Büroarbeit wird zunehmend flexibler und mobiler. Vom digitalen Arbeitsplatz der Zukunft ist die Rede. Doch welche Technologien haben das Potential, sich dauerhaft in den Büros zu etablieren? Wir stellen die fünf wichtigsten Technologie-Trends vor, die den Arbeitsplatz der Zukunft prägen.

Daten sind mittlerweile in fast allen Unternehmen das wichtigste Kapital. Gleichzeitig werden diese Daten längst nicht umfassend genutzt: Informationen schlummern immer noch in den einzelnen Abteilungen und Bereichen. Das wird und muss sich ändern, um flexibles bzw. agiles Arbeiten zu ermöglichen!

Technologie-Trend No. 1: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Im Zuge der immer schneller wachsenden Vernetzung von bisher inselartigen Bereichen in Unternehmen nimmt der digitale Workflow daher in den kommenden Jahren immer konkretere Formen an. Dazu ist es erforderlich, dass alle projektrelevanten Informationen zunächst digital vorliegen. Lösungen, die dies ermöglichen, sind heute bereits im Einsatz: sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).

DMS-Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager erlauben es, papierbasierte Abläufe, wie Rechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement oder Verwaltungsprozesse, digital abzubilden. Anders als in elektronischen Archiven, in denen nur ein PDF auf dem Unternehmens-Server abgelegt wird, erlauben DMS das einfache Suchen und Bearbeiten von Informationen. Das Arbeiten mit digitalen Akten sowie workflowgestützte Prozesse erleichtern die tägliche Arbeit und erhöhen die Transparenz.

Dementsprechend verwundert es nicht, dass laut Bitkom immer mehr mittelständische Unternehmen die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements erkennen und in diese Technologien investieren.

Stefan Rief über den Arbeitsplatz der Zukunft

Technologie-Trend No. 2: Selbstlernende Systeme

Um dies in optimaler Form zu erreichen, sind lernende Systeme zukünftig unabdingbar. Sie optimieren die Abläufe selbstständig und unterstützen effektiv bei der Klassifizierung und Bewertung der vorliegenden Daten, beispielsweise eines Projektes.

Selbstlernende Systeme unterstützen den Menschen bei der Ausarbeitung ähnlicher Aufgaben und werden daher zukünftig in immer mehr Büros zu finden sein. Anhand der gesammelten „Erfahrungen“ optimieren diese Systeme ihre Ergebnisse automatisch. Für den Mitarbeiter hat das große Vorteile: Der Aufwand für einzelne Projekte wird minimiert und Routineaufgaben entfallen. „Die dadurch frei gewordenen Ressourcen können Büroarbeiter dann für andere Aufgaben nutzen“, zeigt Dr. Stefan Rief, Leiter des Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), einen wichtigen Vorteil auf.

Technologie-Trend No. 3: Künstliche Intelligenz (KI)

Auch die künstliche Intelligenz wird nach Einschätzung des Experten in Unternehmen an Bedeutung gewinnen. Im Büro fallen viele Aufgaben an, die zwar im Grunde nicht als trivial zu bezeichnen sind. Aufgrund der Menge der zu bewertenden Daten erfordern sie jedoch einen hohen Arbeitsaufwand.

Vor allem, wenn diese Aufgaben zwar aus früheren Prozessen abgeleitet werden können, aber sich in den einzelnen Parametern grundsätzlich unterscheiden, können KI-gestützte-Systeme  sehr hilfreich sein. Im Gegensatz zu selbstlernenden Systemen entwickelt KI eigene Strategien zur Lösung neuer Problemstellungen. Daher stellen auch schnell wechselnde Parameter für sie kein Problem dar. Basis dafür ist eine eingehende Bewertung aller relevanten Kenngrößen einer Aufgabe in ihrer Gesamtheit.

Technologie-Trend No. 4: Digitale Oberflächen

Visualisierte Darstellungen werden in Unternehmen weiterhin wichtig bleiben, sich aber noch deutlich verändern. Großformatige, digitale Oberflächen werden im Büro der nahen Zukunft eine entscheidende Rolle spielen, ist sich Dr. Stefan Rief sicher. Der Grund: Der Mensch denkt und handelt in vielen Bereichen immer noch sehr analog. So erfolgt zum Beispiel die Erfassung größerer Datenmengen aus unterschiedlichen Teilbereichen im Kopf nach dem Ordner- und Karteikartensystem.

Stefan Rief: „Der Mensch nutzt Räume um Informationen zu verordnen, sprich, die Akte ist oben links im Regal oder neben dem roten Ordner. Diese Orte helfen uns, Informationen auch gedanklich zu sortieren – deswegen bin ich auch überzeugt, dass wir Daten in der „Virtuellen Realität“ auch zukünftig räumlich ablegen werden. “

Daher ist sich der Experte sicher, dass wir verstärkt großformatige digitale Oberflächen verwenden, um  Aufgaben mit vielen Informationen zu sortieren, zu klassifizieren und zu erledigen. Auch kreative Prozesse werden durch diese Darstellung befeuert. Die großformatigen Oberflächen haben die Funktion eines digitalen Sortiertisches, bei dem die Mitarbeiter die einzelnen Daten in gewohntem Format, ähnlich dem analogen, bearbeiten und gruppieren können. Die Oberfläche schafft mehr Übersicht, als Monitore es bisher zu leisten vermögen, und hilft so als organisches System im Raum, eine nahezu dreidimensional anmutende Arbeitsfläche zu erzeugen.

Technologie-Trend No. 5: Vernetzter Büroarbeitsplatz

Ein weiterer wichtiger Trend in den Büros der Zukunft ist einer, der sich bereits heute klar abzeichnet. Die Bedeutung von Vernetzung wird immer mehr zunehmen, sowohl zwischen einzelnen Unternehmensstandorten, mit Kunden oder mit Partnern, als auch innerhalb der Büros. Der kommende Mobilfunkstandard 5G wird diese Entwicklung sicherlich ebenso vorantreiben wie die Möglichkeit, per IoT (Internet of Things) praktisch alles miteinander zu verbinden und so kommunikationsfähig zu machen.

Vernetzungen, wie wir sie heute schon aus Büros kennen, werden künftig noch aufwändiger und interaktiver sein. Nicht nur die heute dominierenden linearen Workflows werden ausgebaut, es werden vielmehr auch parallele, vernetzte Gruppen geschaffen, die dynamisch interagieren. Damit können schon in frühen Stadien von Arbeitsprozessen relevante Daten aus anderen Prozessen einfließen und die Arbeitsergebnisse im Entstehen adaptieren und optimieren. Zeitaufwändige, rekursive Schleifen mit fertigen Teilergebnissen werden so weitgehend vermieden.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem E-Book „Wege ins Büro der Zukunft“. Dieses können Sie kostenfrei hier herunterladen.