Über das Thema digitale Transformation wird viel geredet, für die Umsetzung aber nicht genug getan. So lässt sich eine Studie von Crisp Research deuten. Diese Studie zeigt auf, dass nur 42 Prozent der befragten Firmen über eine funktionierende Digitalstrategie verfügen. Im deutschen Mittelstand liegt der Anteil etwas unter diesem Wert.

Wer den digitalen Wandel jetzt nicht aktiv angeht, läuft Gefahr, im Wettbewerb abgehängt zu werden. Um dieses Risiko zu vermeiden, sollte sich ein Unternehmen konsequent von alten Strukturen verabschieden und die eigene IT auf einen aktuellen Stand bringen.

Ein Meilenstein auf dem Weg in die digitale Zukunft ist die Optimierung dokumentenbasierter Prozesse. Mit Hilfe digitaler Technologien besteht die Möglichkeit, die Arbeitsabläufe bei der Verteilung, Bearbeitung und Archivierung von Informationen und Daten wesentlich flexibler und schneller zu gestalten. Damit bietet die Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen ein beträchtliches Potenzial, um Anwender zu entlasten und ihnen somit mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zu geben.

Innovative Dokumentenmanagement-Systeme und ECM-Lösungen bieten zu diesem Zweck viele Möglichkeiten, um Inhalte zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und bereitzustellen. Auf diese Weise werden Backoffice-Prozesse optimiert. Auch kundenbezogene Abläufe werden durch eine zentrale Dokumentenstrategie verbessert, wodurch sich neue wachstumsstarke Servicebereiche eröffnen können.

Eine lohnende Investition für die Buchhaltung

Die folgenden Zahlen machen deutlich, wie dringend die flächendeckende Einführung gerade von elektronischen Buchhaltungssystemen mittlerweile ist. 2015 wurden europaweit rund 35 Milliarden Rechnungen ausgestellt, die jeweils zur Hälfte an Unternehmen und Endverbraucher gingen. Im Bereich B2B erfolgte der Rechnungsversand lediglich zu 24 Prozent auf digitalem Wege. Da gerade hier das Rechnungsvolumen jährlich um rund 22 Prozent zunimmt, bleibt bei einem unveränderten Status quo in der Digitalisierung der gigantische Papierberg in zahlreichen Unternehmen wohl noch lange erhalten.

Dabei bringt die Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen handfeste Vorteile. Aufwendige Eingabeprozesse entfallen, der interne Freigabeprozess ist klar definiert und auch die Kosten für Druck und Porto sinken. Ebenso besteht keine Notwendigkeit mehr, eine Rechnungskopie anzufertigen und eine doppelte Belegablage zu führen.

So komfortabel geht Ablage heute

Mit Unterstützung eines Dokumentenmanagement-Systems werden alle Unterlagen platzsparend, sicher und gesetzeskonform nach den neuen Aufbewahrungsrichtlinien im elektronischen Archiv aufbewahrt, wo sie jederzeit für Verarbeitung oder Recherche zur Verfügung stehen. Alle berechtigten User können direkt – auch mobil – auf das gewünschte Dokument zugreifen, es teilen oder parallel daran arbeiten.

Praktisch: Die Ablage im digitalen Zentralarchiv erlaubt es, die jeweiligen Dokumente anlass- bzw. inhaltsbezogen aufzurufen, also beispielsweise nach Kreditor und Debitor, nach Eingangsrechnung einschließlich sämtlicher relevanten Unterlagen wie Angebot, Bestellung und Lieferschein oder auch nach Skontofristen. Auch der Austausch von Unterlagen zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden klappt auf elektronischem Weg problemlos.

Funktionsangebot nach Bedarf

Generell sollte ein gutes Dokumentenmanagement-System bereits in der Grundausstattung alle Funktionen an Bord haben, die zur Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Aufbewahrung von Daten und Informationen erforderlich sind. Ob dieser Leistungsumfang schon ausreicht oder weitere Features gebraucht werden, richtet sich nach dem individuellen Bedarf im Unternehmen. Hier überzeugen ECM-Systeme durch ein breites Leistungsspektrum. Da das Enterprise Content Management die elektronische Verwaltung und Bereitstellung aller Dokumentarten übernimmt, lässt sich der Einsatz ohne Schwierigkeiten auf andere Unternehmensbereiche übertragen. Auf diese Weise wird die Automatisierung von Prozessen ein gutes Stück vorangebracht.