Am 25. Mai 2018 tritt die EU-Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO) in Kraft. Bis dahin müssen Unternehmen verschiedene Maßnahmen für deren Umsetzung getroffen haben. Ansonsten drohen Strafen, die bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes betragen können. Wir haben unseren DMS-Experten Ralph Rotmann gefragt, wie sich Unternehmen jetzt noch auf die DSGVO vorbereiten können.

smart: Herr Rotmann, Sie beraten Unternehmen bei der Umsetzung von Dokumentenmanagement-Projekten (DMS). Wie oft begegnet Ihnen dabei auch das Thema DSGVO?

Ralph Rotmann: Wir stellen fest, dass immer mehr Unternehmen sich mit den Auswirkungen der DSGVO auf ihre Prozesse auseinandersetzen. Dies liegt sicherlich auch daran, dass der Zeitraum bis zum Inkrafttreten der neuen Regelungen immer kürzer und damit das Thema medial auch immer präsenter wird. Nichtsdestotrotz gibt es immer noch zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die die Verordnung noch nicht auf der Agenda haben. Hier versuchen wir, im Rahmen von DMS-Projekten zu sensibilisieren.

smart: Welche gravierenden Änderungen kommen durch die DSGVO auf Unternehmen zu?

Rotmann: Durch die DSGVO sind Unternehmen vor allem verpflichtet, Daten- bzw. Informationsprozesse zu dokumentieren bzw. diese nachweisbar zu machen. Um diese Aufgabe zu bewerkstelligen, müssen Unternehmen ihre laufenden Prozesse natürlich zunächst durchleuchten und darauf aufbauend Änderungen umsetzen. Dies ist zeitintensiv und setzt zudem eine Kenntnis der Materie voraus: Die Einhaltung der DSGVO ist daher vor allem für KMU herausfordernd.

smart: Am 25. Mai 2018 tritt die DSGVO in Kraft. Wenn ich bis heute noch nichts unternommen habe: Reicht die Zeit aus, um entsprechende Maßnahmen umzusetzen und damit die Vorgaben zu erfüllen?

Rotmann: Tatsächlich drängt die Zeit, aktiv zu werden. Nichtsdestotrotz können auch Unternehmen, die bis jetzt noch nicht aktiv geworden sind, entsprechende Maßnahmen umsetzen, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Grundsätzlich muss jedes Unternehmen einerseits prüfen, inwiefern die tiefgreifenden neuen Verpflichtungen für es gelten, zum anderen aber auch das Bewusstsein für dieses Thema schärfen. Hier tun sich kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft schwer, da diese das Thema häufig bislang nur mitmachen. Dabei gilt: Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern, die Zugriff auf E-Mails haben, müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dementsprechend wichtig ist es für KMU, sich jetzt mit diesem Thema ernsthaft auseinanderzusetzen – auch wenn Begriffe wie EU-Datenschutzverordnung oder DSGVO zunächst nicht besonders spannend klingen mögen: Vernachlässigt man sie, können die Auswirkungen erheblich sein. Bis zu 4 Prozent des jährlichen Gesamtumsatzes können als Strafe anfallen.

smart: Was raten Sie Unternehmen zu tun?

Rotmann: Zunächst rate ich den Unternehmen, das Thema Datenschutz auf die Agenda zu setzen. Dabei kann man dies durchaus als Chance für das Unternehmen begreifen, Informationsprozesse generell auf den Prüfstand zu stellen. So empfiehlt es sich, die DSGVO zum Anlass zu nehmen, eine grundlegende Bestandsaufnahme der Geschäftsprozesse durchzuführen. So lässt sich nicht nur Verbesserungsbedarf beim Datenschutz identifizieren, sondern es lassen sich auch Aspekte wie IT-Sicherheit, Effizienz und Transparenz aufschlüsseln.

smart: Wie hängt dies mit der DSGVO zusammen? 

Rotmann: Die wesentlichen Anforderungen der DSGVO hängen mit Zugriffsrechten, der Verfügbarkeit und Revisionssicherheit von Daten bzw. Informationen zusammen. All diese Aspekte haben mit dem Informations- bzw. Dokumentenmanagement zu tun. Dementsprechend lassen sich durch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) nicht nur die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Vielmehr lassen sich sämtliche Workflows, die mit der Datenverarbeitung zusammenhängen, nachvollziehbarer, sicherer und kontrollierbarer gestalten. Dadurch können Unternehmen echte Effizienzgewinne erzielen.

DSGVO
Ralph Rotmann ist als Business Development Manager für den Ausbau des DMS-/ECM-Portfolios bei KYOCERA Document Solutions Deutschland zuständig.
smart: Wie können Unternehmen bei der Überprüfung der Informationsprozesse am besten vorgehen?

Rotmann: Tatsächlich ist die Überprüfung der eigenen Abläufe bzw. im nächsten Schritt deren Optimierung alles andere als trivial – insbesondere für KMU. Hier sind nicht nur Zeit und Know-how, sondern auch Ressourcen gefragt. Gemeinsam mit unseren Fachhandelspartnern unterstützen wir den Mittelstand daher bei dieser Aufgabe. So haben wir mit der KYOCERA Potenzialanalyse und der KYOCERA Workflow-Optimierung gleich zwei Ansätze entwickelt, mit denen wir die vorhandenen Informations- und somit auch Datenschutzprozesse im jeweiligen Unternehmen analysieren. Auf Basis der hier gewonnenen Daten entwickeln wir dann ein passgenaues Optimierungskonzept, das auch den Einsatz einer geeigneten Softwarelösung vorsieht. Das Besondere: Im Rahmen der KYOCERA Workflow-Optimierung sind wir sogar in der Lage, den Amortisierungszeitraum einer Lösung zu beziffern.

smart: Der Weg, rechtzeitig compliant zu sein, geht also über die Analyse der vorhandenen Prozesse?

Rotmann: Im Prinzip gilt es drei Dinge zu beachten: Zunächst einmal muss ein Bewusstsein für das Thema Datenschutz und Compliance im Unternehmen geschaffen werden. Dazu gehört es auch, die Mitarbeiter entsprechend zu sensibilisieren. Der zweite Aspekt ist dann tatsächlich die Überprüfung der aktuellen Prozesse: Entspricht unser Umgang mit Daten den Anforderungen der DSGVO? Haben wir entsprechende Systeme, die automatisiert dafür sorgen, dass Löschfristen nicht vergessen werden? Zu guter Letzt gilt es dann zu prüfen, wie sich die existierenden Informationsprozesse optimieren bzw. DSGVO-konform aufsetzen lassen. Auch hier haben wir mit dem KYOCERA Workflow Manager eine DMS-Lösung im Portfolio, die sich binnen wenigen Tagen implementieren lässt und mit der sich die zentralen Prozesse in Einkauf, Buchhaltung, Vertrieb oder Personalwesen digitalisieren lassen. So können Unternehmen bis Mai 2018 die Anforderungen der DSGVO erfüllen.

Weitere Informationen zum KYOCERA Workflow Manager sowie zum Thema DMS finden Sie in unserem Leitfaden „Dokumentenmanagement trifft KMU“. Diesen können Sie kostenfrei herunterladen oder melden Sie sich zu unserem Webinar „Digitale Dokumentenprozesse in drei Tagen an“. Darin verrät unser DMS-Experte Frank Strotmann, wie sich digitale Prozesse mittels des KYOCERA Workflow Managers einfach optimieren lassen.