Immer mobiler und flexibler gestalten Mitarbeiter ihre Leistungserbringung. Manche arbeiten temporär in Projekten bei Kooperationspartnern oder Auftraggebern, andere nutzen ein Homeoffice oder sind unterwegs bei Kunden. Ein großes Sicherheitsproblem ist dabei, wo die flexiblen Arbeitsnomaden ihre Texte, Präsentationen und Excel-Sheets ausdrucken.

Ob in Co-Working Spaces, Konferenzzentren, Hotels oder all den Third Spaces genannten Arbeitsorten: Der Dokumentenfluss wird unkontrollierbar, wenn wichtige Geschäftsunterlagen aus Mangel an Alternativen auf Fremddruckern ausgedruckt werden.

Die Trends sind eindeutig: Zunehmende Mobilität und Digitalisierung verändern die Art, wie die Mitarbeiter leben und arbeiten. Viele Dinge, für die sie früher das Büro benötigten, erledigen sie zwischendrin. Wissenschaftler sprechen daher von „Third Places“ als Zwischenräumen, in denen das Leben und Arbeiten stattfindet, weil eben heute alles vernetzt ist und auch die Arbeit und das Private sich zunehmend entgrenzen. In den Zwischenräumen führen die modernen Arbeitsnomaden Kundengespräche, halten per Skype Projektmeetings ab, greifen auf Daten in der Firmen-Cloud zu, erfassen Daten in Cloud-Formularen und agieren in ihr mit Kunden und Kollegen. Die ständige Erreichbarkeit via Smartphone ist Ausdruck dafür, dass sich Raum und Zeit der Leistungserbringung, die früher alleine an das Büro des Arbeitgebers gebunden war, langsam auflösen.

Der feste Büroarbeitsplatz scheint Vergangenheit

Schon haben die ersten Arbeitgeber Konsequenzen gezogen. Am radikalsten ist wohl Microsoft. In seinem europäischen Forschungsstandort Amsterdam gibt es keine festen Arbeitszeiten und auch keine festen Arbeitsplätze mehr. Stattdessen richtete der Softwarekonzern Kreativräume und einige Sitzungszimmer ein, die sich die Teams nach Bedarf teilen. Auch einige Unternehmensberatungen haben bereits flexible Raumnutzungskonzepte entwickelt, um ihre Büros schnell für verschiedene Nutzungsarten umzurüsten. Mitarbeiter suchen sich in diesen flexiblen Office-Konzepten einen Arbeitsplatz, haben manchmal noch einen kleinen Rollcontainer mit Arbeitsmaterialien und persönlichen Unterlagen, klappen dann ihren Laptop auf und loggen sich via WLAN in das Firmennetz ein.

Doppelte Arbeitsinfrastrukturen durch Homeoffice

In Holland wurde am 1. Juli 2015 das Recht auf Homeoffice eingeführt. Auch hierzulande können rund 40 Prozent der Wissensarbeiter bereits darüber entscheiden, wie und wo sie arbeiten. Das zumindest ist das Ergebnis einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) im Rahmen des Verbundprojektes Office21. Und auch wenn sich vor allem Väter und Mütter zunehmend den Arbeitsplatz neben dem heimischen Herd wünschen, ging die Zahl der Heimarbeitsplätze in den vergangenen Jahren eher zurück. Das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung (DIW) stellte in einem Bericht von 2014 fest, dass im Jahr 2012 rund 4,7 Millionen Deutsche häufig oder gelegentlich im Homeoffice arbeiteten. Davon waren 2,7 Millionen festangestellt. Erstaunlich ist, dass dies 800.000 weniger waren als 2008. Gleichwohl erwarten Personaler eine weitere Dynamisierung der Arbeit. Bedeutet „häufiges oder gelegentliches“ Arbeiten im Homeoffice demnach, dass doppelte Arbeitsinfrastrukturen vorgehalten werden? Und wie stellen Arbeitgeber sicher, dass sensible Dokumente zwischen den Third Places und der Firmen-Cloud vor dem Zugriff Dritter geschützt werden und Ausdrucke nicht in fremde Hände gelangen?

Sicheres Output-Management

Während sich durch Kryptografie, also die sichere Verschlüsselung, der Dokumentenfluss zwischen einer Firmen- oder externen Cloud gut schützen lässt, bedeutet jeder Ausdruck auf Fremddruckern ein Sicherheitsrisiko. Die Druckdatei ist jederzeit abgreifbar für Unbefugte. Grundsätzlich sollten die mobilen Mitarbeiter daher nur auf den firmeneigenen Druckern ausdrucken. Für diese unternehmensinterne Freiheit der mobilen Arbeiter sorgen KYOCERA-Lösungen, die das Output-Management innerhalb des Unternehmens optimal unterstützen. So sind Mitarbeiter nicht mehr an einen einzigen Arbeitsplatz gebunden, sondern können innerhalb des Unternehmens unabhängig auf Daten zugreifen. Cloud Connect erlaubt beispielsweise den Zugriff über die persönliche Cloud der extern arbeitenden Mitarbeiter direkt auf Drucker in der Zentrale.

Damit können sie unterwegs mit Smartphones und Tablet-PCs direkt in die Cloud scannen und aus der Cloud drucken. Mit NSi™ Mobile können Mitarbeiter an entfernten Standorten Dokumente, Fotos und andere Dateien auf sichere Weise direkt in Firmenanwendungen (ERP, CRM) senden. Außerdem bietet NSi Mobile die Flexibilität, um geschäftliche Formulare direkt auf mobilen Endgeräten auszufüllen. Die noch immer üblichen Papierformulare werden damit überflüssig. Und für alle, die Ausdrucke benötigen, stellen die vielfältigen Zugriffsregelungen der Drucker in den Büros zusätzliche Sicherheitsreserven. Denn alle Druckaufträge lassen sich so steuern, dass sie erst ausgeführt werden, wenn der Mitarbeiter sie durch persönliche Authentifizierung an einem Gerät veranlasst. Hierbei spielt es auch keine Rolle, wo sich der Mitarbeiter befindet. So kann der Außendienst in jeder Filiale oder jedem x-beliebigen Firmendrucker ausdrucken. Die interne Mobilität wird so um ein Vielfaches gesteigert beziehungsweise überhaupt erst ermöglicht.

Fazit

Die Flexibilisierung der Arbeit bedingt neue Formen der Büroorganisation. Einige Unternehmen haben dafür bereits Konzepte entwickelt, die neben einer Reduzierung der Büroflächen auch den Dokumentenfluss neu organisieren. Diese neuen Ansätze sollten alle Arbeitgeber auf ihre firmenspezifische Anwendbarkeit hin prüfen, wenn sie Homeoffice und Co-Working Spaces für ihre mobilen Mitarbeiter gestatten.