Für die A. Kempf Getränkegroßhandel GmbH, einen der führenden Getränkegroßhändler im Südwesten Deutschlands, sind Prozesse rund um die Leergutabholung besonders wichtig.

Als hundertprozentiges Tochterunternehmen der EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH beliefert das in Offenburg ansässige Unternehmen sämtliche EDEKA-Märkte in der Region bzw. holt das hier anfallende Leergut wieder ab. Dieser Vorgang ist dokumentenintensiv: Pro Tag gehen etwa 560 Belege mit wichtigen Daten ein, die bei der Abholung von Leergut aus den verschiedenen Filialen von knapp 220 Fahrern erfasst werden.

Optimierte Belegerfassung

Über vorgedruckte Formulare wurden die Daten bislang handschriftlich zusammengetragen und mit einem Barcode ausgestattet. Zurück in der Zentrale gaben die Fahrer die gesammelten Belege dann persönlich im Backoffice ab, wo Mitarbeiter sie manuell in das Warenwirtschaftssystem des Getränkegroßhändlers einpflegten und somit der Abrechnungsprozess in Gang gebracht werden sollte.

Bevor dies jedoch geschehen konnte, mussten die Mitarbeiter zunächst die Daten aus den eingereichten Formularen mit den maschinell gezählten und erfassten Informationen aus der Zählanlage des Lagers abgleichen und individuell bestätigen. Wurden während des Abgleichs Abweichungen entdeckt, stand der Mitarbeiter vor der Herausforderung, von Hand auf Fehlersuche zu gehen. Erst danach konnte der Zahlungslauf angestoßen werden.

Insgesamt war der bisher gängige und hauptsächlich analog ablaufende Workflow bei der A. Kempf Getränkegroßhandel GmbH also mit sehr vielen Umständen verbunden. Die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten erforderte nicht nur einen großen Zeit- und Personalaufwand, sondern war auch fehleranfällig.

KYOCERA Workflowoptimierung im Einsatz

Hier kam der KYOCERA-Partner jaka GmbH & Co. KG aus Freiburg ins Spiel: Basierend auf einem intern von der Firma Kempf erarbeiteten Lösungsansatz wurden mit Hilfe der KYOCERA Workflowoptimierung die vorhandenen Prozesse analysiert, und es wurde eine speziell auf die logistischen Anforderungen abgestimmte Optimierungsstrategie entwickelt.

Das ins Auge gefasste Ziel war dabei von Beginn an die bestmögliche Automatisierung der einzelnen Workflows bei der Belegerfassung. Auf dieser Grundlage entwarf man ein neues Belegformular, das nach dem Prinzip einer Lochkarte bei der Leergutabholung von den Fahrern auszufüllen ist. Der Vorteil dieses Prinzips ist, dass die neuen Formulare in der Zentrale ganz einfach eingescannt werden. Sie sind so konzipiert, dass die darauf erfassten Daten und Informationen über die installierte und benutzerfreundliche Workflowlösung ohne viel Aufwand weiterverarbeitet werden können: Nach dem automatisch erfolgten Abgleich mit den Daten aus der Zähleranlage werden übereinstimmende Informationen ebenfalls automatisch in das Warenwirtschaftssystem übertragen – und der Zahlungslauf wird zeitnäher angestoßen.

Lediglich bei Abweichungen muss nach wie vor ein Mitarbeiter eine manuelle Überprüfung vornehmen. So wird Zeit eingespart, und Fehler werden vermieden. Dank der KYOCERA-Workflowoptimierung kann bei der Kempf GmbH ab sofort ein effizienter und effektiver Prozess gewährleistet werden – von Anfang bis Ende.

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