Wo liegt gleich die finale Version? Die Dokumentensuche raubt Mitarbeitern im Büro viel Zeit. Abhilfe schaffen hier digitale Lösungen. Wir zeigen, wie sich die Ablage in Ihrer Abteilung verbessern lässt.   

Seit vielen Jahren geistert die Vorstellung vom papierlosen Büro durch die Informationsgesellschaft. Auch wenn der Papieranteil auf den Schreibtischen zurückgeht, sind viele Unternehmensprozesse nach wie vor papiergebunden – man denke an Eingangsrechnungen, Verträge oder Auftragserteilungen. Auch E-Mails werden häufig ausgedruckt. Und wer sie dann nicht rechtssicher archiviert, hat schnell ein Problem. Denn vielfach wird die E-Mail unbemerkt zu einem Handelsbrief mit weitreichenden Folgen.

Natürlich haben Ihre Mitarbeiter eine ausgeklügelte Ablage und finden mit einem Handgriff selbst jahrelang zurückliegende Geschäftsvorfälle. Vollständig, sorgfältig abgeheftet, chronologisch sortiert, durchlaufend nummeriert sowie parallel zum eigenen Datei- und E-Mail-Management auf dem PC organisiert. Was ist aber mit Prozessen, die sowohl digital als auch papiergebunden parallel und mit Medienbrüchen ein Eigenleben führen? Was ist, wenn eine E-Mail eine handelsrechtliche Absprache enthält, die nicht mehr auffindbar ist?

Einige Konzerne und selbst der Mittelstand sind bereits dazu übergegangen, ihre Geschäftspapiere wie Briefe und Verträge einzuscannen und sie mit der digitalen Datenhaltung zu harmonisieren.In Kanzleien wird ab dem 1. Januar 2015 etwa das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) Pflicht, mit dem die gesamte Kommunikation zwischen Gerichten und Behörden elektronisch erfolgt!

Digitale Langzeitarchivierung gehört in den Workflow

Per Schnittstelle sind häufig auch Warenwirtschafts-, Customer Relationship- sowie Enterprise Resource Planning-Systeme eingebunden, die ohnehin digitale Prozesse abbilden. Viele Unternehmen befinden sich jedoch noch am Anfang, digitale und analoge Korrespondenz zu harmonisieren. Idealerweise geht dieser Prozess der Digitalisierung aller Geschäftsabläufe einher mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Und praktisch alle DMS beherrschen auch die Langzeitarchivierung. Vielfach bestehen aber heute noch Einzellösungen. Ganz vorne ist meistens das Finanz- und Rechnungswesen, das mittlerweile die im Handels-, Steuer und Finanzmarktrecht geforderten Compliance-Richtlinien erfüllen muss. Einzellösungen sind aber auf die Dauer teuer und unsicher und vor allem für die Mitarbeiter ineffizient. Hier ist die IT-Abteilung gefordert, eine Gesamtlösung anzubieten.

DMS beginnt beim Posteingang und reicht in die Cloud

Dokumentenmanagement beginnt mit der Archivierung der papiergebundenen Post und der Überführung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle. Leistungsstarke Scanner und intelligente Software, die die internen Adressaten identifizieren und das Dokument am richtigen Ort abspeichern, sind hier unerlässlich. Gute Systeme erleichtern allen Mitarbeitern die Arbeit. Denn auch digitale Dokumente wie Office-Dateien und vor allem E-Mails sowie den Datenaustausch auf mobilen Endgeräten muss ein gutes DMS automatisch erfassen und zuordnen.

Wichtig ist auch, dass die Kapazitäten eines DMS passend ausgelegt und skalierbar sind: Denn es macht schon einen Unterschied, ob eine Million Vorgänge am Tag zu verarbeiten sind oder nur einige Hundert. Hard- und softwareseitig sind solche Systeme ideal, die aufeinander abgestimmt sind und sich einfach in den Workflow einbinden lassen. Vor allem Unternehmen, deren Mitarbeiter viele mobile Endgeräte im Einsatz haben, sollten ein zeitgemäßes DMS natürlich auch an die Cloud anbinden. Ein Beispiel für den gelungenen Einsatz eines DMS ist der Rhein-Kreis Neuss. Gemeinsam mit Kyocera Document Solutions wurde das Dokumentenmanagement komplett neu organisiert. Das Ergebnis: Alle relevanten Dokumente können digital erfasst und weiterverarbeitet werden; die einzelnen Fachabteilungen arbeiten schneller und effizienter. Ein voller Erfolg also für die Verwaltung des Rhein-Kreises Neuss.

Integrierte Scanner- und Drucker-Infrastruktur mit Authentifizierung

Bei der Überführung der papierbasierten Dokumente in ein DMS empfiehlt sich der Einsatz von Multifunktionssystemen in Verbindung mit entsprechenden Software-Lösungen. Der Rhein-Kreis Neuss setzte dazu die Print-&-Follow-Lösung KYOcontrol ein, mit der sich Druckaufträge dem jeweiligen Anwender zuordnen lassen. Mit einer solchen Lösung muss sich der Anwender zunächst an einem Multifunktionssystem authentifizieren und kann dann wählen, wie mit dem gescannten Dokument verfahren wird: Dieses kann etwa direkt an sein E-Mail-Postfach geschickt, in einem Netzwerkordner abgelegt oder eben in ein DMS übergeben werden. So entsteht eine konsistente digitale Datenhaltung, bei der nichts mehr verloren geht. Und der Workflow wird gerade in dezentral verteilten Teams professionalisiert.

Dateien, die in der Cloud für den Nutzerkreis eines Vertriebsteams freigegeben sind, sind auch von überall her und jederzeit von allen zu nutzen. Und wenn sie mit einer Langzeitarchivierung verbunden sind, bleiben sie auch nach Jahren auffindbar. Immer schön geordnet und schnell im Kontext ihrer Entstehung einsehbar. Ganz nebenbei lassen sich also mit einem smarten DMS auch die gesetzlichen Anforderungen einhalten. So können Sie gelassen dem Tag entgegenblicken, wenn Finanzbeamte zur Betriebsprüfung unangekündigt aufschlagen. Mit einem DMS sind Sie stets gut vorbereitet. Denn abhängig von gesetzlichen Fristen müssen die Mitarbeiter im Rechnungswesen fast jedes Dokument der letzten zehn Jahre vorlegen können. Besonders zu beachten ist, dass auch alle online eingegangenen Rechnungen mitsamt der Original-E-Mail archiviert werden müssen. Für ein gutes DMS ist das ein Leichtes.