Nur noch 148 Mails che­cken: Ist die E‑Mail im Geschäfts­all­tag noch zeitgemäß?

Wer nach 14 Tagen im Urlaub erst­mals wie­der die beruf­li­chen Mails abruft, bekommt nicht sel­ten einen Schreck. „Sie haben 683 neue Nach­rich­ten”, teilt der Rech­ner gna­den­los mit. Das Tech­no­lo­gie-Markt­for­schungs­un­ter­neh­men The Radi­cati Group geht davon aus, dass jeden Tag rund 205,6 Mil­li­ar­den E‑Mails ver­sen­det und emp­fan­gen wer­den. Selbst wenn man von die­ser Zahl den immensen Anteil uner­wünsch­ter Spam – etwa 80 bis 90 Pro­zent – abzieht, erhält jeder Erden­bür­ger pro Tag meh­rere E‑Mails.

Bei die­ser Anzahl könnte man mit Blick auf den Vor­gän­ger der E‑Mail, der jahr­hun­der­te­lang ver­wen­det wurde, ver­mu­ten: Der klas­si­sche Brief ist Ver­gan­gen­heit – die E‑Mail regiert die (Geschäfts-)Welt. Stimmt aber nicht ganz. Ange­sichts von rund 8,6 Mil­li­ar­den klas­si­schen Brie­fen, die alleine die Deut­sche Post im ver­gan­ge­nen Jahr trans­por­tiert hat, kann man wahr­lich nicht behaup­ten, dass der Brief aus Papier bereits aus­ge­stor­ben ist. Den­noch haben papier­ge­bun­dene Schrei­ben kaum noch den Stel­len­wert wie noch vor einem Jahr­zehnt. Bank­aus­züge, Rech­nun­gen, selbst Ver­träge wer­den heute meis­tens elek­tro­nisch ver­sandt oder kön­nen digi­tal – bei­spiels­weise als PDF-Doku­ment – abge­ru­fen wer­den. Was heute noch auf Papier ver­sandt wird, ist meist Wer­be­post oder ein pri­va­ter Brief.

Erfolgs­fak­tor Sicherheit

Warum aber ist die E‑Mail so unge­mein erfolg­reich? Keine Frage – in Sekun­den­schnelle erreicht das Ange­bot den Geschäfts­part­ner, ganz gleich, ob die­ser in Bux­te­hude oder in Bra­si­lia ansäs­sig ist. Eine E‑Mail ist ein­fach, schnell und quasi kos­ten­frei auf den Weg gebracht. Doch gleich­zei­tig ist die E‑Mail auch eine höchst unsi­chere Ange­le­gen­heit, die – unver­schlüs­selt ver­sandt – etwa dem Sicher­heits­ni­veau einer Post­karte ent­spricht. Wer wich­tige Geschäfts­da­ten ohne nach­zu­den­ken als PDF-Doku­ment oder Word-Datei­an­hang ver­sen­det, han­delt abso­lut fahr­läs­sig. Cyber­kri­mi­nelle, Geheim­dienste und nicht zuletzt die Kon­kur­renz inter­es­sie­ren sich bren­nend dafür, was Sie mit­zu­tei­len haben.

Aller­dings sollte man die E‑Mail des­halb nicht zu Unrecht ver­ur­tei­len: Längst exis­tie­ren hoch­pro­fes­sio­nelle, äußerst preis­werte und inzwi­schen sogar rela­tiv ein­fach hand­hab­bare Mög­lich­kei­ten, E‑Mails sicher zu ver­sen­den. Es sind meist unsere Gewohn­heit oder Bequem­lich­keit, die dafür sor­gen, dass wir ver­ges­sen, den digi­ta­len Brief­um­schlag auch zuzu­kle­ben. Hinzu kommt: Gerade in klei­nen Unter­neh­men fehlt es häu­fig an kla­ren Anwei­sun­gen oder Richt­li­nien dar­über, was bei digi­ta­ler Kom­mu­ni­ka­tion beach­tet wer­den soll. Damit ist Fehl­ver­hal­ten vorprogrammiert.

Mehr Qua­li­tät – weni­ger Quantität

Nicht grund­los bekla­gen viele Arbeit­neh­mer ebenso wie IT-Admi­nis­tra­to­ren und Sicher­heits­exper­ten die heu­tige E‑Mail-Flut, die dem Erfolg eines Unter­neh­mens durch­aus abträg­lich sein kann. Nicht jeder Mit­ar­bei­ter einer Abtei­lung oder eines Teams muss über jedes Schrei­ben infor­miert sein. Wäh­rend in ana­lo­gen Zei­ten das Koh­le­pa­pier rein phy­si­ka­lisch dafür sorgte, dass mehr als zwei oder drei Durch­schläge kaum mehr les­bar waren, lässt sich heute jede Mail als vir­tu­elle Car­bon Copy („cc:”) an unzäh­lige Emp­fän­ger ver­sen­den. Häu­fig ist die Anzahl der cc-Emp­fän­ger so groß, dass kaum noch kon­trol­lier­bar ist, wel­che Infor­ma­tio­nen wo lan­den. So kann es schnell gesche­hen, dass unter­neh­mens­kri­ti­sche Aus­sa­gen oder Zah­len auch bei exter­nen Mit­ar­bei­tern oder gar bei der Kon­kur­renz ankom­men. Doch selbst, wenn das aus­bleibt: Eine immer grö­ßere Anzahl eigent­lich nicht rele­van­ter Infor­ma­tio­nen ver­stopft den Post­ein­gang, kos­tet Arbeits­zeit, demo­ti­viert Mitarbeiter.

Gerade die immens wich­tige Kom­mu­ni­ka­tion per E‑Mail mit Kun­den oder Part­nern lässt sich bes­ser fil­tern und archi­vie­ren, indem man sie in moderne DMS- oder ECM-Lösun­gen ein­bin­det. Viel­fach ist es auf diese Weise auch mög­lich, die Zahl der Mails zu redu­zie­ren. Nur mit Hilfe sol­cher Tech­no­lo­gien wird es auf Dauer mög­lich sein, E‑Mail-basierte Arbeits­ab­läufe fle­xi­bler und schnel­ler zu machen. Die Ver­tei­lung, Bear­bei­tung und Archi­vie­rung per E‑Mail ver­sand­ter Infor­ma­tio­nen und Daten muss effi­zi­en­ter werden.

Nicht alles muss gemailt werden

Doch was ist mit kur­zen, oft infor­mel­len Mit­tei­lun­gen unter Kol­le­gen? Für Abhilfe kön­nen hier Col­la­bo­ra­tion-Tools sor­gen, die eine sau­bere Trenn­li­nie zwi­schen offi­zi­el­ler Geschäfts­kom­mu­ni­ka­tion und dem kur­zen Aus­tausch unter Mit­ar­bei­tern zie­hen. Meist sind es heute jün­gere Arbeit­neh­mer, die pri­vat mit Diens­ten wie Whats­App seit vie­len Jah­ren ver­traut sind und des­halb gerne mit ähn­lich funk­tio­nie­ren­den Busi­ness-Lösun­gen wie Micro­soft Yam­mer, SAP Jam oder Sales­force Chat­ter arbei­ten möch­ten. Die Anzahl der täg­li­chen Nach­rich­ten nimmt damit zwar nicht auto­ma­tisch ab, aber es fin­det eine bes­sere Kana­li­sie­rung statt. Natür­lich inter­es­siert es Herrn Mül­ler aus der Buch­hal­tung nicht die Bohne, dass die Präsi für den mor­gi­gen Kun­den­emp­fang heute Abend doch noch fer­tig gewor­den ist. Das für den Kun­den­be­such zustän­dige Team wird über diese Mit­tei­lung aber hoch­er­freut sein.

Kein Wun­der also, dass DMS- und ECM-Lösun­gen die­sen kana­li­sier­ten Dis­kurs bereits mit­den­ken. Ein Bei­spiel ist hier der KYOCERA Work­flow Mana­ger, der durch fest­ge­legte Arbeits­schritte die zustän­di­gen Kol­le­gen infor­miert. Wie dies genau funk­tio­niert, sehen Sie in unse­ren Web­casts.