Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – sind nicht nur ein Wortungetüm. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stellen sie vor Herausforderungen.

Mit den GoBD hat das Bundesfinanzministerium eine Verordnung erlassen, die die Ordnungsmäßigkeit des IT-Einsatzes in der Buchhaltung regeln soll. Sie ist dabei vor allem als Leitfaden für die Finanzbehörde gedacht, wie die Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB) in der Praxis umgesetzt werden sollen.

Ein wichtiger Fokus der GoBD liegt auf der ordnungsgemäßen Verbuchung von Barerlösen. Diese kommen nicht nur in der Gastronomie vor, sondern sind auch in vielen KMU durchaus üblich. Leider lassen sich die Anforderungen konventioneller, papierner Buchführung nicht direkt auf die digitale Buchhaltung übertragen.

In KMU besteht Handlungsbedarf

Mit zunehmender Digitalisierung kam es daher zu Rechtsunsicherheiten, die letztendlich zum Inkrafttreten der GoBD im Jahre 2015 führten. Seit dem 1. Januar 2017 sind sie nach einer Übergangsfrist von zwei Jahren vollumfänglich verbindlich. Ernst wird es in den Jahren 2018 oder 2019, denn dann stehen die Wirtschaftsjahre 2015 bis 2017 zur Betriebsprüfung an.

Für Unternehmen ergeben sich daraus gewisse Pflichten für die Buchführung: Erfüllt man diese nicht, drohen Konsequenzen. So kann eine nicht ordnungsgemäße Buchführung dazu führen, dass das zuständige Finanzamt dieser nicht traut und die Steuern nach eigenen Ermittlungen festsetzt. In der Regel ist dies nicht von Vorteil für die betroffenen Unternehmen – dementsprechend besteht hier Handlungsbedarf!

Da praktisch alle Unternehmensbereiche betroffen sind, stellt ein GoBD-konformes Datenhandling hohe Anforderungen an Firmen. Da kein Unternehmen und kein Gewerbe wie das andere ist, unterscheiden sich die Anforderungen an die innerbetriebliche Struktur im Detail jedoch deutlich.

Um den Anforderungen der GoBD beispielsweise hinsichtlich der Archivierung, Durchsuchbarkeit und Vorhaltung von Dokumenten zu Prüfzwecken zu entsprechen, empfiehlt sich für die Firmen der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Lösung. Diese unterstützt Unternehmen bei der Buchführung in den wesentlichen GoBD-relevanten Punkten:

Punkt 1: Unveränderbarkeit sicherstellen

Ein wesentlicher Aspekt der GoBD ist die Unveränderbarkeit von Dokumenten. So gilt es, Dokumente immer im Original abzulegen. Eine Archivierung von Kopien ist nicht gestattet. Als Original wird dabei zum Beispiel entweder die PDF-Rechnung eines Geschäftspartners oder aber der konforme Scan und die dann erfolgte Ablage in einem DMS gewertet.

Sollte das Kassensystem im Aufbewahrungszeitraum abgelöst werden, müssen die Originaldaten abgesichert in einem dokumentierten Verfahren in ein Archivsystem migriert werden. Ein Umkopieren ist nicht erlaubt.

Punkt 2: Prozesse nachvollziehbar machen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, die Verfahrensdokumentation sicherzustellen. Das bedeutet, dass beispielsweise der Betriebsprüfer die digitale Buchführung jederzeit auf ihre sachliche und formelle Richtigkeit hin prüfen und nachvollziehen können muss. Das verpflichtet selbst kleine Firmen dazu, dem Buchprüfer eine Beschreibung aller Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände zur Verfügung stellen zu können.

Sie müssen genau beschreiben können, wann ihre Dokumente und Belege erfasst worden sind oder wer sie wann verarbeitet und archiviert hat. Auch dabei gilt es, die vorgegebenen Richtlinien einzuhalten. Auch hierbei erweist sich der Einsatz eines geeigneten Scanners im Zusammenspiel mit einem ausgereiften DMS auch im Hinblick auf künftige Prüfungen als wertvolle Hilfe.

Punkt 3: Dokumente auffindbar machen

Darüber hinaus müssen Dokumente jederzeit auffindbar und damit idealerweise durchsuchbar sein. Damit der Aufwand für diese Anforderungen nicht den Arbeitsrahmen von kleinen und mittelständischen Unternehmen sprengt, empfiehlt sich das Erfassen von Dokumenten mit einer OCR-fähigen Scan-Lösung.

Wie immer bei gesetzlichen Regelungen gilt der altbekannte Sinnspruch: „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.“ Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der GoBD trägt der Gewerbetreibende beziehungsweise der Unternehmer. Das gilt auch dann, wenn externe Dienstleister eingesetzt werden sollten. Daher ist es wichtig, ein besonderes Augenmerk auf die Lösungen oder den Dienstleister zu legen, mit deren Hilfe die GoBD rechtskonform umgesetzt werden sollen.