Als Vertriebsleiter oder Geschäftsführer eines kleinen und mittleren Unternehmens (KMU) wissen Sie: Wenn die Vertriebsprozesse wie geschmiert laufen, verdient Ihre Company gutes Geld. Aber selbst wenn der Außendienst viele Aufträge „schreibt“, bedeutet dies nicht automatisch, dass alles rundläuft. Hier helfen Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS). Allerdings ist deren Implementierung im Vertriebsalltag gerade für KMU eine Herausforderung.

Teils arbeiten KMU mit Kundendatenbanken und digitalen Dokumenten wie E-Mails und PDF-Dateien. Vielfach aber existieren noch papiergebundene Prozesse für Verträge, Rechnungen oder gar Reklamationen per Telefon.

Diese Medienbrüche im Backoffice kosten Zeit und Nerven. Zudem besteht immer die Gefahr, dass Informationen verloren gehen und der Kundenservice leidet. Die Lösung: ein digitales Workflow Management.

Allerdings geht die Implementierung eines solchen Systems oft mit hohen Kosten sowie einem langwierigen Customizing- und Implementierungsaufwand einher. KYOCERA Document Solutions hat hierzu mit dem KYOCERA Workflow Manager eine modulare Lösung entwickelt, mit der sich die gängigsten Abläufe in Einkauf, Buchhaltung, Personalwesen und Sales binnen wenigen Tagen digitalisieren lassen. Die nachfolgende Skizze demonstriert Ihnen, wie auch Sie mit dem Vertriebsmodul der Software (KYOCERA Workflow Manager SD) Ihre Vertriebsprozesse optimieren können.

Digitale Kundenakte automatisiert Vertriebsprozesse

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen gäbe es bereits einen nahtlosen digitalen Prozess, wie ihn der KYOCERA Workflow Manager SD unterstützt. Der Außendienst erstellt ein Angebot und sendet es dem Interessenten aus der Anwendung heraus per E-Mail zu.

Dieser ruft nun einen Tag später in der Zentrale an und hat eine Rückfrage. Der Außendienst ist unterwegs, nicht erreichbar. Der freundliche Mitarbeiter im Backoffice aber weiß Bescheid. Er öffnet die digitale Kundenakte, findet durch eine intelligente Suche direkt das Angebot und klärt die Frage. Schnell und unkompliziert: Der Auftrag wird erteilt.

Automatisch generiert der Kollege nun eine Auftragsbestätigung und sendet sie an den Kunden. Gleichzeitig setzt er einen vorher definierten Prozess in Gang, in den alle nun zuständigen Kollegen eingebunden sind. Alle folgenden Arbeitsschritte werden anschließend komplett im KYOCERA Workflow Manager angestoßen, gesteuert und bis zur Buchhaltung mit finalem Zahlungseingang in der digitalen Kundenakte dokumentiert.

Vernetzte Leistungserbringung verbessert Kundenorientierung

Im KYOCERA Workflow Manager SD erhalten alle autorisierten Beteiligten Ihres Unternehmens automatisch und rechtzeitig die Informationen und Benachrichtigungen, die sie für ihre Leistungserbringung benötigen. Die Versandabteilung oder die Produktion empfangen die Nachricht mit der Bestellung. Sie bearbeiten diese und hinterlegen im Workflow Manager den Bearbeitungsstand und eventuell auch schon den Herstellungs- oder Versandtermin.

Hat der Kunde in der Zwischenzeit eine Nachfrage oder möchte etwas an seiner Bestellung ändern, kann jeder beliebige Mitarbeiter jederzeit in der Kundenakte nachschauen, kompetent Auskunft erteilen oder Änderungen veranlassen.

Ist die Ware produziert oder am Lager, erhalten die Logistiker über den Workflow Manager eine Nachricht inklusive Lieferschein und Rechnung. Mit Rechnungserstellung und Versand empfängt dann die Buchhaltung eine Nachricht. Die Buchhalter haben Zugriff auf das digitale Rechnungsdokument zur weiteren Bearbeitung.

In der digitalen Kundenakte haben alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen immer einen Überblick über den Stand der Bearbeitung. Jeder sieht seine Aufgaben. Alle agieren gemeinsam ohne Medienbrüche auf einer Wissensbasis.

Mehr Transparenz durch digitale Kundenakte

Diese Transparenz vermeidet Missverständnisse und erleichtert eine kundenorientierte Kommunikation. Selbst wenn der Kunde ein Fax sendet, landet dieses in seiner digitalen Kundenakte. So geht keine Information verloren.

Der Außendienst kann sich jederzeit per Laptop vor einem Termin über die Kundenhistorie informieren und danach sein Verkaufsgespräch dokumentieren oder Aufträge einpflegen. Dadurch erleichtert der KYOCERA Workflow Manager SD die interne Abstimmung. Er reduziert den Verwaltungsaufwand im Backoffice und vor allem die Suche nach Dokumenten.

So geben in einer Befragung für KYOCERA 67 Prozent der Büromitarbeiter an, relativ viel Zeit mit der Suche nach bestimmten Informationen zu verbringen. Zeit, die eigentlich besser in produktivere Aufgaben investiert werden könnte.

Kundendaten immer im Griff mit dem KYOCERA Workflow Manager SD
Der KYOCERA Workflow Manager ist modular aufgebaut: Mit dem SD Modul lassen sich Sales-Prozesse automatisieren

Fazit: Workflow Manager macht Ihr Unternehmen agiler

Die Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst sowie Buchhaltung und auch mit Einkauf, Lager und Logistik läuft in nahtlos gestalteten digitalen Vertriebsprozessen effektiver und sicherer. Digitale Workflows führen zu einer deutlichen Verbesserung bei der Kundenorientierung, senken Kosten und machen die internen Prozesse effizienter, wie auch unsere Projektreportage von der Firma Gluth zeigt.

Vor allem Ihre Kunden profitieren, wenn alle Mitarbeiter auf eine digitale Kundenakte zugreifen. Egal, mit wem die Kunden in Kontakt treten: Ihre Mitarbeiter haben mit einem Mausklick den kompletten Durchblick.

Sie greifen per Mausklick auf aktuelle Bestellungen zu, sehen Bearbeitungsstände, Abstimmungsprozesse, Buchhaltungs- und Vertragsdokumente, komplette Kundenhistorien, vereinbarte Rabatte und Skonti. Mit dem KYOCERA Workflow Manager SD gestalten Sie Ihre Vertriebsprozesse also deutlich agiler und sicherer.

Sie wollen Ihre Vertriebsprozesse optimieren: Weiterführende Informationen finden Sie auch in unserem E-Book „Dokumentenmanagement trifft KMU: Fünf Antworten für erfolgreiche DMS-Projekte„.