Schon lange kommen Bewerbungen per E-Mail. Die Kandidaten hängen Dokumente an und möchten auch die Antwort per E-Mail erhalten – am liebsten verbunden mit einer Einladung. In vielen Unternehmen folgt auf die digitale Bewerbung jedoch noch ein analoger Workflow.

Bei abteilungsübergreifender Abstimmung, Koordination von Terminen und Entscheidungsfindung sind oftmals Medienbrüche vorprogrammiert. Dieses Schicksal teilen auch andere Arbeitsprozesse in der Personalabteilung, die teilweise papiergebunden und nur teilweise digital unterstützt laufen. KYOCERA bietet mit dem „Workflow Manager: Digitale Personalakte“ eine Lösung, mit der Sie Medienbrüche künftig vermeiden und alle Vorteile digitaler Arbeitsabläufe ausschöpfen.

Am Anfang steht die Digitalisierung aller Akten

Der Workflow Manager ist im Kern ein System zum Dokumentenmanagement, in dem künftig alle Arbeitsabläufe digital gesteuert werden. Nachdem im ersten Schritt bestehende Akten im System gespeichert wurden, können dann alle Arbeiten über den Workflow Manager automatisiert werden. Wie diese automatisierten Prozesse künftig ablaufen sollen, legen Sie im Workflow-Manager fest. Nehmen Sie als Beispiel die Prozesse bei einer Beförderung:

Alle Bearbeiter erhalten ihre Teilaufgaben für den Gesamtvorgang über ihren persönlichen Zugang im Workflow-Manager. Dazu legt ein Mitarbeiter den Vorgang „Beförderung“ an und weist allen Beteiligten ihre Rollen zu. Über ihre Aufgabenliste im Workflow-Manager sehen sie ihren Auftrag und bearbeiten ihn in der Akte.

In der Regel muss bei einer Beförderung zunächst der Vorgesetzte eine Beurteilung schreiben. Hat er diese in der Akte erstellt, geht der Prozess weiter zu einem Bearbeiter in der Personalabteilung, der auf dieser Basis ein Zwischenzeugnis formuliert. Parallel erstellt ein anderer Bearbeiter einen Änderungsvertrag. Nach Unterschrift aller Beteiligten werden die Dokumente eingescannt und in der digitalen Personalakte archiviert.

Dann ist die Verwaltung gefordert, alle notwendigen Arbeitsmaterialien anzupassen. So erhält ein Mitarbeiter die Aufgabe, einen neuen Satz Visitenkarten mit den Veränderungen im Titel oder den Kontaktdaten des Mitarbeiters anzufertigen. Das Facility-Management schraubt aufgrund einer Benachrichtigung ein neues Schild an die Bürotür. Bei geänderten Gehaltsprofilen wird auch die Buchhaltung informiert, damit diese zum Dienstantritt auf der neuen Position bei der Auszahlung das geänderte Gehalt berücksichtigt.

Qualitätssicherung in allen Prozessen

Der Workflow Manager begleitet alle Prozesse – von der Personalplanung und dem Recruiting über die Kommunikation zwischen HR und Fachabteilungen sowie den Informationsaustausch bis hin zur Entscheidungsfindung bei Einstellung, Urlaubs- und Einsatzplanung, Beförderung und Kündigung. Das beschleunigt Routineaufgaben und spart Zeit und damit Kosten in der Personalarbeit. Durch die rechtssichere Archivierung gehen keine Dokumente verloren und stehen auch später für die Bearbeitung der mit Berechtigungen ausgestatteten Mitarbeiter überall im Unternehmen zur Verfügung. Mit einem systematischen und digitalen Workflow steigern Sie auch die Qualität Ihrer Personalarbeit. Hier geht künftig nichts verloren, nichts bleibt liegen und Ihre Mitarbeiter haben ständig einen Überblick über ihre Aufgaben.

Schnelle Implementierung der Basisanwendung

Der Workflow Manager ist modular aufgebaut und eignet sich daher für eine sukzessive Einführung in allen Abteilungen. Die Basisanwendung, quasi das Betriebssystem, wird mit einem systematischen und standardisierten Implementierungsprozess eingeführt. Damit etablieren sich die grundlegenden Funktionen und die Organisation digitaler Workflows, wie Indexierung, Rechtevergabe und Archivierung.

Auf dieser Grundkonfiguration setzt dann die Anwendung für die digitale Personalakte auf. Mit dieser modularen Struktur des Workflow Managers wird kleinen und mittelständischen Unternehmen der Einstieg in die Digitalisierung erleichtert. Nach der Einführung deckt der Workflow Manager die zentralen dokumentenbasierten Geschäftsvorfälle rund um die Personalsachbearbeitung ab, die ein agiles Unternehmen heute braucht.

Workflow Manager erleichtert die Zusammenarbeit

Der Workflow Manager wurde speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt, die ihre internen Arbeitsprozesse agiler organisieren wollen. Die digitale Personalakte basiert auf der einheitlichen Plattform des Workflow Managers und lässt sich rasch in bestehende IT-Systemlandschaften einbinden. Das Vorgehen ist hierbei von der Erstberatung bis zur Umsetzung standardisiert und beruht auf langjähriger Erfahrung. Durch dieses Vorgehen gelingt die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers für die Personalsachbearbeitung mit einem überschaubaren Zeitaufwand und klar kalkulierbaren Kosten.

Wenn Sie genau wissen wollen, wie der „KYOCERA Workflow Manager: Digitale Personalakte“ Sie künftig unterstützt, schauen Sie sich auch unseren Webcast zu diesem Thema an.