Das Aufbrechen alter Strukturen wird von den meisten IT- und Unternehmensentscheidern in der DACH-Region als größtes Hindernis bei der Digitalisierung gesehen. Dies hat eine Umfrage von IDC im Auftrag von Kyocera Document Solutions ergeben.

Die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten gehört in den meisten Unternehmen zum Tagesgeschäft. So geben 66 Prozent der Unternehmensverantwortlichen in Deutschland, Österreich und der Schweiz an, dass die Automatisierung papierbasierter Geschäftsprozesse die Grundlage für die digitale Transformation des gesamten Unternehmens sei. Dies geht aus der Studie „Digitales Arbeiten“ hervor, die das Marktforschungsinstitut IDC exklusiv für Kyocera Document Solutions durchgeführt hat. 250 IT- und Unternehmensentscheider in Deutschland, Österreich und der Schweiz wurden darin von den Marktforschern befragt.

Digitalisierung der Geschäftsprozesse genießt Priorität

Die Mehrheit aller Unternehmen hat laut Studie damit begonnen, Vertrags-, Rechnungs- und Bestellprozesse zu digitalisieren, oder plant dies zu tun. Doch es besteht nicht nur Einigkeit darüber, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen das zentrale Thema der IT im Jahr 2020 sein wird – auch bei der größten Herausforderung ist man sich einig. So nannte die Mehrheit der befragten Entscheider in allen drei Ländern das Aufbrechen alter Strukturen als größtes Hindernis, das es zu überwinden gilt.

Woran liegt das? Die Digitalisierung bestimmt seit mehreren Jahren die Agenda in den meisten Unternehmen. Müsste nicht längst ein Bewusstsein in den Köpfen der Mitarbeiter und Führungskräfte für den Wandel vorhanden sein? Nun ja, auch bei der Digitalisierung ist es wie mit den Neujahrsvorsätzen: Über neue Arbeitsweisen zu sprechen ist eine Sache, neue Arbeitsweisen einzuführen eine ganz andere.

So stellt der digitale Wandel vor allem traditionelle Unternehmen vor Herausforderungen: Viele Betriebe sind in den vergangenen Jahren gut mit hierarchischen Strukturen, Entscheidungen, die par ordre du mufti getroffen werden, sowie Kontrolle und Abteilungssilos gefahren. Diese Strukturen sind etabliert. Das Problem: Im digitalen Zeitalter sind andere Werte wichtig. Schnelligkeit, Agilität, Flexibilität, Teamarbeit und Innovationsfähigkeit sind gefragt, um sich dem Wettbewerb zu stellen. Deshalb steigt gerade der Druck auf ältere, traditionelle Unternehmen, sich organisatorisch zu wandeln.

Es geht darum, etablierte Strukturen zu verändern

Die Einstellungen und Gewohnheiten der Belegschaft zu verändern ist aber keine leichte Aufgabe. Ein Problem: Es gibt kein definiertes Ziel, an dem man sagt: „Geschafft, nun sind wir digital!“ Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Dieses Konzept ist für etablierte Unternehmen mit ihren Quartals- und Jahresplänen ungewohnt und trifft daher oft auf Skepsis.

Was also kann man tun? Zunächst einmal ist es wichtig, sich bei der Automatisierung von Dokumentenprozessen nicht nur auf den technologischen Aspekt einer IT-Lösung zu konzentrieren. Die Einführung von Dokumentenmanagementlösungen (DMS) zielt darauf ab, die Arbeitsgewohnheiten zu verändern. Das Aufbrechen alter Strukturen ist somit nicht nur die größte Herausforderung, sondern zugleich das Ziel!

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So räumen Sie Hindernisse bei der Digitalisierung aus

  1. Kommunizieren Sie bereits im Vorfeld die Vorteile und Ziele, die Sie mit der Einführung einer DMS-Lösung anstreben. Referenzen des Lösungsanbieters helfen, Abteilungsleiter oder Ihren Geschäftsführer zu überzeugen. So können Sie konkrete Ziele und Kennzahlen (KPIs) benennen. Zeigen Sie dabei nicht nur monetäre Ziele auf, sondern auch die Potenziale, die durch digitale Arbeitsweisen entstehen. Dies könnten zum Beispiel ein stärkerer Kundenfokus, schnellere Durchlaufzeiten oder verbesserte Liefergeschwindigkeiten sein.
  2. Binden Sie Mitarbeiter aus den betroffenen Abteilungen ein und vor allem: Nehmen Sie ihr Feedback ernst. Wenn die IT einfach nur eine Lösung zur Verfügung stellt, die eine Veränderung des Gewohnten mit sich bringt, kann dies Mitarbeiter und Kollegen schnell verschrecken. Schlimmer noch: Es kann sie gegen das Projekt und die von Ihnen favorisierte Lösung einnehmen. Kommunizieren Sie daher die Ziele eines Projekts transparent. Greifen Sie auf die Erfahrung von externen Beratern zurück, die bereits Erfahrung in anderen Unternehmen gesammelt haben.
  3. Zugleich ist es wichtig, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in der Zusammenarbeit festzulegen. Es gilt, begreifbar zu machen, was genau die Digitalisierung für den Arbeitsbereich der jeweiligen Mitarbeiter bedeutet. Unterstützung bei der Kommunikation der Innovationsziele können Sie zudem von der Kommunikationsabteilung bzw. Ihrem Marketing erhalten. Diese können die Einführung einer Software mit kreativen Mitarbeiteraktionen lancieren. Auf diese Weise ist die Einführung einer DMS-Lösung automatisch nicht nur ein IT-Projekt, sondern eines, das das gesamte Unternehmen verfolgt.

 

Case Study KYOCERA Workflow Manager

Wie die Einführung einer solchen Lösung gelingt, zeigt unser Praxisbeispiel vom Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster. Hier entschied man sich für den KYOCERA Workflow Manager. Dieser zeichnet sich durch eine hohe Skalierbarkeit sowie Anwenderfreundlichkeit aus. So war es möglich, digitale Geschäftsprozesse zunächst in der Buchhaltung umzusetzen. Hier band man direkt die Key-User ein, um auf diese Weise einen internen Case zu schaffen. Dieser half im Anschluss andere Abteilungen zu überzeugen:

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