Wie sicher sind Doku­mente eigent­lich in fle­xi­blen Office-Umgebungen?

Ob in Co-Working Spaces, Kon­fe­renz­zen­tren, Hotels oder all den Third Spaces genann­ten Arbeits­or­ten: Der Doku­men­ten­fluss wird unkon­trol­lier­bar, wenn wich­tige Geschäfts­un­ter­la­gen aus Man­gel an Alter­na­ti­ven auf Fremd­dru­ckern aus­ge­druckt werden.

Die Trends sind ein­deu­tig: Zuneh­mende Mobi­li­tät und Digi­ta­li­sie­rung ver­än­dern die Art, wie die Mit­ar­bei­ter leben und arbei­ten. Viele Dinge, für die sie frü­her das Büro benö­tig­ten, erle­di­gen sie zwi­schen­drin. Wis­sen­schaft­ler spre­chen daher von „Third Places” als Zwi­schen­räu­men, in denen das Leben und Arbei­ten statt­fin­det, weil eben heute alles ver­netzt ist und auch die Arbeit und das Pri­vate sich zuneh­mend ent­gren­zen. In den Zwi­schen­räu­men füh­ren die moder­nen Arbeits­no­ma­den Kun­den­ge­sprä­che, hal­ten per Skype Pro­jekt­mee­tings ab, grei­fen auf Daten in der Fir­men-Cloud zu, erfas­sen Daten in Cloud-For­mu­la­ren und agie­ren in ihr mit Kun­den und Kol­le­gen. Die stän­dige Erreich­bar­keit via Smart­phone ist Aus­druck dafür, dass sich Raum und Zeit der Leis­tungs­er­brin­gung, die frü­her alleine an das Büro des Arbeit­ge­bers gebun­den war, lang­sam auflösen.

Der feste Büro­ar­beits­platz scheint Vergangenheit

Schon haben die ers­ten Arbeit­ge­ber Kon­se­quen­zen gezo­gen. Am radi­kals­ten ist wohl Micro­soft. In sei­nem euro­päi­schen For­schungs­stand­ort Ams­ter­dam gibt es keine fes­ten Arbeits­zei­ten und auch keine fes­ten Arbeits­plätze mehr. Statt­des­sen rich­tete der Soft­ware­kon­zern Krea­tiv­räume und einige Sit­zungs­zim­mer ein, die sich die Teams nach Bedarf tei­len. Auch einige Unter­neh­mens­be­ra­tun­gen haben bereits fle­xi­ble Raum­nut­zungs­kon­zepte ent­wi­ckelt, um ihre Büros schnell für ver­schie­dene Nut­zungs­ar­ten umzu­rüs­ten. Mit­ar­bei­ter suchen sich in die­sen fle­xi­blen Office-Kon­zep­ten einen Arbeits­platz, haben manch­mal noch einen klei­nen Roll­con­tai­ner mit Arbeits­ma­te­ria­lien und per­sön­li­chen Unter­la­gen, klap­pen dann ihren Lap­top auf und log­gen sich via WLAN in das Fir­men­netz ein.

Dop­pelte Arbeits­in­fra­struk­tu­ren durch Homeoffice

In Hol­land wurde am 1. Juli 2015 das Recht auf Home­of­fice ein­ge­führt. Auch hier­zu­lande kön­nen rund 40 Pro­zent der Wis­sens­ar­bei­ter bereits dar­über ent­schei­den, wie und wo sie arbei­ten. Das zumin­dest ist das Ergeb­nis einer Stu­die des Fraun­ho­fer-Insti­tuts für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO) im Rah­men des Ver­bund­pro­jek­tes Office21. Und auch wenn sich vor allem Väter und Müt­ter zuneh­mend den Arbeits­platz neben dem hei­mi­schen Herd wün­schen, ging die Zahl der Heim­ar­beits­plätze in den ver­gan­ge­nen Jah­ren eher zurück. Das Deut­sche Insti­tut für Wirt­schafts­for­schung (DIW) stellte in einem Bericht von 2014 fest, dass im Jahr 2012 rund 4,7 Mil­lio­nen Deut­sche häu­fig oder gele­gent­lich im Home­of­fice arbei­te­ten. Davon waren 2,7 Mil­lio­nen fest­an­ge­stellt. Erstaun­lich ist, dass dies 800.000 weni­ger waren als 2008. Gleich­wohl erwar­ten Per­so­na­ler eine wei­tere Dyna­mi­sie­rung der Arbeit. Bedeu­tet „häu­fi­ges oder gele­gent­li­ches” Arbei­ten im Home­of­fice dem­nach, dass dop­pelte Arbeits­in­fra­struk­tu­ren vor­ge­hal­ten wer­den? Und wie stel­len Arbeit­ge­ber sicher, dass sen­si­ble Doku­mente zwi­schen den Third Places und der Fir­men-Cloud vor dem Zugriff Drit­ter geschützt wer­den und Aus­dru­cke nicht in fremde Hände gelangen?

Siche­res Output-Management

Wäh­rend sich durch Kryp­to­gra­fie, also die sichere Ver­schlüs­se­lung, der Doku­men­ten­fluss zwi­schen einer Fir­men- oder exter­nen Cloud gut schüt­zen lässt, bedeu­tet jeder Aus­druck auf Fremd­dru­ckern ein Sicher­heits­ri­siko. Die Druck­da­tei ist jeder­zeit abgreif­bar für Unbe­fugte. Grund­sätz­lich soll­ten die mobi­len Mit­ar­bei­ter daher nur auf den fir­men­ei­ge­nen Dru­ckern aus­dru­cken. Für diese unter­neh­mens­in­terne Frei­heit der mobi­len Arbei­ter sor­gen KYOCERA-Lösun­gen, die das Out­put-Manage­ment inner­halb des Unter­neh­mens opti­mal unter­stüt­zen. So sind Mit­ar­bei­ter nicht mehr an einen ein­zi­gen Arbeits­platz gebun­den, son­dern kön­nen inner­halb des Unter­neh­mens unab­hän­gig auf Daten zugrei­fen. Cloud Con­nect erlaubt bei­spiels­weise den Zugriff über die per­sön­li­che Cloud der extern arbei­ten­den Mit­ar­bei­ter direkt auf Dru­cker in der Zentrale.

Damit kön­nen sie unter­wegs mit Smart­phones und Tablet-PCs direkt in die Cloud scan­nen und aus der Cloud dru­cken. Mit NSi™ Mobile kön­nen Mit­ar­bei­ter an ent­fern­ten Stand­or­ten Doku­mente, Fotos und andere Dateien auf sichere Weise direkt in Fir­men­an­wen­dun­gen (ERP, CRM) sen­den. Außer­dem bie­tet NSi Mobile die Fle­xi­bi­li­tät, um geschäft­li­che For­mu­lare direkt auf mobi­len End­ge­rä­ten aus­zu­fül­len. Die noch immer übli­chen Papier­for­mu­lare wer­den damit über­flüs­sig. Und für alle, die Aus­dru­cke benö­ti­gen, stel­len die viel­fäl­ti­gen Zugriffs­re­ge­lun­gen der Dru­cker in den Büros zusätz­li­che Sicher­heits­re­ser­ven. Denn alle Druck­auf­träge las­sen sich so steu­ern, dass sie erst aus­ge­führt wer­den, wenn der Mit­ar­bei­ter sie durch per­sön­li­che Authen­ti­fi­zie­rung an einem Gerät ver­an­lasst. Hier­bei spielt es auch keine Rolle, wo sich der Mit­ar­bei­ter befin­det. So kann der Außen­dienst in jeder Filiale oder jedem x‑beliebigen Fir­men­dru­cker aus­dru­cken. Die interne Mobi­li­tät wird so um ein Viel­fa­ches gestei­gert bezie­hungs­weise über­haupt erst ermöglicht.

Fazit

Die Fle­xi­bi­li­sie­rung der Arbeit bedingt neue For­men der Büro­or­ga­ni­sa­tion. Einige Unter­neh­men haben dafür bereits Kon­zepte ent­wi­ckelt, die neben einer Redu­zie­rung der Büro­flä­chen auch den Doku­men­ten­fluss neu orga­ni­sie­ren. Diese neuen Ansätze soll­ten alle Arbeit­ge­ber auf ihre fir­men­spe­zi­fi­sche Anwend­bar­keit hin prü­fen, wenn sie Home­of­fice und Co-Working Spaces für ihre mobi­len Mit­ar­bei­ter gestatten.