Die Fachzeitschrift FACTS hat den KYOCERA Workflow Manager im Redaktionsalltag getestet und für „sehr gut“ befunden. Was die Redaktion an der DMS-Lösung überzeugt hat und wie man die Software eingesetzt hat, um papierlos zu arbeiten, erklärt die Redaktion im Video.

Da sich die Digitalisierung auf nahezu alle Arbeitsprozesse im Unternehmen auswirkt, ist die Automatisierung von Papier-Workflows seit mehreren Jahren ein anhaltender Trend. Dennoch steht die Verwirklichung des papierlosen Büros in den meisten Unternehmen noch am Anfang. Dies hat eine aktuelle IDC-Studie ergeben. Demnach gaben die meisten Unternehmen an, dass der Trend in Richtung papierloses Büro in den nächsten 12 bis 24 Monaten weiter zunehmen wird. So haben viele Anwender geäußert, dass sie künftig bei einigen ihrer Tätigkeiten überwiegend auf Papier verzichten möchten.

IDC: Papierloses Arbeiten weiter im Kommen

Unternehmensverantwortliche sollten laut IDC daher die Digitalisierung und Optimierung der noch vorhandenen Papierprozesse vorantreiben. So können Tätigkeiten, aber auch Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und automatisierter erledigt werden. Dies gelingt am besten mit Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS). Allerdings ist die Einführung solcher Systeme gerade für kleine und mittlere Unternehmen herausfordernd. So ist die Umstellung von papierbasierten auf papierlose Prozesse aufgrund des Customizings meist zeit- und kostenintensiv.

DMS-Lösung für den Mittelstand

KYOCERA Document Solutions hat daher mit dem KYOCERA Workflow Manager eine DMS-Lösung konzipiert, die optimal für den Mittelstand ist. So setzt die Software auf vorkonfigurierte Module auf, die sich an Verwaltungseinheiten und Geschäftsprozesse anlehnen: Posteingang, Lieferanten, Kunden und Personal sind die wichtigsten, hinzu kommen Vorlagen, Verträge und ein Bereich für sonstige Dokumente. Fast jedes Modul kann man einzeln beziehen, wenn man möchte, also beispielsweise nur das Vertragsmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, Verträge revisionssicher abzulegen, sie schnell aufzurufen und sich an Fristen erinnern zu lassen.

FACTS-Check: KYOCERA Workflow Manager

Ob der KYOCERA Workflow Manager tatsächlich einen einfachen Einstieg in das Dokumentenmanagement ermöglicht, wollte die Fachzeitschrift FACTS herausfinden. Dazu hat die Redaktion die Lösung über mehrere Monate im Alltag getestet. So setzte man die Software vor allem dazu ein, alle Workflows, die mit der Abonnement-Verwaltung zusammenhängen, zu digitalisieren. Mit Erfolg, wie die Videoreportage zeigt.

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KYOCERA Workflow Manager erhält Note „sehr gut“

Das Resultat: Der KYOCERA Workflow Manager wusste die FACTS-Redaktion zu überzeugen. „Der KYOCERA Workflow Manager ist wirklich gründlich durchdacht. Obwohl die Grundstruktur vorgegeben ist, bildet er Geschäftsprozesse so ab, dass jedes Unternehmen ihn nutzen kann, um papierlos zu arbeiten“, sagt Testredakteur Jonah Jeschonneck.

Vor allem die schnelle Implementierung ging schnell vonstatten und alle FACTS-Mitarbeiter bewegten sich nach einer kurzen Einweisung gekonnt im System. Dazu trug auch die benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche bei, wie Jonah Jeschonneck zusammenfasst: „Der Funktionsumfang ist gewaltig, lässt sich jedoch so schlank halten, dass der Überblick erhalten bleibt. Zur Übersichtlichkeit trägt auch bei, dass jeder Nutzer nur die Bereiche und Ordner sieht, auf die er zugreifen kann. Rechtlich ist man aufgrund der revisionssicheren Ablage und der DSGVO-Features auf der sicheren Seite.“

Wenn Sie sich selbst vom KYOCERA Workflow Manager überzeugen möchten, vereinbaren Sie einfach einen unverbindlichen Beratungstermin unter sowie per Telefon unter 0800 187 1877. Weitere Informationen zum KYOCERA Workflow Manager finden Sie zudem in diesem Webcast.