Die aktuelle Befragung von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions macht deutlich: In Deutschlands Büros werden täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit in die Dokumentensuche und Dokumentenablage investiert. Das verschlechtert die Produktivität und nervt Mitarbeiter. Zum Teil müssen Unternehmen sogar Gesetzeskonflikte fürchten, weil Daten nicht oder nur mangelhaft auffindbar sind. Dabei ließen sich die Probleme einfach lösen, wie KYOCERA Business Consultant Christoph Kuboth zu berichten weiß.

smart: Herr Kuboth, laut der KYOCERA-Studie „Dokumente gesucht – gefunden“ verbringen die deutschen Büroangestellten bis zu zwei Stunden mit administrativen Tätigkeiten wie der Suche und Ablage von Unterlagen. Überrascht Sie dieses Ergebnis?

Kuboth: Tatsächlich hat es mich schon überrascht, dass mehr als die Hälfte der befragten Büroangestellten zwei Stunden täglich mit der Dokumentenverwaltung beschäftigt sind. Stellen Sie sich vor, Sie sind Abteilungsleiter und haben einen Mitarbeiter, der ein Viertel seines Arbeitstags für private Gespräche oder das Surfen durch das Internet aufwendet. Würden Sie solch einen Mitarbeiter einstellen oder eher ermahnen? Durch eine ineffiziente Dokumentenablage passiert aber genau dies: Ihre Mitarbeiter arbeiten weniger effizient, was zugleich zu einer höheren Unzufriedenheit mit den Prozessen führt.

Das wird besonders deutlich, wenn man sich dokumentenintensive Bereiche wie die Buchhaltung oder die Finanzverwaltung anschaut: In unserer Studie kam heraus, dass hier noch mehr Zeit bei der Dokumentensuche verloren geht als in anderen Unternehmensbereichen. Die dort arbeitenden Angestellten sind deshalb genervt: Nur rund ein Fünftel sagt, dass die Dokumentenablage „effizient“ erfolgt. 38 Prozent der Befragten sprechen entweder von einer „Herausforderung“ oder bezeichnen die Dokumentenablage als „frustrierend“ oder „belastend“.

smart: Was sollten Unternehmen Ihrer Meinung nach aus den Ergebnissen ableiten?

Kuboth: Ich empfehle Betrieben und Organisationen aller Größenordnungen, schnell ihre Hausaufgaben zu machen! Der Einschätzung der Befragten zufolge ist die Dokumentenablage in vielerlei Hinsicht verbesserungsbedürftig: Dokumente werden unvollständig abgelegt, Aufbewahrungsfristen werden nicht eingehalten, nur rund ein Drittel geht davon aus, dass aufbewahrte Dokumente nicht verfälscht werden können. Das sind alarmierende Zahlen. Zumal bestehende und aktuell in Kraft tretende gesetzliche Anforderungen – Stichwort DSGVO – dazu führen, dass bislang als Bagatelle angesehene Missstände in Kürze bereits schmerzhafte Bußgelder nach sich ziehen.

smart: Rechnungen, Dokumentationen, Vorlagen: Ohne Dokumente geht es im Büro nicht. Wie kann ich als Verantwortlicher dazu beitragen, diesen Frust abzubauen?

Kuboth: Da gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Zunächst einmal ist es empfehlenswert, die jeweiligen Dokumentenprozesse in einer Abteilung zu prüfen. Ein gutes Beispiel ist hier der Rechnungseingangsprozess, weil jedes Unternehmen einen solchen Workflow hat und hier in der Regel mehrere Personen mit einem Dokument beschäftigt sind: So kommt eine Rechnung – ob digital oder analog – ins Unternehmen, wandert vom Empfang in die Buchhaltung, wo diese geprüft und erfasst wird. Die Buchhaltung schickt die Rechnung dann zur sachlichen Prüfung in die Fachabteilung, die diese dann freigibt. Das Dokument kommt also zurück in die Buchhaltung, wo im Idealfall die Buchung vorgenommen wird. Von hier wandert die Rechnung dann ins Archiv und wird bei der Steuerprüfung erneut hervorgeholt. Dies ist nur ein Beispiel für einen Bereich, in dem digitale Dokumentenlösungen helfen können, Abläufe zu beschleunigen.

smart: Und hier helfen Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS)?

Kuboth: Ja! Durch die Einführung einer DMS-Lösung lässt sich aber nicht nur die Suche nach Informationen beschleunigen. Ein intelligentes Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur die jeweils berechtigten Mitarbeiter Einblick in gewünschte Dokumente erhalten. Anstatt ins Archiv zu gehen oder selbst mühevoll Regale und Aktenschränke abzusuchen, erfolgt die Informationsbeschaffung von jedem PC-­Arbeitsplatz aus. Und selbstverständlich werden alle Dokumente revisionssicher aufbewahrt. So werden sämtliche Compliance­-Richtlinien eingehalten. Das Unternehmen muss keine Gesetzeskonflikte fürchten, und die üblichen Forderungen von Geschäftspartnern können problemlos eingehalten werden.

smart: Wie viel Zeit lässt sich hier generell mit einer digitalen Dokumentenablage via DMS-Lösung einsparen?

Kuboth: Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten, da das Einsparpotenzial von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist und auch immer vom existierenden Prozess abhängt. Bleiben wir beim Beispiel des Rechnungseingangs: Unternehmen, die ihre Rechnungen noch papierbasiert archivieren, haben natürlich größeres Verbesserungspotenzial als solche, die die Rechnungen in einem Netzwerkordner ablegen – eine Ablageart, die übrigens nicht revisionssicher ist.

Aus diesem Grund haben wir mit der KYOCERA Workflow Optimierung einen vierstufigen Beratungsansatz geschaffen, mit dem wir uns die jeweiligen Dokumentenworkflows genau anschauen: Gemeinsam mit einem Kunden verfolgen wir dabei den Weg, den ein Dokument durch das Unternehmen nimmt – von der Erfassung über die Bearbeitung, die Prüfung, den Druck und den Versand bis zur Ablage. Dabei stellen wir fest, welche Mitarbeiter und Abteilungen in die einzelnen Workflows involviert sind und welche Arbeitsaufwände und Workflowkosten tatsächlich entstehen. Das Resultat sind dann konkrete Vorschläge, die die notwendigen Hard- und Softwareanwendungen beschreiben, um die jeweiligen Abläufe zu optimieren und kostengünstig zu gestalten. Auf dieser Grundlage errechnen wir Ihr tatsächliches Einsparpotenzial und erhalten so eine Basis für Ihre ROI-Berechnung. Es gibt Kunden, bei denen wir auf diese Weise eine Kostensenkung von mehreren tausend Euro erzielen konnten.

smart: Nun sind Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) vor allem ein Thema für große Unternehmen. Welche Möglichkeiten habe ich als mittelständisches Unternehmen, Dokumentenprozesse zu optimieren?

Kuboth: Eine effiziente Dokumentenablage ist nicht nur für größere Unternehmen relevant. Im Gegenteil: Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen – und das hat unsere Studie deutlich gezeigt – besteht großes Potenzial, Workflows zu optimieren. Zwar haben bei technischen Investitionen große Unternehmen meist die Nase vorn, doch in Sachen Dokumentenmanagement kann der Mittelstand schnell nachziehen. So haben wir mit dem KYOCERA Workflow Manager etwa eine DMS-Lösung entwickelt, die speziell auf den Mittelstand zugeschnitten ist: Er ist leicht zu installieren und kommt ohne aufwendiges Customizing oder lange Ressourcenbindung auf Kundenseite aus. So lassen sich zentrale Dokumentenprozesse wie die Rechnungsbearbeitung oder das Personalwesen sehr schnell digital abbilden. Durch die Volltextsuche sind Dokumente und Informationen bequem und schnell zu finden. Aus diesem Grund empfehle ich: Vor allem Verantwortliche in Buchhaltung und Controlling müssen dringend ihre Dokumentenablage überprüfen!

smart: Vielen Dank für das Gespräch!

Zwei Stunden täglich für Dokumentenverwaltung

Die unter 1.000 deutschen Büroangestellten durchgeführte KYOCERA-Befragung zur Dokumentensuche gibt detailliert Aufschluss darüber, wo nach Einschätzung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dringend Handlungsbedarf besteht. Die Kernergebnisse der KYOCERA-Studie können Sie hier kostenfrei herunterladen.