Insbesondere in der dokumentenintensiven Logistik-Branche sind die Potenziale groß, mittels Dokumentenmanagement (DMS) Prozesse zu automatisieren. Doch mit welchen Herausforderungen und Hürden haben Unternehmen bei der Digitalisierung zu kämpfen und welche Verbesserungen lassen sich erzielen? Wir sprachen darüber mit Paul Koch, Geschäftsführer der CDS Service GmbH. Für ihn sei die Integration einer DMS-Lösung schnell umsetzbar und ihr Einsatz zwingend notwendig.

smart: Das Thema Digitalisierung ist längst auch in der Logistikbranche angekommen. Vor welchen Herausforderungen stehen die Unternehmen hier allgemein?

Koch: Grundsätzlich fallen in vielen Bereichen der Logistik auch heute noch Papierberge an, die sich nicht einfach durch digitale Lösungen ersetzen lassen. Lieferscheine und Lieferpapiere erreichen uns im Regelfall in Papierform. Es wäre für uns kaum machbar, Lieferanten und Speditionen aus ganz Europa anzusprechen und ihnen mitzuteilen, dass wir künftig gerne alles in digitaler Form hätten. Das würde auch nur dann Sinn machen, wenn alles auf einheitlichen Schnittstellen und Standards basieren würde. Davon sind wir noch ein ganzes Stück weit entfernt.

smart: In welchen Bereichen trägt bei Ihnen der Einsatz digitaler Technologien dazu bei, dass Arbeitsabläufe einfacher und effizienter werden?

Koch: Die Digitalisierung beginnt bei uns bei der Anlieferung mit dem Wareneingang. Hier werden Papierdokumente gescannt und anschließend intern digital weiterbearbeitet. Unsere Fahrer erhalten Lieferpapiere und eine Ausarbeitung ihrer Routen kombiniert in digitaler Form und in Papierform. Bei der digitalen Ausarbeitung der Routen wird berücksichtigt, wo der LKW beispielsweise aufgrund seiner Höhe nicht durchfahren kann. Auch unsere Rechnungsprozesse und den logistischen Workflow bearbeiten wir seit geraumer Zeit digital. Das spart uns in den jeweiligen Bereichen täglich bis zu zwei Arbeitsstunden. Darüber hinaus nutzen wir ein digitales System zur Auftragsbearbeitung. Und das bereits seit 1999.

smart: Welche papiergebundenen Dokumente fallen im Logistikbereich heute noch kontinuierlich an?

Koch: Der wichtigste Punkt sind hier, wie schon gesagt, die Lieferscheine. Auch bei der Abholung von Ware fallen in unserem Fall Papierdokumente an, die nach Auftragsabschluss von uns gescannt und dann in digitaler Form aufbewahrt werden. Bei reinen Spediteuren, die ausschließlich eine Transportaufgabe durchführen, sieht das allerdings anders aus. Hier können anfallende Dokumente meist schon rein digital bearbeitet werden. Für den Verkehr außerhalb der EU müssen wir außerdem Zollpapiere und BAFA-Unterlagen (Anm.: BAFA = Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) in Papierform bearbeiten. Amtliche Dokumente für Lieferungen innerhalb der EU liegen hingegen digital vor. Das erleichtert die Arbeit.

smart: Ließe sich die Anzahl der heute anfallenden Papierdokumente Ihrer Erfahrung nach einfach reduzieren?

Koch: Leider nein. Beispielsweise bei Zolldokumenten sind ja komplexe Vereinbarungen nötig, die EU-weit gelten und auch mit Staaten außerhalb der EU verhandelt werden müssen. Hier mangelt es weitgehend noch an einheitlichen Schnittstellen, so dass wir hier nicht mit schnellen Veränderungen rechnen. Dort, wo wir als Unternehmen selbst auf Vereinfachungen Einfluss nehmen können, also beispielsweise bei der Zusammenarbeit mit wichtigen Geschäftspartnern, treiben wir digitale Prozesse voran. Auch unsere LKW-Fahrer erhalten ausgedruckte Lieferpapiere mit auf den Weg, was bisher zumindest nicht anders geht. Denn als Spezialist liefern wir nicht nur Pakete von A nach B, was bei Ankunft digital signiert werden könnte. Unsere Kunden erhalten bei Anlieferung einen mehrseitigen Leihvertrag, der natürlich auch lesbar sein muss. Aus unserer Sicht wäre es wenig transparent, wenn der Kunde einen solchen Vertrag rein digital ausgehändigt bekäme und unterzeichnen müsste. Hinzu kommt: Was wäre, wenn das Dokument auf einem digitalen Gerät plötzlich wegen eines Defekts nicht verfügbar ist? Hier ist eine Art analoges Backup quasi unvermeidlich. Nicht zuletzt stellt sich auch die Frage der Revisionssicherheit, die aus unserer Sicht bei einer rein digitalen Bearbeitung nicht gewährleistet wäre.

smart: Kann ein modernes Dokumentenmanagement dazu beitragen, dass Logistikunternehmen effizienter werden, sich Arbeitsabläufe verbessern?

Koch: Ein digitales Dokumentenmanagement verbessert die Arbeitsabläufe unserer Erfahrung nach definitiv. Ich würde fast sagen: Es ist heute zwingend notwendig! Ich denke, dass sich jedes moderne Logistikunternehmen mit diesem Punkt beschäftigen muss. Ein ganz zentraler Punkt ist dabei die Frage: Wo scannen wir? Sprich: An welchen Stellen setzen wir darauf, dass Papierdokumente digitalisiert werden? Damit einher geht die zweite zentrale Frage: Wo drucken wir? Sprich: Wo ist ein Papierausdruck von digitalen Dokumenten sinnvoll oder unvermeidlich? Wir haben diese Punkte jedenfalls genau betrachtet und dann auch Prozessänderungen umgesetzt. Wir routen heute einen Auftrag durchgängig in digitaler Form. Unsere Geschäftspartner erhalten unsere AGBs und Leihbedingungen in digitaler Fassung. Erst am Warenausgang, wenn ein Auftrag zur Lieferung an den Kunden versandfertig gemacht wird, drucken wir einen Lieferschein aus.

smart: Jede technische Neuerung lässt sich nur dann umsetzen, wenn sie von den Mitarbeitern mitgetragen wird. Gab/gibt es in Ihrem Unternehmen für die Kollegen Schulungen oder andere Informationen?

Koch: Ganz klar. Wenn man neue technische Lösungen umsetzen will, muss man die Menschen mitnehmen. Sie müssen also Informationen erhalten, wie etwas funktioniert, und sollen möglichst auch verstehen, warum wir einen bestimmten Arbeitsablauf verändern. Zum Glück sind wir aber ein IT-affines Unternehmen, bei dem die meisten Mitarbeiter täglich sehen, dass ihre Arbeit durch technische Lösungen erleichtert wird. Das führt dazu, dass wir heute an einem Tag mehr Volumen bewegen können als früher. Um unsere Mitarbeiter an neue Lösungen heranzuführen, setzen wir auf modular aufgebaute Prozesse im Haus.

Paul Koch ist Geschäftsführer der 1993 gegründete Unternehmen CDS Service GmbH ist ein Technologiedienstleister, der den Brückenschlag zwischen Logistik und IT-Service beherrscht und seinen Kunden in diesem Bereich maßgeschneiderte Lösungen anbietet. Im Auftrag namhafter Hersteller, darunter seit fast zwei Jahrzehnten auch KYOCERA, wickelt CDS den sogenannten Demogeräte-Service ab. Das Unternehmen beschäftigt an zwei Standorten in Lage (Ostwestfalen) und Böblingen rund 100 Mitarbeiter.

Paul Koch ist Geschäftsführer der 1993 gegründete Unternehmen CDS Service GmbH ist ein Technologiedienstleister, der den Brückenschlag zwischen Logistik und IT-Service beherrscht und seinen Kunden in diesem Bereich maßgeschneiderte Lösungen anbietet. Im Auftrag namhafter Hersteller, darunter seit fast zwei Jahrzehnten auch KYOCERA, wickelt CDS den sogenannten Demogeräte-Service ab. Das Unternehmen beschäftigt an zwei Standorten in Lage (Ostwestfalen) und Böblingen rund 100 Mitarbeiter.