauso einfach wie Ordnung halten.

Die Ergebnisse der KYOCERA-Studie gibt es hier zum Download.