Unternehmen in Deutschland investieren verstärkt in digitale Workflows: Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle IDC-Studie „Print- und Dokumentenmanagement in Deutschland 2019“. Schnellere Abläufe, Kostensenkungen und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sind dabei die wichtigsten Treiber für die Automatisierung von Dokumentenprozessen. Allerdings ist die Einführung von digitalen Workflows nicht immer einfach. Wir verraten, wie es dennoch gelingt, Papier einen Korb zu geben.

Wie weit sind deutsche Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse? Diese Frage stellte das Marktforschungsinstitut IDC 200 Unternehmen und Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern quer durch alle Branchen. Die Ergebnisse verdeutlichen: Der digitale Wandel ist in der Wirtschaft angekommen und geht zügig voran. Branchenübergreifend wurde bereits begonnen, Workflows und Prozesse zu digitalisieren.

Der Verbreitungsgrad von Print- und Dokumentenmanagement-Lösungen ist in den vergangenen zwei Jahren deutlich gestiegen: Kostensenkungen, Prozessoptimierung und die Reduktion des Druckvolumens sind die primären Ziele, die Entscheider mit der Umstellung auf digitale Workflows erreichen möchten. IDC kommt daher zu dem Schluss, dass reine Papierprozesse immer mehr aus den Büros verschwinden werden.

Digitale Workflows vor allem in der Kundenbeziehung erwünscht

Vor allem kundennahe Prozesse sind ein wesentlicher Treiber für die Einführung digitaler Workflows. Gemeint sind damit Prozesse, die mit der Auftragserfassung, der Bestellabwicklung, dem Marketing oder der Kundenbetreuung zusammenhängen. Für die Marktanalysten von IDC liegt das auf der Hand: Der Kunde selbst werde zunehmend digitaler – und somit auch die Kommunikation mit ihm.

Nicht zuletzt kommen immer häufiger digitale Plattformen zum Einsatz, mit denen neue Kunden gewonnen und bestehende Kundenbeziehungen gepflegt werden. Man könnte auch sagen: Immer mehr Kunden mögen es digital. Darüber hinaus bieten Unternehmen ihre Produkte und Leistungen verstärkt über Online-Kanäle an. IDC sieht hier das Print- und Dokumentenmanagement als wesentlichen Treiber, um entsprechende Workflows neu aufzusetzen.

Hier besteht aber auch noch Luft nach oben: Zwar sind die grundlegenden Abläufe wie die allgemeine Bürokommunikation, die Rechnungsverarbeitung oder der Auftragseingang häufig bereits digitalisiert  – die Umsetzung von digitalen Workflows in anderen Bereichen ist hingegen noch nicht so weit vorangeschritten. Die Organisationen haben noch viele Möglichkeiten, ihre Prozesse und Workflows zu digitalisieren. Stellt sich also eigentlich nur noch eine Frage: Wie gelingt der Umzug ins digitale bzw. papierlose Büro?

In kleinen Schritten zu digitalen Workflows

Wichtig ist, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in kleinen Schritten voran zu treiben: Gerade kleine und mittlere Unternehmen, in denen der digitale Wandel meist neben dem Tagesgeschäft mitgemacht werden muss, riskieren so nicht in zu vielen Nebenbaustellen unterzugehen. Zugleich schafft man auf diese Weise sanft und ohne Verwerfungen einen Best Practice. Einzelne Abteilungen kommen langsam mit digitalen Dokumenten in Berührung. Berührungsängste werden abgebaut und sukzessive lassen sich dann weitere Abteilungen oder Prozesse digitalisieren.

Hier gilt es auch, Anforderungen der Mitarbeiter einzubeziehen. Ein wesentlicher Faktor, den Unternehmen in ihre Überlegungen einbeziehen sollten, ist das Thema mobiles Arbeiten. Die IDC-Studie zeigt deutlich, dass der Stellenwert von mobilen Druck- und Dokumentenmanagement-Lösungen zunimmt und der Anteil der mobil arbeitenden Mitarbeiter in den kommenden Jahren weiter steigen wird. Durch den Einsatz mobiler Druck- und Scanlösungen können die Transformation des Büros sowie die Zusammenarbeit in den Unternehmen weiter vorangetrieben werden. Ein durchgängig digitaler Prozess wird zudem essentiell, da mobile Endgeräte zu leistungsstarken Instrumenten für die Dateneingabe und -bearbeitung werden. Dies macht die Bereitstellung von umfassenden mobilen Funktionalitäten in jedem Unternehmen erforderlich.

Vorhandene Dokumentenprozesse ins Visier nehmen

Am Anfang sollte daher eine Optimierung der bereits vorhandenen Papierprozesse stehen, um eine spätere Überführung in einen digitalen Prozess reibungslos umsetzen zu können. Stellen Sie dazu Anwendern die notwendigen Tools – insbesondere Dokumentenmanagement-, Enterprise- Content-Management- und Collaboration-Lösungen – zur Verfügung, die ihnen ein medienbruchfreies digitales Arbeiten ermöglichen. So können Tätigkeiten, aber auch Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und automatisierter erledigt werden.

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