Informationen zählen neben den Mitarbeitern im digitalen Zeitalter zu den wichtigsten Unternehmensressourcen. Aus diesem Grund sollte das Informationsmanagement ein wesentlicher Teil Ihrer Unternehmensstrategie sein. Denn: Wenn der Informationsfluss nicht Teil des Ganzen ist, wird sich Ihr Unternehmen im Wettbewerb des 21. Jahrhunderts nur schwer behaupten können.

Informationen bestimmen unseren Arbeitsalltag: Kenntnisse über die Marktsituation, Kunden, Lieferanten und Wettbewerber müssen ebenso wie Daten über Produktentwicklungen und Kooperationen verteilt, verarbeitet und abgelegt werden. Dabei gilt es meist, mehrere Quellen und Nutzer miteinander zu vernetzen. Damit dies gelingt, bedarf es eines digitalen Informationsmanagements.

Informationsmanagement muss auf Unternehmensstrategie einzahlen

Wichtig: Das Informationsmanagement darf nicht im luftleeren Raum oder auf dem Reißbrett entstehen. Es leitet sich stattdessen aus Ihrer Unternehmensstrategie ab. Darüberhinaus geht es bei diesem Thema um deutlich mehr als nur um die Entscheidung für oder gegen eine Softwarelösung.

Wie Sie mit Informationen umgehen, sollte auf einer fundierten Analyse der unterschiedlichen Informationsquellen und -flüsse in Ihrem Unternehmen basieren: So geht es bei diesem Thema vor allem um die Fragen: Wie stelle ich den richtigen Mitarbeitern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung? Erst nachdem Sie diese Frage beantwortet haben, können Sie den Informationsfluss in die richtige, digitale Bahn lenken!

Dokumentenprozesse im Mittelstand immer noch analog

Hiervon sind vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) jedoch noch weit entfernt: Dokumentenprozesse sind hier oftmals noch analog: Informations- und Wissensverbreitung gestalten sie als einen informellen Prozess in Kantine und Kaffeeküche. Der Workflow lahmt und leidet durch Medienbrüche. Diese Annahmen legt eine Studie über den Einsatz von Enterprise Content Management (ECM) nahe, die der Branchenverband Bitkom Ende 2017 veröffentlichte.

Bitkom befragte 755 Unternehmen in Deutschland zu Ihren Informationsprozessen. Nur 11 Prozent der Mittelständler gaben an, über eine unternehmensweite digitale Dokumentenverwaltung zu verfügen. Bei den Großunternehmen sind es hingegen 81 Prozent.

DMS/ECM ist Kommandobrücke der digitalen Transformation

Wenn Sie daher als Unternehmensverantwortlicher zu den Konzernen aufschließen möchten, sollten Sie jetzt mit der Entwicklung einer Informationsstrategie beginnen. Damit wären Sie in guter Gesellschaft: Immerhin 18 Prozent planen laut Studie in nächster Zeit eine Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ECM.

Doch wie etablieren Sie ein digitales Informationsmanagement? Erfinden Sie das Rad nicht neu. Beginnen Sie bei den vorhandenen Workflows. Hierbei helfen Ihnen externe Berater. Mit der KYOCERA Workflowoptimierung etwa identifizieren Sie die unterschiedlichen Informationsquellen und Nutzer in einer Abteilung oder dem gesamten Unternehmen.

Aus diesen Ergebnissen leitet sich dann ab, welche Anforderungen an das Informationsmanagement bestehen. Erst an dieser Stelle ergeben sich dann Anhaltspunkte, welcher Bedarf von einer künftigen IT-Lösung abgedeckt werden muss.

Welche Tools erfüllen die definierten Anforderungen am besten? Welche Funktionen bieten Messenger-Dienste und Kollaborationstools? Welche Dokumentenlösung kann den Informationsfluss am besten zusammenführen? Nur wenn die Tools zu den Anforderungen des Unternehmens passen, kann die Lösung zur Kommandobrücke der digitalen Transformation werden!

Workflows ausrichten

Insbesondere Dokumentenworkflows nehmen im Informationsmanagement eine Schlüsselrolle ein. Medienbrüche sollten dabei komplett unterbunden werden. Kunden-, Prozess- oder Bearbeiterzuweisung sollten weitgehend automatisiert ablaufen. Wichtig ist, dass Sie alle bisherigen Workflows analysieren und sie zusammen mit den Fachabteilungen für die Arbeit definieren.

Für jeden an einem Prozess beteiligten Mitarbeiter sollte eine differenzierte Rechtevergabe und Rollenzuweisung erfolgen. Das System sollte den Workflow durch Erinnerungen an die Bearbeiter antreiben. So bleibt keine Aufgabe unerledigt, keine Information geht verloren.

Dies ist vor allem wichtig, wenn Prozesse von verschiedenen Bearbeitern in einem mehrstufigen Verfahren zu erledigen sind. Und je logischer die Workflows an den DMS/ECM-Systemfunktionen ausgerichtet sind, desto effektiver können die Tools die Arbeit der Mitarbeiter unterstützen.

Fazit: Informationsmanagement muss gelebt werden

Es reicht also nicht, einfach irgendwelche Tools zu installieren und die Mitarbeiter aufzufordern, diese künftig zu nutzen. Das Informationsmanagement muss Teil Ihrer digitalen Unternehmensstrategie sein. Erst am Ende steht die Auswahl einer Software. Und dann kommt es für eine erfolgreiche Umsetzung natürlich darauf an, wie die neue Informationsstrategie auch mit Leben erfüllt wird. Dies gelingt am besten, wenn Sie als CEO, CIO oder Digitalisierungsbeauftragter die Fachabteilungen beteiligen. Und wenn Sie damit Erfolg haben, wird Ihre Informationsstrategie auch zum Rückgrat der Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Lesen Sie zu diesem Thema als Vertiefung auch unser E-Book „Ade analog: Mit DMS und ECM zum Digital Office.