Die Zusammenarbeit im Team gewinnt im Büroalltag an Bedeutung. Bereits jetzt arbeitet ein Drittel der im Rahmen der KYOCERA-Studie „Wissensmanagement im Mittelstand“ befragten Angestellten in Deutschland und Österreich überwiegend mit Kollegen zusammen. 37 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass die Zusammenarbeit mit anderen und somit der Austausch mit Kollegen in den kommenden Jahren weiter zunehmen wird. Wie lässt sich daher sicherstellen, dass die Kommunikation untereinander auch gelingt? Wir sprachen dazu mit dem Arbeitswissenschaftler Carsten Schmidt vom Fraunhofer IAO. Dort forscht er zu den Themen Arbeitswelt der Zukunft, Digital Workplace sowie Kollaboration.

smart: Herr Schmidt, laut der KYOCERA-Studie arbeitet bereits ein Drittel der Angestellten überwiegend mit anderen zusammen. Welchen Stellenwert werden Themen wie Zusammenarbeit bzw. Kollaboration künftig haben?

Schmidt: Der Stellenwert wird zunehmen. Gerade im Bereich der Wissensarbeit ist es bereits an der Tagesordnung, dass bestimmte Fragestellungen und Probleme nur noch im Team bearbeitet und gelöst werden können. Viele Aufgaben und Projekte sind heute einfach zu komplex, um von einem Mitarbeiter alleine ausgearbeitet werden zu können. Diese Veränderung in unserem Arbeitsalltag bringt mit sich, dass es kluge Schnittstellen geben muss, die einen einfachen Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern erst ermöglichen. Dort, wo immer häufiger in Teams gearbeitet wird, ist außerdem ein Kulturwandel notwendig: Es funktioniert nicht mehr, „Herrschaftswissen“ anzuhäufen und auf diese Weise die eigene Abteilung oder Position abzusichern. Vielfach muss daran gearbeitet werden, solche Silos aufzubrechen.

smart: Ist hier in der Arbeitswelt ein Generationswandel zu beobachten?

Schmidt: Definitiv findet hier gerade ein Changeprozess statt. Abstimmung wird immer wichtiger. Bei vielen Projekten sitzen die relevanten Entscheider vom ersten Tag an gemeinsam am Tisch, weil es anders gar nicht funktioniert. Bei diesem Veränderungsprozess würde ich jedoch nicht grundsätzlich von einem klassischen Generationswandel sprechen. Es gibt Mitarbeiter, die Mitte 50 oder auch Mitte 60 sind und einen solchen Prozess absolut aufgeschlossen unterstützen, während Sie 25-Jährige antreffen, die sehr konservativ sind und sich damit schwertun.

smart: Collaboration und Teamarbeit sind also nicht nur etwas für die jungen Angestellten?

Schmidt: Absolut nicht. Der Wunsch nach Kooperation ist unserer Erfahrung nach kaum altersabhängig, ob ein Veränderungsprozess mitgetragen wird oder nicht. Das gilt auch für die Nutzung neuer, technischer Lösungen, die eingeführt werden. Nicht jeder Mitarbeiter aus der Generation der „Digital Natives“ verwendet begeistert digitale Lösungen oder engagiert sich im Bereich der sozialen Medien. Das ist wirklich eine sehr individuelle Sache. Vorgesetzte, die feststellen, dass wertvolle Fachkräfte wenig teamfähig sind, sollten versuchen, den Nutzen neuer, digitaler Tools zur Zusammenarbeit zu verdeutlichen. Wenn das nicht zum Erfolg führt, kann ein Mitarbeiter auch in Aufgabenbereiche wechseln, wo Teamarbeit keine ganz so zentrale Rolle spielt.

smart: Worauf kommt es neben einem geeigneten Tool an, wenn es darum geht, die Zusammenarbeit zu verbessern?

Schmidt: Wenn neue, digitale Tools eingeführt werden, sollte das nicht von oben herab geschehen. Unsere Erfahrung zeigt, dass es absolut sinnvoll ist, bei der Neu- oder Umgestaltung von Digital Workplaces die Mitarbeiter von Anfang an einzubinden. Es ist im Regelfall nicht die IT-Abteilung, die genau darüber Bescheid weiß, wie ein Mitarbeiter arbeitet und welche Anforderungen er hat. Er selbst ist der Experte für das, was er jeden Tag macht! Hier sind in der Vergangenheit häufig Fehler gemacht worden: Mitarbeitern wurden teure, neue Systeme ungefragt vorgesetzt. Das hatte dann oft zur Folge, dass eine kostspielige Hard- oder Software nur rudimentär oder falsch genutzt wurde. Wer die Mitarbeiter von Anfang in die Entscheidungsfindung einbezieht, sollte auch aufzeigen, wie ein künftiger Workflow aussehen soll. Wie können Abläufe heute abgekürzt oder automatisiert werden? Oft sind Mitarbeiter gar nicht darüber informiert, welche neuen Lösungen es gibt – hier muss also informiert werden. Ist die neue Lösung da, sind Trainings und Schulungen ganz essentiell. Nicht zuletzt möchten Mitarbeiter auch wissen, ob neue Technik zu einer Arbeitsplatzrationalisierung führt oder ob sich Aufgaben einfach verändern. Vielfach ist es ja so, dass neue Techniken für ein produktiveres Arbeiten sorgen, jedoch keine Stellen überflüssig machen. Ich sehe jedenfalls durch die Digitalisierung keine Entlassungswellen auf uns zurollen.

smart: Wie schaffe ich es auch in agilen Arbeitswelten, die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt des Teams zu fördern?

Schmidt: Agilität hat auch etwas mit Chaos zu tun. Das sollte aber nicht dazu führen, dass man von außen Regeln aufstellt. Man sollte zulassen, dass sich ein Team seine Regeln weitgehend selbst gibt. Gefördert wird der Zusammenhalt im Team außerdem, indem man eine Feedbackkultur einziehen lässt. Es muss regelmäßig darüber gesprochen werden, was zuletzt besonders gut, aber auch, was falsch gelaufen ist. Man muss dabei zulassen, dass Feedback vom Projektleiter ebenso wie vom Praktikanten kommen kann und beides wertvoll ist. Teammitglieder sollten Entscheidungen eigenständig treffen und möglichst frei und offen kommunizieren. Leitende Mitarbeiter müssen dabei bedenken, dass diese Anforderungen nicht jedem Mitarbeiter gleichermaßen liegen, und dies bei der Rollenfindung berücksichtigen. Für viele Mitarbeiter ist es sehr hilfreich, gute Vorgaben zu bekommen.

smart: Welche Rolle kann die IT dabei spielen, Collaboration zu fördern?

Schmidt: IT-Technik muss vermehrt dazu beitragen, Menschen besser zu vernetzen. Das muss auch dann funktionieren, wenn Menschen orts- und zeitversetzt zusammenarbeiten, was ja immer häufiger der Fall ist. Gute Tools zur Zusammenarbeit müssen Silos aufbrechen und dafür sorgen, dass für ein Team relevantes Wissen jedem Mitarbeiter jederzeit gleichermaßen zur Verfügung steht. Ziel ist es, dass die Technik zu mehr Transparenz führt, zur Entscheidungsfindung beiträgt und diese aktiv unterstützt.

smart: Vielen Dank für das Gespräch.

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