Europaweit kosteneffiziente und einheitliche Strukturen schaffen: Dies war das Ziel, das sich die Knorr-Bremse AG bei der Optimierung ihrer Druck- und Kopierprozesse gesetzt hatte. Gemeinsam mit KYOCERA Document Solutions und CANCOM IT realisierte man dazu ein umfassendes Optimierungskonzept, das auch das Flottenmanagement bzw. eine standardisierte Service-Level-Vereinbarung (SLA) beinhaltete. Eine Case Study. 

Europaweit kosteneffiziente und einheitliche Strukturen schaffen: Dies war das Ziel, das sich die Knorr-Bremse AG bei der Optimierung ihrer Druck- und Kopierprozesse gesetzt hatte. Gemeinsam mit KYOCERA Document Solutions und CANCOM IT realisierte man dazu ein umfassendes Optimierungskonzept, das auch das Flottenmanagement bzw. eine standardisierte Service-Level-Vereinbarung (SLA) beinhaltete.

Die Knorr-Bremse AG gehört mit weltweit mehr als 19.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 4,3 Milliarden Euro zu den international führenden Herstellern von Bremssystemen für Nutzfahrzeuge. Mit der Weiterentwicklung und Expansion des Unternehmens wuchsen auch die Anforderungen an die Druck- und Kopierprozesse, wie Dr. Tobias Buck, Leiter Zentralbereich Einkauf bei der Knorr-Bremse AG, erklärt: „Im Einkauf sucht man immer nach Kostenoptimierungspotenzialen. Wir haben daher in einem ersten Schritt und in Zusammenarbeit mit unserer IT-Abteilung eine Analyse an 20 Standorten in neun Ländern durchgeführt. Ziel war es, Transparenz zu schaffen bzw. einen Überblick über unsere bestehende Systeminfrastruktur zu erhalten.“ Da die Drucker- und Kopiererflotte aus verschiedenen Modellen unterschiedlicher Hersteller bestand, war eine zentralisierte Überwachung und Steuerung nicht möglich. Dies resultierte in hohen Druck- und Wartungskosten. Es lagen zudem keine standardisierten SLA mit entsprechenden Prozessen vor, was in längeren Ausfallzeiten resultierte. Ein weiteres Problem war die Dokumentensicherheit.

Europäische Einheitlichkeit

Um diese Herausforderungen zu lösen bzw. die Drucker- und Kopiererflotte zu modernisieren, vertraute das Unternehmen auf die Expertise von Kyocera Document Solutions und Cancom IT. Gemeinsam erarbeitete man eine Optimierungsstrategie, in deren Rahmen zunächst die bestehende Hardware durch 900 Multifunktionssysteme von Kyocera ausgetauscht wurde – dies entspricht einer Reduktion des Bestands um 80 Prozent. Um ferner eine zentrale Steuerung und Überwachung aller Systeme zu gewährleisten, wurde neben der Hardware auch der KYOCERA Fleetmanager installiert. Per Mausklick ist es damit vom Münchener Hauptsitz aus möglich, den aktuellen Status aller Maschinen zu erhalten. Überdies wurde durch die Etablierung der Print-und-Follow-Lösung KYOcontrol die Sicherheit von Ausdrucken erhöht.

Auch das Servicekonzept wurde optimiert: Anstelle von 13 SLAs, die es vorher bei Knorr-Bremse gab, bestehen nun lediglich zwei, was insbesondere den Einkauf freut, wie Dr. Tobias Buck erklärt: „Die Wartungsaufwendungen wurden mithilfe standardisierter Service-Level-Vereinbarungen deutlich gesenkt. So wird dieselbe hohe Servicequalität für alle europäischen Niederlassungen gewährleistet. Eine zentrale Anlaufstelle für Wartung, Reparatur und die Beschaffung von Verbrauchsmaterial senkt überdies die Gesamtbetriebskosten unserer Flotte.“

Wartungsaufwendung deutlich gesenkt

Aufgrund des großen Erfolgs möchte man die Zusammenarbeit mit Kyocera weiter ausbauen und auf Russland und Schweden ausdehnen. Entsprechend zufrieden zeigt sich Lothar Kittel, Director Global IT Business Service bei der Knorr-Bremse AG, mit dem Ergebnis des Projekts: „Das war einer der besten Rollouts in der Geschichte unseres Unternehmens. Das ganze Projekt hat nur neun Monate gedauert und war ein großer Erfolg, insbesondere wenn man bedenkt, wie solche Projekte normalerweise ablaufen und wie schwer es ist, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von einer Umstellung der Infrastruktur zu überzeugen. Die Zusammenarbeit aller Beteiligten empfinde ich daher als äußerst positiv.“

Videoreportage vom Projekt