Bei der Umsetzung digitaler Arbeitsweisen befindet sich ein ein Drittel der Unternehmen in der DACH-Region aktuell in der Evaluierungs- bzw. Planungs- und Pilotisierungsphase. Dies hat eine Studie von IDC und Kyocera ergeben. Damit die Implementierung von DMS- und ECM-Lösungen gelingt, gilt es sechs Regeln einzuhalten.

Unternehmen, die noch immer darauf setzen, Dokumente für geschäftskritische Prozesse wie Einkauf, Personal oder Buchhaltung analog zu verwalten, gehören heute zur Ausnahme. Dies zeigt eine gemeinsam von Kyocera und dem IT-Marktforschungsunternehmen IDC durchgeführte Umfrage unter IT-Entscheidern in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Ergebnis: Nur zwei Prozent der kleinen und mittelgroßen Unternehmen im deutschsprachigen Raum sind im Hinblick auf die Digitalisierung von dokumentenintensiven Prozessen noch untätig.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Erfolgreiche Implementierung von DMS-Lösungen in sechs Schritten

Allerdings digitalisiert nur ein Viertel der Unternehmen die eigenen dokumentenintensiven Prozesse umfassend. 36 Prozent der Firmen befinden sich in der Evaluierung, der Planung oder in der Umsetzung eines Pilot-Projekts. Bei 31 Prozent kam es bislang zumindest zu einer begrenzten Umsetzung. Damit die Umstellung von analoge Prozessen auf digitale Arbeitsweisen und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) gelingt, sollten sie folgende sechs Tipps beherzigen!

Regel 1: Klare Ziele, klare Verantwortung

42 Prozent der Unternehmen räumt ein, dass ihnen Wettbewerber, die frühzeitig auf Digitalisierung gesetzt haben, aus der eigenen Branche bereits voraus sind. Dies geht aus einer im Jahr 2019 durchgeführten Bitkom-Studie hervor. Gleichzeitig gaben jedoch nur 15 Prozent an, dass sie einen Digital-Verantwortlichen eingesetzt haben. Über eine zentrale unternehmensweite Digitalstrategie verfügt gerade einmal jedes dritte Unternehmen.

Die Folge: Digitalisierung geschieht im Mittelstand oft nebenbei. Doch wo konkrete Ziele fehlen und Verantwortung nicht definiert ist, sind die Voraussetzungen für eine effiziente Implementierung digitaler Arbeitsweisen nicht gegeben.

Regel 2: Mit Plan zum Piloten

Ziele sind auch die Voraussetzung für einen schlüssigen Plan zur Implementierung digitaler Prozesse. Er beruht auf einer Analyse betriebsinterner Ist-Prozesse wie dem monatlichen Rechnungseingang und den damit verbundenen Aufgaben. Aus der Abbildung solcher Workflows wird deutlich, welche Anforderungen an die Mitarbeiter gestellt werden und wo etwa Drucker und Scanner später beispielsweise mit dem DMS ineinandergreifen müssen.

Um die Analyse zu optimieren, sollten Mittelständler viele Beteiligte einbinden – von den Anwendern, über die Administratoren bis hin zu den IT-Verantwortlichen. In vielen Fällen lohnt es auch, auf externe Expertise zu setzen. So unterstützt beispielsweise KYOCERA Document Solutions Firmen dabei, Potenzialanalysen und Workflow-Optimierungen professionell zu planen.

Dort, wo laut Analyse die meisten Dokumente verarbeitet werden und der größte Digitalisierungsbedarf existiert, sollte zunächst ein Pilotprojekt ansetzen. Auf diese Weise umgehen Firmen zu hohe Investitionen.

Regel 3: Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen

Der Pilot beantwortet außerdem die Frage, ob das Optimierungskonzept praxistauglich und für andere Fachabteilungen geeignet ist. Die Antwort darauf geben maßgeblich die Mitarbeiter. Sie müssen daher frühzeitig in die Implementierung digitaler Arbeitsweisen einbezogen werden, damit das Projekt nicht an mangelnder Akzeptanz scheitert.

Einführungen, Schulungen und persönliche Gespräche sind Teil dieses Prozesses. Im Zuge einer Pilotierung ausgewählte Key-User können vorab im Umgang mit der neuen Software geschult werden. Damit tragen sie dazu bei, die DMS-Lösung an die Bedürfnisse der Abteilung anzupassen. Auch dies kann zur Motivation der Mitarbeiter beitragen, sich im Team über die neue Software auszutauschen und gemeinsam die Umsetzung zu begleiten.

Regel 4: Bedienbarkeit schafft Akzeptanz

Bei der Einführung neuer Software ist ein weiterer Aspekt wichtig: die Anwenderfreundlichkeit. Wenn Mitarbeiter neue PC-Anwendungen nicht nutzen wollen oder können, scheitern digitale Arbeitsweisen. Einer Statista-Umfrage unter 1.000 Büroangestellten zufolge ist eine einfache Bedienung für zwei Drittel der Befragten der wichtigste Aspekt bei einer entsprechenden Software. In einer IDC-Umfrage kommen sogar 93 Prozent der Anwender zu dem Schluss, dass die Benutzerfreundlichkeit ein wesentlicher Aspekt einer DMS-Software ist.

Auf eine intuitive Nutzerführung, wie sie beispielsweise der KYOCERA Workflow Manager bietet, sollten Firmen daher bei der DMS-Auswahl achten. Dokumente direkt über eine E-Mail-Anbindung oder per Drag & Drop in einen Vorgang einfügen zu können, gehört zu solchen Standards.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Regel 5: Wichtiger Erfolgsfaktor Datenschutz

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenintensiven Prozessen und Workflows ist die Gewährleistung des Datenschutzes. 38 Prozent der von IDC befragten IT-Verantwortlichen nannte diesen Aspekt sogar vor allen anderen!

Je nach Ausrichtung des Unternehmens, müssen hier unterschiedliche Fragen beantwortet werden. Wie wird beispielsweise die mobile Verarbeitung und Weiterleitung digitaler Dokumente gehandhabt? Wie lassen sich Zugriffsrechte verwalten? Sind die eingesetzten Lösungen mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konform? Und garantieren sie Revisionssicherheit? Weitere Informationen zum Thema Aufbewahrungsfristen haben wir in diesem Blog-Beitrag für Sie zusammengestellt.

Regel 6: Skalierbarkeit spart Kosten

Bei der Auswahl der Software sollten kleine und mittlere Unternehmen darauf achten, dass das DMS-System zu den Bedürfnissen passt. Standardisierte Lösungen für Mittelständler helfen dabei, die Kosten überschaubar zu halten. Denn kleine und mittelgroße Unternehmen brauchen nicht denselben Funktionsumfang wie ein großer Konzern. Je nach Pilotprojekt sind für diese Firmen zunächst nur gewisse Funktionen relevant.

Dokumenten-Management-Systeme wie der KYOCERA Workflow Manager setzen daher auf vorkonfigurierte Module, die sich an Verwaltungseinheiten und Geschäftsprozesse anlehnen: darunter Posteingang, Lieferanten, Kunden und Personal. Das System enthält darüber hinaus Vorlagen, Verträge und weitere Dokumente, die individuell ausgewählt und angepasst werden können. Fast jedes Modul lässt sich einzeln beziehen. Die Einführung und Migration der Bestandsdaten kann kleinschrittig, abteilungsweise und somit kostengünstig skaliert werden.

Weitere Informationen zur Implementierung von DMS-Lösungen finden Sie auch in unserem Ratgeber, den wir gemeinsam mit IDC erstellt haben.