Für eine optimale SAP-Anbindung und verbesserte Workflows wollte die SCHOTT AG digitale Geschäftsprozesse etablieren. Wie man dabei vorgegangen ist und welche Rolle die Print&Follow-Lösung KYOCERA Net Manager dabei spielte, zeigt unsere Case Study.  

Die SCHOTT AG ist ein international agierender Technologiekonzern und Experte auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik. Das Unternehmen beschäftigt über 15.000 Mitarbeiter in 35 Ländern, 5.200 davon in Deutschland. Um international wettbewerbsfähig zu bleiben, wollte die SCHOTT AG die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse weiter vorantreiben. Bisher setzte das Unternehmen in einigen dokumentenrelevanten Prozessen noch auf konventionelle Wege. Während bestimmte Abläufe vorrangig auf Papier erledigt wurden, nutzte SCHOTT zudem SAP-Lösungen.

Diese parallelen Informationswege hatten einen entscheidenden Nachteil: Um die beiden Informationsflüsse zusammenzubringen, war ein hoher zeitlicher Aufwand erforderlich. Angesichts stetiger Expansion und um das Unternehmen für zukünftige Aufgaben optimal aufzustellen, entschied man sich, ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen. Somit wollte man zugleich den gestiegenen gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenverwarltung gerecht werden.

Flexibel durch digitale Geschäftsprozesse

Dazu suchte man eine Lösung, die sich nahtlos in die vorhandene SAP-Lösung integrieren lässt. Überdies sollten die Geschäftsprozesse flexibel gestaltet werden, um auch etwaige zukünftige Anforderungen abzudecken. Entscheidend war die übergreifende Optimierung der einzelnen Informationswege, um einen schnelleren und leichteren Zugang zu den verschiedenen Dokumenten für alle relevanten Mitarbeiter zu gewährleisten und deren Arbeit optimal zu unterstütze: Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen in Papierform erreichen,
sollten mithilfe der neuen Lösung effektiv und schnell in den digitalen Gesamtprozess eingegliedert werden.

Dadurch wollte die SCHOTT AG erreichen, dass alle wichtigen Geschäftsprozesse optimal ineinandergreifen: Bestellungen etwa, die auf Papier eingingen, sollten schnellstmöglich in allen wesentlichen Abteilungen wie der Logistik oder der Buchhaltung verfügbar sein. Zudem sollten die unterschiedlichen Abteilungen die jeweiligen Dokumente bearbeiten und beispielsweise Vermerke für die nachfolgenden Prozessschritte einfügen können. Im Idealfall sollte so eine Bestellung beispielsweise nicht mehr nacheinander abgearbeitet, sondern gleichzeitig fakturiert und verladen werden können.

Nach einer genauen Erhebung der Anforderungen stand schnell fest, dass der KYOCERA Net Manager in Verbindung mit den KYOCERA-Multifunktionsgeräten die optimale Lösung für diese Anforderungen ist. Dank der integrierten Print&Follow-Funktion lässt sich die Sicherheit von sensiblen Unterlagen erhöhen: Dokumente werden dazu zentral auf einem Server gespeichert und können dann – gesichert durch einen Login – von verschiedenen Ausgabegeräten abgerufen werden. Anwender haben nach der Anmeldung per Web-Browser flexiblen Zugriff auf ihren Nutzer-Account und ihre jeweiligen Druckjobs. Das gleiche gilt natürlich auch für die Bedienung des MFP: Hier trägt eine übersichtliche Nutzerführung dazu bei, dass sich Geschäftsunterlagen schnell drucken bzw. digitalisieren lassen.

Die Lösung: KYOCERA Net Manager

Die Vorteile liegen auf der Hand: Mitarbeiter müssen ein papiernes Dokument nur einmal in die Hand nehmen. So kann beispielsweise in der Buchhaltung beim Scan des Lieferscheins eines Wareneingangs mit wenigen Handgriffen der nachgelagerte Prozess ausgelöst werden. Mit dem Druck auf eine Schaltfläche wird das Papierdokument direkt ins CRM überführt. Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) liest die Lösung relevante Informationen aus. Es wird praktisch ein automatisches Tagging durchgeführt. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten oder Dokumentenarten und beschleunigt deren Bearbeitung. Durch eine Datenbankabfrage im CRM kann es zudem nicht mehr zu einer Fehlzuordnung von Dokumenten kommen.

 

Über die Nutzeroberfläche des KYOCERA Net Managers können die Schott-Mitarbeiter problemlos Scannen, Drucken und Kopieren

Das Ergebnis: Schnellere Dokumentenverwaltung

Die Implementierung des KYOCERA Net Managers an den diversen Standorten der SCHOTT AG – unter anderem Mainz, Landshut und Müllheim – funktionierte schnell und reibungslos. Der KYOCERA-Partner CANCOM lieferte die vorkonfigurierten Systeme direkt zum jeweiligen Standort. Kurzschulungen für die Mitarbeiter trugen dazu bei, dass die Mitarbeiter die Systeme in Verbindung mit der KYOCERA-Lösung optimal nutzen können. Per Dienstausweis ist es nun möglich, sich am verfügbaren Multifunktionssystem zu authentifizieren und so auf alle relevanten Funktionen zuzugreifen. Die eigene Reisekostenabrechnung lässt sich auf diesem Weg ebenso schnell digitalisieren und für alle relevanten Abteilungen verfügbar machen wie Lieferscheine, die automatisch ins SAP eingespeist werden.

Durch die Funktion „Sicheres Drucken“, die Datenverschlüsselung sowie die Follow-me-Funktion durch die die Dokumentenausgabe am MFP erst nach Authentifizierung erfolgt, ist die Integrität aller sensiblen Daten stets gewährleistet. Durch das digitale Archivieren erübrigt sich zudem das zeitaufwändige Suchen von Dokumenten in unterschiedlichen Ablagesystemen. Seit ihrer Einführung arbeitet die Lösung zuverlässig und sorgt für einen noch reibungsloseren Ablauf der dokumentenbasieren Prozesse bei der SCHOTT AG. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für unternehmensrelevante Aufgaben.

Entsprechend zufrieden ist man bei SCHOTT mit dem Projekt: „Wir konnten den Zeitaufwand bei der Digitalisierung und der Ablage von Dokumenten erheblich minimieren. Dokumente stehen zudem nun in allen relevanten Abteilungen zur Verfügung. Durch die Umsetzung des Projekts werden weniger überflüssige Ausdrucke erstellt. Das alles spart Zeit, Ressourcen und Geld“, fasst Michael Thüner, IT Location Manager Landshut, zusammen.

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