DMS trifft Sales: Ver­triebs­pro­zesse mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger optimieren

20. September 2017

Als Ver­triebs­lei­ter oder Geschäfts­füh­rer eines klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­mens (KMU) wis­sen Sie: Wenn die Ver­triebs­pro­zesse wie geschmiert lau­fen, ver­dient Ihre Com­pany gutes Geld. Aber selbst wenn der Außen­dienst viele Auf­träge „schreibt”, bedeu­tet dies nicht auto­ma­tisch, dass alles rund­läuft. Hier hel­fen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen (DMS). Aller­dings ist deren Imple­men­tie­rung im Ver­triebs­all­tag gerade für KMU eine Herausforderung.

Teils arbei­ten KMU mit Kun­den­da­ten­ban­ken und digi­ta­len Doku­men­ten wie E‑Mails und PDF-Dateien. Viel­fach aber exis­tie­ren noch papier­ge­bun­dene Pro­zesse für Ver­träge, Rech­nun­gen oder gar Rekla­ma­tio­nen per Telefon.

Diese Medi­en­brü­che im Back­of­fice kos­ten Zeit und Ner­ven. Zudem besteht immer die Gefahr, dass Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren gehen und der Kun­den­ser­vice lei­det. Die Lösung: ein digi­ta­les Work­flow Management.

Aller­dings geht die Imple­men­tie­rung eines sol­chen Sys­tems oft mit hohen Kos­ten sowie einem lang­wie­ri­gen Cus­to­mi­zing- und Imple­men­tie­rungs­auf­wand ein­her. KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons hat hierzu mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger eine modu­lare Lösung ent­wi­ckelt, mit der sich die gän­gigs­ten Abläufe in Ein­kauf, Buch­hal­tung, Per­so­nal­we­sen und Sales bin­nen weni­gen Tagen digi­ta­li­sie­ren las­sen. Die nach­fol­gende Skizze demons­triert Ihnen, wie auch Sie mit dem Ver­triebs­mo­dul der Soft­ware (KYOCERA Work­flow Mana­ger SD) Ihre Ver­triebs­pro­zesse opti­mie­ren können.

Digi­tale Kun­den­akte auto­ma­ti­siert Vertriebsprozesse

Stel­len Sie sich vor, in Ihrem Unter­neh­men gäbe es bereits einen naht­lo­sen digi­ta­len Pro­zess, wie ihn der KYOCERA Work­flow Mana­ger SD unter­stützt. Der Außen­dienst erstellt ein Ange­bot und sen­det es dem Inter­es­sen­ten aus der Anwen­dung her­aus per E‑Mail zu.

Die­ser ruft nun einen Tag spä­ter in der Zen­trale an und hat eine Rück­frage. Der Außen­dienst ist unter­wegs, nicht erreich­bar. Der freund­li­che Mit­ar­bei­ter im Back­of­fice aber weiß Bescheid. Er öff­net die digi­tale Kun­den­akte, fin­det durch eine intel­li­gente Suche direkt das Ange­bot und klärt die Frage. Schnell und unkom­pli­ziert: Der Auf­trag wird erteilt.

Auto­ma­tisch gene­riert der Kol­lege nun eine Auf­trags­be­stä­ti­gung und sen­det sie an den Kun­den. Gleich­zei­tig setzt er einen vor­her defi­nier­ten Pro­zess in Gang, in den alle nun zustän­di­gen Kol­le­gen ein­ge­bun­den sind. Alle fol­gen­den Arbeits­schritte wer­den anschlie­ßend kom­plett im KYOCERA Work­flow Mana­ger ange­sto­ßen, gesteu­ert und bis zur Buch­hal­tung mit fina­lem Zah­lungs­ein­gang in der digi­ta­len Kun­den­akte dokumentiert.

Ver­netzte Leis­tungs­er­brin­gung ver­bes­sert Kundenorientierung

Im KYOCERA Work­flow Mana­ger SD erhal­ten alle auto­ri­sier­ten Betei­lig­ten Ihres Unter­neh­mens auto­ma­tisch und recht­zei­tig die Infor­ma­tio­nen und Benach­rich­ti­gun­gen, die sie für ihre Leis­tungs­er­brin­gung benö­ti­gen. Die Ver­sand­ab­tei­lung oder die Pro­duk­tion emp­fan­gen die Nach­richt mit der Bestel­lung. Sie bear­bei­ten diese und hin­ter­le­gen im Work­flow Mana­ger den Bear­bei­tungs­stand und even­tu­ell auch schon den Her­stel­lungs- oder Versandtermin.

Hat der Kunde in der Zwi­schen­zeit eine Nach­frage oder möchte etwas an sei­ner Bestel­lung ändern, kann jeder belie­bige Mit­ar­bei­ter jeder­zeit in der Kun­den­akte nach­schauen, kom­pe­tent Aus­kunft ertei­len oder Ände­run­gen veranlassen.

Ist die Ware pro­du­ziert oder am Lager, erhal­ten die Logis­ti­ker über den Work­flow Mana­ger eine Nach­richt inklu­sive Lie­fer­schein und Rech­nung. Mit Rech­nungs­er­stel­lung und Ver­sand emp­fängt dann die Buch­hal­tung eine Nach­richt. Die Buch­hal­ter haben Zugriff auf das digi­tale Rech­nungs­do­ku­ment zur wei­te­ren Bearbeitung.

In der digi­ta­len Kun­den­akte haben alle Betei­lig­ten in Ihrem Unter­neh­men immer einen Über­blick über den Stand der Bear­bei­tung. Jeder sieht seine Auf­ga­ben. Alle agie­ren gemein­sam ohne Medi­en­brü­che auf einer Wissensbasis.

Mehr Trans­pa­renz durch digi­tale Kundenakte

Diese Trans­pa­renz ver­mei­det Miss­ver­ständ­nisse und erleich­tert eine kun­den­ori­en­tierte Kom­mu­ni­ka­tion. Selbst wenn der Kunde ein Fax sen­det, lan­det die­ses in sei­ner digi­ta­len Kun­den­akte. So geht keine Infor­ma­tion verloren.

Der Außen­dienst kann sich jeder­zeit per Lap­top vor einem Ter­min über die Kun­den­his­to­rie infor­mie­ren und danach sein Ver­kaufs­ge­spräch doku­men­tie­ren oder Auf­träge ein­pfle­gen. Dadurch erleich­tert der KYOCERA Work­flow Mana­ger SD die interne Abstim­mung. Er redu­ziert den Ver­wal­tungs­auf­wand im Back­of­fice und vor allem die Suche nach Dokumenten.

So geben in einer Befra­gung für KYOCERA 67 Pro­zent der Büro­mit­ar­bei­ter an, rela­tiv viel Zeit mit der Suche nach bestimm­ten Infor­ma­tio­nen zu ver­brin­gen. Zeit, die eigent­lich bes­ser in pro­duk­ti­vere Auf­ga­ben inves­tiert wer­den könnte.

Kundendaten immer im Griff mit dem KYOCERA Workflow Manager SD

Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist modu­lar auf­ge­baut: Mit dem SD Modul las­sen sich Sales-Pro­zesse automatisieren

Fazit: Work­flow Mana­ger macht Ihr Unter­neh­men agiler

Die Zusam­men­ar­beit zwi­schen Innen- und Außen­dienst sowie Buch­hal­tung und auch mit Ein­kauf, Lager und Logis­tik läuft in naht­los gestal­te­ten digi­ta­len Ver­triebs­pro­zes­sen effek­ti­ver und siche­rer. Digi­tale Work­flows füh­ren zu einer deut­li­chen Ver­bes­se­rung bei der Kun­den­ori­en­tie­rung, sen­ken Kos­ten und machen die inter­nen Pro­zesse effi­zi­en­ter, wie auch unsere Pro­jekt­re­por­tage von der Firma Gluth zeigt.

Vor allem Ihre Kun­den pro­fi­tie­ren, wenn alle Mit­ar­bei­ter auf eine digi­tale Kun­den­akte zugrei­fen. Egal, mit wem die Kun­den in Kon­takt tre­ten: Ihre Mit­ar­bei­ter haben mit einem Maus­klick den kom­plet­ten Durchblick.

Sie grei­fen per Maus­klick auf aktu­elle Bestel­lun­gen zu, sehen Bear­bei­tungs­stände, Abstim­mungs­pro­zesse, Buch­hal­tungs- und Ver­trags­do­ku­mente, kom­plette Kun­den­his­to­rien, ver­ein­barte Rabatte und Skonti. Mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger SD gestal­ten Sie Ihre Ver­triebs­pro­zesse also deut­lich agi­ler und sicherer.