Vom Einzelbüro übers Großraumbüro und das Home-Office bis hin zum 3rd-Place: Das Büro als Arbeitsplatz unterliegt  immer schon einem Wandel. Neu ist jedoch die Geschwindigkeit, mit der dieser Wandel von statten geht. Wir stellen drei Thesen vor, die moderne Büros kennzeichnen und in die Unternehmen investieren sollten.

So schön war damals die Büroarbeit: Die Zigarette am Arbeitsplatz war wie das Gläschen Cognac oder Whiskey kein Problem. Die persönliche Assistenz stellte nur die wichtigen Anrufe durch. Anstatt aufwendiger PowerPoint-Schlachten reichte ein Papp-Plakat, um den Kunden vom Konzept zu überzeugen. So zumindest zu sehen in der Serie Mad Men. Darin zeigt ein Team von aufstrebenden (primär männlichen) Werbern im New York der 1950er Jahre nicht nur, wie damals Werbung funktionierte, sondern auch, wie die Büroarbeit aussah.

Moderne Büros: Alles bleibt anders

Diese Zeiten sind vorbei. Das lässt sich nicht nur am deutlich zurückgegangenen Zigaretten- und Alkoholkonsum ablesen, sondern auch an der Gestaltung des Büros selbst: Aus dem Telefon mit Wählscheibe wurde das Telefon mit Tasten, wurde das Smartphone, wurde Voice-over-IP-Software. Aus Stempelkissen und Schreibmaschine wurden erst PCs, dann Tablets, Smartphones und Cloud-Lösungen. Aus Einzel- wurde Großraumbüro, wurde Home-Office wird… ja was eigentlich?

Dass das Büro im Wandel ist, ist also nicht neu: Neu ist jedoch die Geschwindigkeit mit der dieser Wandel von statten geht. Was heute up-to-date ist, kann in den kommenden Jahren schon wieder ganz anders aussehen. Die Frage ist daher: Was zeichnet moderne Büros eigentlich aus und was müssen Unternehmen tun, um ihren Angestellten möglichst optimale Arbeitsbedingungen zu bieten? Drei Thesen zum Büro der Zukunft.

These 1: Das Büro wird auch in Zukunft wichtig sein

Schon heute ist das Büro nicht mehr der einzige Ort, an dem Wissens- bzw. Büroarbeit stattfindet: Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit des Home-Offices oder der Vertrauensarbeitszeit an. Unternehmensberater sowie Software-Entwickler arbeiten zudem bereits heute einen Großteil ihrer Zeit beim Kunden oder unterwegs. Diese Flexibilisierung der Arbeit zeigt sich auch an der gestiegenen Anzahl von Coworking Spaces. In denen arbeiten nicht nur Freelancer. Auch immer mehr Unternehmen mieten Flächen an, um den Mitarbeitern hier das Arbeiten zu ermöglichen.

Büroarbeit wird also zunehmend flexibler, was Ort und Zeit angeht. Welche Rolle spielt hierbei überhaupt noch das klassische Büro? Nimmt seine Bedeutung ab? Ganz im Gegenteil, wie eine aktuelle Befragung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation nahelegt: Die Daten zeigen, dass auch in einer agilen Arbeitswelt das Büro ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist. Es fördere nicht nur die soziale Interaktion und den persönlichen Wissensaustausch, sondern bildet zugleich eine Art Heimathafen der Geschäftsreisenden.

Das Büro ist somit nicht nur als Arbeitsstätte anzusehen, in dem klassische Unternehmensaufgaben erledigt werden. Moderne Büros dienen vielmehr als Ort der Vernetzung und Kollaboration. Die Fraunhofer-Studie zeigte: Je mehr Face-to-Face-Gespräche Personen haben, desto leichter fällt ihnen die Lösungsfindung.

These 2: Multispaces als dominante Büroform

Das Büro spielt also in Zukunft weiterhin eine Rolle. Moderne Büros sollten sich dazu aber vor allem auf das Thema Kollaboration konzentrieren bzw. diese fördern. Vor diesem Hintergrund werden Multispaces als dominante Büroform in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen.

Gemeint sind damit Büros, in denen sich nicht nur Schreibtisch an Schreibtisch reiht, sondern in denen der Nutzen im Vordergrund steht. So bieten diese Multispaces die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsweisen mit einander zu kombinieren: Neben den klassischen Bürotätigkeiten besteht in diesen Multispace-Konzepten auch die Möglichkeit, sich informell auszutauschen und gemeinsam an Ideen zu tüfteln. Im Zuge dessen wird auch die Projektarbeit zunehmen.

Wichtig ist, dass die Gestaltung dieser Multispaces von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann. Dies hängt vor allem von den Anforderungen der unterschiedlichen Mitarbeiter ab. Deren Bedürfnisse können sich dabei sogar widersprechen: Während der eine für seine Aufgaben viel Zeit in konzentrierter Stillarbeit verbringt, benötigt der andere gleich unterschiedliche Möglichkeiten, um sich mit Kollegen oder Kunden auszutauschen. Die Anforderungen der Mitarbeiter stehen also bei modernen Büros im Mittelpunkt. Dies darf als Paradigmenwechsel verstanden werden: Freute sich in der Vergangenheit das Facility-Management über einheitliche Schreibtischlandschaften, gilt es in Zukunft, stärker auf die räumlichen, technischen und organisatorischen Arbeitsweisen der Wissensarbeiter einzugehen.

These 3: Informationstechnologie entscheidet über Unternehmenserfolg

Vor diesem Hintergrund gewinnt auch die Ausstattung der Büros mit modernen ITK-Equipment an Bedeutung. Schließlich ermöglicht dieses erst das flexible und agile Arbeiten. Während Ultrabook, Firmensmartphone oder Tablet vor kurzem noch als Statussymbole für Büroarbeitskräfte waren, gehören sie heute zur Grundausstattung des Büros.

Vielmehr geht es bei der Modernisierung der IT-Infrastruktur um die Vernetzung und Automatisierung einzelner Unternehmensprozesse. Hier besteht – insbesondere im Mittelstand – noch Handlungsbedarf, wie jüngst die Digital-Office-Studie des Bitkom offenlegte: So arbeitet ein Viertel der von Bitkom befragten Unternehmen noch überwiegend papierbasiert. Der Nachteil: Papierbasierte Prozesse sind alles andere als flexibel. Änderungen an Dokumenten lassen sich nicht ohne weiteres nachvollziehen und auch die Suche nach bestimmten Informationen ist ebenso wie die Bearbeitung eines Vorgangs zeitaufwendig.

Aus diesem Grund lohnt sich die Investition in Dokumentenmanagement-Systeme, kurz DMS. Diese ermöglichen es, das unternehmenseigene Informationspotenzial besser auszuschöpfen. Dazu fügen DMS-Lösungen das in Ordnern, E-Mail-Postfächern oder eben  auf den Schreibtischen vorhandene Wissen an zentraler Stelle zusammen.

Die Vorteile: Anwender finden benötigte Informationen in Sekundenschnelle. Durch die Automatisierung von zeitraubenden Workflows sind die Mitarbeiter überdies deutlich produktiver. Zugleich wird ein Ordnungssystem geschaffen, in dem Mitarbeiter die Dokumente – und das Wissen – ihrer Kollegen auch noch Jahre später einfach wiederfinden und nutzen können.

Fazit: One Size does not fit all

Was auch immer die Zukunft bringt: Im Büro ist vieles in Bewegung! Wichtig ist es dabei sich bewusst mit den technologischen und organisatorischen Anforderungen in der Abteilung auseinanderzusetzen. Die Gestaltung der Office-Umgebung und der eingesetzten Lösungen kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. One Size does not fit all! Unternehmensverantwortliche sollten daher unbedingt die eigenen Mitarbeiter einbinden. Diese wissen in der Regel am besten, was sie von einem modernen Büro erwarten. Und das muss nicht das Glas Cognac sein!

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Leitfaden fürs Digital Office. Diesen können Sie kostenfrei herunterladen.