Teamarbeit bestimmt zunehmend den Arbeitsalltag in Unternehmen. Oft stehen der Zusammenarbeit untereinander jedoch die eigene Büro-Grenzen sowie Silo-Denken im Weg. Wie schaffen es Führungskräfte, die Arbeit im Team zu forcieren?

Whatsapp, Dropbox, Doodle, der geteilte Terminkalender oder die gemeinsame Einkaufsliste – in ihrer Freizeit verknüpfen und organisieren sich viele Menschen schon heute papierlos und digital. An vielen Arbeitsplätzen ist von diesem Trend jedoch wenig zu spüren. Und das, obwohl sich 82 Prozent der deutschen Angestellten für Teamarbeit im Beruf aussprechen. Zu diesem Schluss kommt zumindest der Wrike Happiness-Index, für den mehr als 4.000 Arbeitnehmer aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den USA befragt wurden.

Teamarbeit mittels smarten Dokumenten forcieren

Die gute Nachricht: Ein Viertel der IT-Entscheider in DACH verfolgt das Ziel, durch digitale Arbeitsweisen eine effizientere Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Partnern zu verwirklichen. Zu diesem Ergebnis kommt unsere Studie Digitales Arbeiten, die wir gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut IDC umgesetzt haben.

Demnach sehen 30 Prozent der IT-Entscheider die enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachbereich als Erfolgsfaktor für die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenintensiver Workflows. Ein Grund: Prozesse, oft über Fachabteilungen hinweg, werden durch die inzwischen verfügbaren Datenmengen immer komplexer. Dies gilt vor allem für wissensintensive Branchen und Bereiche, bei denen Kunden auf Know-how unterschiedlicher Experten angewiesen sind. Solche Experten als Team digital zu verknüpfen, ist allerdings eine Herausforderung. Die Bereitschaft der Mitarbeiter, Wissen zu teilen, ist dafür unerlässlich.

Change-Management motiviert

Diese Bereitschaft setzt eine entsprechende Unternehmenskultur voraus, die gepflegt und von der Unternehmensspitze vorgelebt werden muss. Eine klare Digitalisierungsstrategie, von der messbare Umsetzungsziele abgeleitet werden können, ist hierfür ein wichtiger Schritt.

Auf dem Weg zur digitalen Teamarbeit hilft zudem ein professionelles Change-Management. Dieses unterstützt den Prozess, analoge Strukturen aufzubrechen und durch digitale Workflows zu ersetzen. Dies gelingt beispielsweise dadurch, dass in jeder Abteilung Projektverantwortliche eng in die digitale Transformation eingebunden sind. Auch Trainings und Schulungen – laut IDC-Umfrage für IT-Entscheider die wichtigste Maßnahme auf dem Weg zur „digitalen Arbeit“ – gehören dazu. Sie vermitteln beispielsweise, wie das Scannen und Weiterleitung von Papierdokumenten oder elektronischen Formularen effizient und teamorientiert funktioniert.

Schlechte Technik kann teuer werden

Teamarbeit sollte auch technisch nicht ohne die Einbindung der Angestellten, also nicht ausschließlich von oben, vorangetrieben werden. Denn meist sind es nicht Geschäftsführung und IT-Abteilung, die wissen, wie die Kollegen am besten zusammenarbeiten – es sind die Mitarbeiter selbst.

Ihnen teure, neue Systeme und Collaboration-Tools ungefragt vorzusetzen, macht daher wenig Sinn. Zu groß wäre die Gefahr, dass Teams die kostspielige Hard- oder Software gar nicht oder falsch nutzen. Kurzum, das ausgefeilteste Dokumentenmanagementsystem (DMS), die leistungsstärkste Terminverwaltung oder das modernste Collaboration-Tool nützen nichts, wenn die Software weder gewollt noch verstanden wird.

Dokumentenmanagement eröffnet Optionen

Andersherum kann die richtige Kombination aus technisch ausgereifter, praxistauglicher und einfach verständlicher Hardware und Software die Teamarbeit maßgeblich vorantreiben. Ein professionelles DMS, eine gemeinsame Terminverwaltung und entsprechende Collaboration-Tools sollten beispielsweise den gleichzeitigen Zugriff aller Beteiligten auf Programme, Funktionen und Geschäftsdaten. Zudem ist die Anbindung der analogen Welt an die digitalen Systeme möglichen. Nicht zuletzt können auch scheinbar nebensächliche Aspekte wie die Möglichkeit, eine elektronische Unterschrift unter Dokumente zu setzen, für die Teamarbeit bedeutend sein.

Mobilität verschiebt Grenzen

Dies gilt beispielsweise für Teams, die mobil unterwegs sind. Zwar arbeiten laut IDC-Befragung noch immer 72 Prozent der Beschäftigten vom Büro aus. 41 Prozent können Dokumente aber schon heute gleichzeitig mit Kollegen oder Kunden mobil bearbeiten.

Mobiles Scannen und Drucken sind dafür ebenso Voraussetzung wie die Möglichkeit, digitale Dokumente elektronisch zu signieren. Andernfalls leidet die Produktivität beim Arbeiten in der Bahn, auf einem Kongress oder zuhause. Ob Teammitglieder mit privaten oder firmeneigenen Geräten arbeiten können, sollte ebenfalls klar definiert sein. Sonst drohen Sicherheitslücken, Kompatibilitätsprobleme oder rechtlicher Streit.

Auch hier unterstützen Dokumentenmanagement-Lösungen dabei, mobile Arbeitsweisen zu schaffen. So tragen Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager dazu bei, dass Informationen überall und zu jeder zeit zur Verfügung stehen. Bearbeitungsstatus lassen sich nachvollziehen und auch die Suche nach Informationen wird beschleunigt. Mehr dazu verraten wir in diesem E-Book.

Co-Working schafft Räume

Mobile Teams sind jedoch nur ein Trend. Ein weiterer ist das Co-Working. Dabei werden Büroflächen inklusive Netzwerke, Drucker, Scanner, Beamer und Besprechungsräume nach Bedarf gebucht – und mit anderen Co-Working-Partnern geteilt, die nicht unbedingt zum eigenen Unternehmen gehören müssen.

Was erst vor wenigen Jahren als Ort für kleine Start-ups und Freiberufler populär wurde, ist mittlerweile auch für Mittelständler eine Option, die sich für alle rechnen kann. Denn hier können sich Teams und Außendienstler, die an verteilten Orten arbeiten, regelmäßig treffen – ohne dafür dauerhaft ein kostspieliges Büro unterhalten zu müssen.

Webcast: So teilen Sie Wissen mit dem KYOCERA Workflow Manager

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