Durch die stärkere Durchdringung von digitalen Technologien hat sich die Büroarbeit in den vergangenen Jahren stark verändert: Geschäftsprozesse können heute per Mausklick erledigt werden, Smartphone, Tablet und Co. sind nicht mehr nur ein Incentive für die Management-Ebene und Themen wie künstliche Intelligenz werden nicht nur mit Science-Fiction-Filmen, sondern eher mit der Automatisierung von Abläufen in Verbindung gebracht. Durch den Wandel der Büroarbeit hat sich auch der Raum, in dem diese Arbeit verrichtet wird, verändert: das Büro selbst.

„Die Büroarbeit ist in den vergangenen Jahren flexibler, individueller und multilokaler geworden“, sagt Mitja Jurecic, Leiter Team Workspace Innovation beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. „Diese Faktoren lassen sich auch am Büroarbeitsplatz ablesen: Wir verrichten unsere Arbeit nicht mehr nur am Einzelarbeitsplatz, sondern auch im Meetingraum, im Projektraum, am Meeting-Point oder in der Cafeteria. Hinzu kommt, dass wir Büroarbeit auch verstärkt außerhalb des Bürogebäudes erledigen – sprich von zuhause aus, in der Bahn, am Flughafen oder im Café.“

Büroarbeit wird räumlich und zeitlich flexibler

Für die Arbeitnehmer sind dies natürlich verlockende Aussichten: Durch die weitere Flexibilisierung und die zeitliche bzw. räumliche Autonomie der Büroarbeit lassen sich Privat- und Berufsleben deutlich besser miteinander vereinen. Der Arbeitgeber, der zunächst einmal auf die Kosten schaut (bzw. schauen muss), stellt sich indes eine andere Frage: Die Umsetzung von entsprechenden Modernisierungsmaßnahmen inklusive der Bereitstellung einer flexiblen IT-Infrastruktur sowie die Anschaffung von passendem, modernem Büro-Equipment kosten zunächst einmal Geld, Zeit und Mühe. Lohnt sich dieses Investment daher?

„Ja“, lautet die eindeutige Antwort von Mitja Jurecic. „Im Rahmen unserer Studie Office Analytics haben wir Erfolgsfaktoren für die Planung von modernen Arbeitswelten untersucht. Die Ergebnisse zeigen, dass Personen, die im Laufe ihres Arbeitstages unterschiedliche Arbeitsplätze nutzen – also neben dem Schreibtisch auch Lounges, Teeküchen oder den Außenbereich –, deutlich informierter sind als Personen, die nicht den Arbeitsplatz wechseln. Zudem entwickeln diese Personen deutlich mehr Ideen und Lösungen. Als Arbeitgeber sollte man daher unbedingt eine vielfältige Arbeitsplatznutzung ermöglichen“, so Jurecic.

Investition in die Office-Umgebung lohnt sich

Über 13.000 Personen haben an der Fraunhofer-Studie Office Analytics teilgenommen. Die Wissenschaftler vom Fraunhofer IAO konnten dabei einen klaren Zusammenhang zwischen Wohlbefinden, Motivation, Commitment sowie Performance am Arbeitsplatz feststellen, wenn Personen mit ihrer Büroumgebung zufrieden sind. Aber auch einen weiteren Effekt konnte man feststellen. Mitja Jurecic: „Die Zufriedenheit mit der Büroumgebung stellt auch eine effektive Maßnahme dar, um Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Studienteilnehmer, die zufrieden mit ihrer Büroumgebung sind, fühlen sich mehr an das Unternehmen gebunden.“

Gerade in Hinblick auf die Stärkung der Arbeitgeberattraktivität ist dies ein wichtiger Faktor, warum sich eine Investition in die Flexibilisierung der Büroarbeit lohnt. Und hier besteht laut Office-Analytics-Studie noch Nachholbedarf: So sind lediglich 54 Prozent der Befragten mit ihrer Büroumgebung zufrieden. Jeder Fünfte (18 Prozent) ist hingegen unzufrieden. Dies deckt sich mit Zahlen, die vom IDG-Verlag im Jahr 2017 erhoben wurden: 80 Prozent der von IDG befragten Mitarbeiter gaben darin an, ihren Arbeitsplatz für nur bedingt zukunftstauglich zu halten bzw. mit der technischen Ausstattung unzufrieden zu sein.

Sieben unterschiedliche Arbeitstypen

Was also können bzw. müssen Unternehmen tun, um die Büroarbeit attraktiver zu gestalten? Für Mitja Jurecic ist die Antwort einfach: die Anforderungen der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Dazu gilt es aber, auf die unterschiedlichen Aufgaben, Tätigkeiten und Vorlieben zu achten: „Jeder Mitarbeiter ist verschieden. Im Rahmen unserer Studie haben wir daher unterschiedliche Arbeitstypen identifiziert, deren Anforderungen sich sogar widersprechen können. Es ist daher wichtig, bei der Planung von Büros die Bedürfnisse dieser verschiedenen Arbeitstypen zu berücksichtigen, sagt Jurecic.

Insgesamt sieben Arbeitstypen haben die Wissenschaftler identifiziert:

  • Silent Worker: verbringt den Arbeitsalltag fast ausschließlich im Büro und konzentriert am Arbeitsplatz
  • Caller: verbringt viel Zeit mit Telefongesprächen und mit Abstimmungen am Arbeitsplatz
  • Hands-on: nutzt viele Arbeitsorte und arbeitet viel mit Materialien und Mustern
  • Communicator: ist hochkommunikativ und ist viel im Büro unterwegs
  • Thinker: ist häufig außerhalb des Unternehmens tätig und beschäftigt sich mit der Lösung komplexer Aufgaben
  • Hypercross: ist hochmobil, kommunikativ und nutzt viele verschiedene Arbeitsorte für Besprechungen und Kollaboration
  • Traveller: ist häufig auf Geschäftsreise, nutzt das Büro zum Austausch
    und hat häufig spontane Aufgaben zu lösen

Arbeitstypen bei der Gestaltung von Büroarbeit berücksichtigen

Durch diese unterschiedlichen Typisierungen und die damit verbundenen Tätigkeiten wird Folgendes deutlich: Standardisierte Büroarbeitsplätze sind nicht das geeignete Mittel, um die Bedürfnisse dieser Arbeitstypen zu befriedigen. Unternehmen sollten daher eine Vielfalt an unterschiedlichen Räumen und Arbeitsorten anbieten und deren Nutzung fördern.
Mitja Jurecic rät daher dazu, die Anforderungen der Mitarbeiter bzw. die unterschiedlichen Arbeitsstile bei der Planung und Gestaltung von Büroumgebungen in den Mittelpunkt von Modernisierungsmaßnahmen zu stellen. Jurecic: „Die eine perfekte Arbeitsumgebung gibt es nicht. Vielmehr ist es ratsam, die unterschiedlichen Arbeitstypen in einem Unternehmen zu identifizieren und auch die Häufigkeitsverteilung zu erkennen. Dadurch erhalten Unternehmen entscheidende Hinweise für die Gestaltung der Büroarbeit. Die Individualität der Menschen fordert diese Vielfältigkeit genauso wie die Individualität der Arbeitsanforderungen.“

Die Studie „Office Analytics“ kann über das Fraunhofer IAO bezogen werden. Weitere Informationen, wie das elektronische Dokumentenmanagement Sie bei der Flexibilisierung der Büroarbeit unterstützt, finden Sie zudem in unserem kostenfreien E-Book „Wege ins Büro der Zukunft – Wie Sie Ihr Office smarter machen“.