Doku­men­ten­ma­nage­ment: So kön­nen mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men ihre Digi­ta­li­sie­rung voranbringen

14. Dezember 2022

Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) hat in den letz­ten Jah­ren auch im Mit­tel­stand deut­lich an Bedeu­tung gewon­nen. Schließ­lich spielt der Ein­satz von DMS-Lösun­gen bei der Digi­ta­li­sie­rung im Unter­neh­men eine ent­schei­dende Rolle.

Auch kleine und mitt­lere Unter­neh­men wer­den sich also immer mehr der betriebs­wirt­schaft­li­chen Vor­teile des Doku­men­ten­ma­nage­ments bewusst: Glo­ba­li­sie­rung, der ver­stärkte Wett­be­werb und mobile Arbeits­wei­sen for­dern auch den Mittelstand.

Fle­xi­blere Arbeits­wei­sen, höhere Pro­zess­ef­fi­zi­enz und schnel­lere Abläufe: Ins­be­son­dere die ver­gan­ge­nen Jahre haben dazu geführt, dass die Digi­ta­li­sie­rung in Unter­neh­men immer mehr vor­an­kommt – ja, sogar vor­an­kom­men muss. Das zei­gen auch Stu­dien wie der Digi­tal Office Index 2022, den der Bit­kom e. V. her­aus­ge­ge­ben hat: Drei Vier­tel (76 Pro­zent) der Unter­neh­men set­zen min­des­tens eine Anwen­dung ein, die eine elek­tro­ni­sche Ver­wal­tung geschäft­li­cher Doku­mente ermög­licht. Im Jahr 2020 waren es nur 68 Prozent.

Bewusst­sein für Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme wächst 

Ent­schei­der haben dem­nach den Wert der Digi­ta­li­sie­rung für ihre Unter­neh­men erkannt. Waren es bei der 2018 – vor Corona – durch­ge­führ­ten Befra­gung noch 34 Pro­zent, die am Sinn digi­ta­ler Tools für die Pro­duk­ti­vi­tät zwei­fel­ten, sind es nach aktu­el­len Wer­ten nur noch 19 Prozent. 

Folg­lich wer­den auch die Inves­ti­tio­nen in den IT-Bereich hoch blei­ben. So liegt der Anteil der klei­ne­ren Betriebe mit 20 bis 99 Mit­ar­bei­ten­den, die weni­ger Digi­tal­in­ves­ti­tio­nen pla­nen, bei 14 Pro­zent – im Corona-Kri­sen­jahr 2020 war der Wert mit 25 Pro­zent noch deut­lich höher.

Doch lohnt sich ange­sichts der stei­gen­den Ener­gie­preise eine Inves­ti­tion in ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem? Wie und wann wird der Return on Invest­ment einer DMS-Lösung sichtbar?

Was ist Dokumentenmanagement?

Um diese Fra­gen zu beant­wor­ten, gilt es zunächst ein­mal, das Ver­ständ­nis im Unter­neh­men auf­zu­bauen: Was ist über­haupt ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem? Kurz gesagt: Das Doku­men­ten­ma­nage­ment ermög­licht die zen­trale Ver­wal­tung aller elek­tro­ni­schen Unter­la­gen, Kor­re­spon­den­zen und Belege, die durch Geschäfts­vor­fälle entstehen. 

Für die Ver­wal­tung wird eine Daten­bank ein­ge­setzt. Das so genannte Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem mit dem bekann­ten Kür­zel DMS hat die zen­trale Auf­gabe, die geschäft­li­chen Doku­mente zu archi­vie­ren und inner­halb des gesam­ten Unter­neh­mens zugäng­lich zu machen. 

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Vor­teile von Dokumentenmanagement

Auch Work­flows wie Frei­ga­be­pro­zesse las­sen sich mit einem DMS auto­ma­ti­sie­ren. Im Gegen­satz zu Umlauf­map­pen wer­den Abläufe damit trans­pa­ren­ter bzw. durch auto­ma­tisch gene­rierte Erin­ne­rungs­mails beschleu­nigt. Der Haupt­vor­teil eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems ist sicher­lich das ein­fa­che Suchen und Fin­den von Informationen.

Selbst­ver­ständ­lich las­sen sich auf einem File-Ser­ver alle Doku­mente spei­chern, aber das Wie­der­fin­den wird oft schwie­rig, ins­be­son­dere, wenn viele Mit­ar­bei­ter invol­viert sind. Zudem haben oft nicht immer alle Mit­ar­bei­ter Zugriff auf alle Sys­teme im Unternehmen. 

Neh­men wir z. B. die Buch­hal­tung: Hier haben aus­schließ­lich die Abtei­lungs­mit­ar­bei­ter Zugriffs­rechte. Ein hoch­mo­der­nes Archiv liest Doku­mente aus, klas­si­fi­ziert diese, ver­ar­bei­tet Meta­da­ten und stellt somit sicher, dass alle Doku­mente schnell wie­der­ge­fun­den werden. 

All dies pas­siert auto­ma­ti­siert im Hin­ter­grund, ent­we­der beim Cap­tu­ring, also Scan­rou­ting, oder beim Ein­le­sen über Mail oder Drag and Drop von Doku­men­ten ins Archiv. Natür­lich spielt auch hier das Thema Rech­te­ver­gabe eine große Rolle und ist wei­ter­hin zen­tra­ler Bau­stein bei einer Implementierung.

Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem ist daher ideal, um die digi­tale Trans­for­ma­tion im Unter­neh­men vor­an­zu­trei­ben. Gerade mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, in denen die Digi­ta­li­sie­rung oft nur neben dem Tages­ge­schäft mit­ge­macht wird, kön­nen so die eigene Digi­ta­li­sie­rung vorantreiben.

Hür­den bei der Umset­zung von Dokumentenmanagement

Laut Bit­kom-Stu­die gilt der Inves­ti­ti­ons­be­darf bei ins­ge­samt 73 Pro­zent der befrag­ten Fir­men als eines der größ­ten Hemm­nisse bei der wei­te­ren Digi­ta­li­sie­rung der Unter­neh­men. Als zweite Bremse erweist sich der Fachkräftemangel. 

So kla­gen bei­spiels­weise ins­ge­samt 64 Pro­zent der Unter­neh­men über zu wenig qua­li­fi­zier­tes Per­so­nal für die Digi­ta­li­sie­rung. Nur 44 Pro­zent der grö­ße­ren Unter­neh­men mit mehr als 500 Mit­ar­bei­ten­den geben an, über aus­rei­chen­des Fach­per­so­nal zu ver­fü­gen – bei klei­ne­ren Betrie­ben sind es nur 31 Prozent.

Dar­un­ter scheint auch die stra­te­gi­sche Her­an­ge­hens­weise an die Trans­for­ma­tion zu lei­den: Zwar hat sich der Anteil der Betriebe mit einer kon­kre­ten Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie im Ver­gleich zu 2020 von 74 auf 83 Pro­zent erhöht – bei den grö­ße­ren Unter­neh­men beträgt er aller­dings sogar 96 Prozent. 

Diese inves­tie­ren zugleich zu 79 Pro­zent gezielt in die digi­tale Fort- und Wei­ter­bil­dung ihrer Beleg­schaf­ten, wäh­rend es bei den klei­ne­ren nur 69 Pro­zent sind. Das droht deren Nach­hol­be­darf zu vergrößern.

Finanz­wirt­schaft schrei­tet voran

So schreibt der „Digi­tal Office Index 2022“ den Groß­un­ter­neh­men wei­ter eine Vor­rei­ter­rolle bei der Digi­ta­li­sie­rung zu, auch wenn klei­nere Betriebe auf­ge­holt haben. Nach Bran­chen auf­ge­schlüs­selt gehen dabei Ver­si­che­run­gen, Ban­ken und Finanz­dienst­leis­ter voran. Weni­ger digi­tal arbei­ten dem­nach die Berei­che Trans­port und Logis­tik sowie Chemie‑, Pharma- und Lebens­mit­tel­in­dus­trie. Noch schwä­cher prä­sen­tiert sich nur die öffent­li­che Verwaltung.

Diese setzt aller­dings stär­ker als der pri­vate Sek­tor auf digi­tale Rech­nun­gen, wobei sich die Stan­dard-PDF ins­ge­samt und vor allem bei klei­ne­ren Orga­ni­sa­tio­nen noch immer als am wei­tes­ten ver­brei­tet erweist. Den­noch schrei­ten die Unter­neh­men ins­ge­samt auf dem Weg zum papier­ar­men Büro voran. 

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Groß­un­ter­neh­men wer­den papierlos

Groß­un­ter­neh­men mit mehr als 500 Beschäf­tig­ten arbei­ten etwa zu 16 Pro­zent kom­plett papier­los, bei wei­te­ren 38 Pro­zent liegt der Anteil papier­ba­sier­ter Arbei­ten bei nur noch einem Vier­tel. Zum Ver­gleich: 2018 gelang das papier­lose Arbei­ten nur 4 Pro­zent aus die­ser Gruppe. 

Bei klei­ne­ren Unter­neh­men ergibt sich ein ande­res Bild: Aktu­ell lau­fen bei 24 Pro­zent von die­sen mehr als drei Vier­tel der Pro­zesse über Papier. Damit hat sich die­ser Anteil seit 2018 nur um drei Pro­zent­punkte vermindert.

Sichere Cloud-Lösun­gen auf dem Vormarsch

Dabei iden­ti­fi­zie­ren viele der Befrag­ten Pro­duk­ti­vi­täts­po­ten­ziale in digi­ta­li­sier­ten Pro­zes­sen: 43 Pro­zent nen­nen hier vor allem die auto­ma­ti­sche Erken­nung von ein­ge­hen­den Doku­men­ten und Infor­ma­tio­nen, 38 Pro­zent der Ent­schei­der set­zen auf ein digi­ta­les Work­flow-Manage­ment. Der Anteil der Unter­neh­men, die auf elek­tro­ni­sches Res­sour­cen­ma­nage­ment (ERP) set­zen, hat sich im Ver­gleich zu 2020 von 77 auf 95 Pro­zent erhöht. 

Bei Lösun­gen fürs Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment (CRM) beträgt der Anteil 2022 immer­hin 77 Prozent. 

DMS, ECM, EIM: Doku­men­ten­ma­nage­ment goes Cloud

Nahezu gleich­auf lie­gen mit 76 Pro­zent Enter­prise-Con­tent-Manage­ment-Sys­teme (ECM), die Pro­zesse in den Unter­neh­men durch digi­tale Erfas­sung, Bear­bei­tung, Spei­che­rung und Bereit­stel­lung von Inhal­ten erleichtern. 

Bei digi­ta­len Pro­zess­lö­sun­gen wird die Cloud immer mehr das Mit­tel der Wahl: Laut Bit­kom wird nur etwa ein Fünf­tel der ECM- und CRM-Sys­teme on-pre­mi­ses betrie­ben, läuft also auf Ser­vern in den Betrie­ben vor Ort; im ERP-Bereich ist der Anteil sogar nur halb so hoch. 

Am stärks­ten set­zen IT-Ent­schei­der Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen in der Cloud ein: 38 Pro­zent der Befrag­ten in der Public Cloud und 60 Pro­zent in der Pri­vate Cloud, wobei der Anteil hybri­der Lösun­gen 20 Pro­zent beträgt. 

Hin­ter dem Trend dürfte sich nicht nur der ein­fa­che Ein­satz von Cloud-Lösun­gen zum Bei­spiel beim mobi­len Arbei­ten verbergen. 

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