Auch im neuen Jahr treibt eine Frage viele Mittelständler um: Wie bekomme ich mein Unternehmen fit für die Digitalisierung? Anders als Großunternehmen hängen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) beim digitalen Wandel hinterher: Nur elf Prozent aller KMU haben bisher eine unternehmensweit ausgerollte digitale Dokumentenverwaltung. Dabei ist ein  Dokumentenmanagement-System (DMS) oder das Enterprise Content Management (ECM) ein wichtiger Baustein, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren. 

Ein Hinderungsgrund für die Einführung eines unternehmensweit ausgerollten DMS oder ECM sind die vielen Insellösungen. Während die Buchhalter oft die ersten waren, die mit einer Software anfingen und heute bereit in einer Cloud arbeiten, hingen andere Abteilungen lange hinterher. Irgendwann hatte der Vertrieb ein CRM, die Personaler eine HR-Lösung und auch das Marketing kann seine Online-Maßnahmen ohne ein Marketing-Automation-Tool kaum mehr organisieren.

In der Bitkom-Studie kam aber heraus, dass 49 Prozent der teilnehmenden Unternehmen eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung einsetzen, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. In der Personalabteilung nutzen jedoch nur 27 Prozent eine solche Software, in der Logistik lediglich 17 Prozent und in der Produktion nur 15 Prozent.

Bei diesen Werten sollte sich keiner davon abhalten lassen, eine einheitliche Lösung abteilungsübergreifend zu etablieren. Manchmal ist ein Ende mit Schrecken besser als ein Schrecken ohne Ende, den viele Mittelständler mit ihren Insellösungen früher oder später erleben. Zumal auch die Mitarbeiter immer anspruchsvoller werden.

Wissensarbeiter wünschen sich moderne Arbeitsplätze

Vor allem wenn Ihr Unternehmen auf junge Arbeitskräfte angewiesen ist, sollten Sie die Ergebnisse der Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“ aufwecken. Diese wurde 2017 von einer Gruppe innovationsfreudiger Unternehmen wie auch KYOCERA Document Solutions bei der sipgate GmbH gemeinsam beauftragt. Nur 13 Prozent der befragten Angestellten und Führungskräfte waren mit der technischen Ausstattung ihrer Arbeitsplätze zufrieden. 60 Prozent fordern einen kulturellen Wandel.

Die Mehrheit fordert flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, zumindest gelegentlich im Home Office zu arbeiten. In der Summe wird deutlich, dass die jungen Generationen viel digitalisierter arbeiten wollen, als dies Unternehmen heute anbieten können. Dabei sind es gerade junge Absolventen heute gewohnt, in digitalen und dezentralen Teams agil zu arbeiten. Dafür brauchen sie digitale Datenstrukturen und Anwendungen und vor allem eine Datenhaltung in der Cloud für ihre kollaborativen Arbeitsprozesse.

Mit anderen Worten: Es ist keine Frage, ob Sie Ihrem Unternehmen digitale Geschäftsprozesse geben sollten. Die Herausforderung liegt alleine darin, ob Sie es schnell genug und gut genug umsetzen können. Denn der Wettbewerb zwischen Mittelstand und Konzernen um die besten Köpfe läuft längst. Aber im Gegensatz zum Mittelstand haben bereits 81 Prozent der Großunternehmen digitale Geschäftsprozesse.

Planvoll digital

Damit die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen 2018 ein Erfolg wird, sollten Sie aber zunächst alle Abteilungen ins Boot holen. Erarbeiten Sie eine gemeinsam getragene Konzeption. Erheben Sie zunächst den Status Quo und dann eine Idealvorstellung, wie Ihre Geschäftsprozesse künftig digital besser ablaufen könnten. Schon hier werden Sie häufig hören, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu bisher verschlossenen Datensilos wünschen; dass sie abteilungsübergreifend zusammenarbeiten wollen und dass beispielsweise die Buchhaltung und der Vertrieb auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen müssen.

Vor allem hören Sie, dass Ihre Mitarbeiter agiler in Projektteams arbeiten wollen. Und das alles soll das neue DMS oder ECM unterstützen. Sammeln Sie die Wünsche und Anforderungen, systematisieren und priorisieren Sie diese. Leiten Sie daraus die Anforderungen an das neue DMS beziehungsweise ECM ab. Eventuell sollten Sie auch einen Zeit- und Ablaufplan erstellen, wann sie das neue System in welcher Abteilung ausrollen wollen. Erstellen Sie daraus ein Pflichtenheft und starten Sie eine Ausschreibung für eine Software.

Die Lösung muss zu Ihrem Unternehmen passen

Achten Sie bei der Anbieterauswahl, dass die Lösungen auch zu Ihrem Unternehmen passen. Sehr häufig sind DMS und ECM-Software für Konzerne gemacht, die für ein KMU völlig überdimensioniert sind. Eine Anwendung, die speziell für die Bedürfnisse des Mittelstandes entwickelt wurde, lässt sich auch schneller einführen. Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager bieten beispielsweise eine Standardisierung, und sind gleichzeitig flexibel skalierbar. Der Workflow Manager fügt sich in die bestehende IT-Landschaft ein und lässt sich gleichzeitig schnell an Ihre konkreten Prozesse und Anforderungen anpassen.

Und so können Sie bis Ende 2018 ihren guten Vorsatz umsetzen und machen Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft.

Lesen Sie zu diesem Thema als Vertiefung auch unser E-Book „Ade analog: Mit DMS und ECM zum Digital Office.