Die Diskussion um das papierlose Büro ist so neu nicht, allerdings wird sie gerade durch den Einzug digitaler Technologien in unseren Alltag heutzutage verstärkt angefacht. Dabei fällt auf, dass trotz Smartphone, Tablet, Notebook und Co. gänzlich papierlose Bürogebäude immer noch Mangelware sind. Warum fällt es uns so schwer, uns von Papier zu trennen? Wir haben bei der Connox GmbH nachgefragt: Das mittelständische Unternehmen aus Hannover arbeitet weitgehend papierlos. Wie man dabei vorgegangen ist und was Connox bei der Umsetzung gelernt hat, verrät Geschäftsführer Thilo Haas.

Die Idee zur Gründung der Connox GmbH kam Kristian Lenz und Thilo Haas, nachdem sie sich bei einem Abitreffen wiedergetroffen hatten. Dies war im Jahr 2005. Elf Jahre später beschäftigt der Hannoveraner Onlinehändler für Designermöbel über 90 Mitarbeiter. Diese arbeiten weitestgehend papierlos, wie Thilo Haas erklärt: „Vor sechs Jahren haben wir eine Initiative gegründet, um den Papierverbrauch auf ein Minimum zu beschränken. Das hatte vor allem zwei Gründe: Zum einen haben wir einen sehr ökologischen und umweltfreundlichen Anspruch, zum anderen gab es auch eindeutige wirtschaftliche Motive.“

Bei der Reduzierung des Papierverbrauchs hat die Connox vor allem drei Punkte beherzigt:

Tipp 1: Analyse

Die Umstellung der Prozesse erfordert Zeit und beginnt bereits im Vorfeld. So spielte bei der Connox GmbH die Analyse der bestehenden papierbasierten Dokumentenprozesse eine wichtige Rolle: „Man muss zuerst kritisch prüfen, in welchen Situationen man eigentlich druckt und was davon vermeidbar wäre. Dabei kann überraschen, wie viele einzelne Arbeitsschritte beispielsweise an einer eingehenden Rechnung hängen. Diese Erkenntnisse sind notwendig, um zu verstehen, an welchen Stellen man Papier sparen kann“, sagt Haas.

Tipp 2: Technische Anpassungen

Anschließend können technische Anpassungen beginnen, erläutert der Connox-Geschäftsführer und verrät damit Tipp 2: „Den Mitarbeitern muss man die technischen Möglichkeiten dazu eröffnen, ihren Papierverbrauch zu minimieren. Dazu müssen eigene Prozesse, die immer papierbasiert abliefen, digitalisiert werden – ohne dass die Arbeitsabläufe komplizierter werden.“ Connox hat unter anderem auf ein digitales Rechnungssystem umgestellt, der Standarddrucker für alle Mitarbeiter ist ein PDF-Drucker und eingehende Faxe werden automatisch elektronisch gespeichert und weiterverarbeitet.

Tipp 3: Bewusstsein schärfen

Die größte Hürde sei laut Haas aber der dritte Tipp: „Der wichtigste Schritt ist wohl psychologischer Natur, das Bewusstsein der Mitarbeiter muss geschärft werden. Sie müssen kritisch darüber nachdenken, ob sie ein Dokument nun wirklich ausdrucken müssen oder nicht. Es muss im Kopf der Kolleginnen und Kollegen ‚klick‘ machen.“ Connox hat zur Bewusstseinsschärfung einige ebenso einfache wie effektive Mittel: Im gesamten Bürogebäude gibt es beispielsweise nur zwei Drucker und zwei Papierkörbe. Wer Papier drucken oder wegwerfen möchte, muss also einige Meter zurücklegen.

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Das Prinzip der leeren Tische

Außerdem hat der Onlinehändler das „Prinzip der leeren Tische“ eingeführt. Haas schildert, was sich dahinter verbirgt: „Wer abends seinen Schreibtisch verlässt, darf nichts mehr auf selbigem liegen haben. Daher wurden beispielsweise auch die allseits bekannten Ablage-Fächer im ganzen Unternehmen verbannt.“ Mit diesen Methoden soll das Bewusstsein für Papierverbrauch geschärft werden, auch neuen Mitarbeitern wird diese Philosophie umgehend erläutert. Haas glaubt nicht, dass hierbei das Alter eine Rolle spielt: „Wir haben zwar ein eher junges Team, das ist aber nicht der Grund dafür, dass wir den Sprung zum papierlosen Arbeiten geschafft haben. Die Einstellung zum Papierverbrauch ist unabhängig vom Alter.“

Völlig papierloses Arbeiten ist noch nicht möglich

Auch wenn Connox die Reduktion des Papierverbrauchs inzwischen gut verinnerlicht hat, ist ein Büro völlig ohne Papier aktuell noch nicht denkbar. Haas sieht dafür aber vor allem externe Gründe: „Die Kunden wollen weiterhin einen Liefer- oder Retourenschein im Paket haben, außerdem können wir nicht mit all unseren Partnerunternehmen papierlos kooperieren, weil sie darauf noch nicht eingestellt sind.“ Neben diesen Faktoren spielt auch die Rechtssituation in Deutschland eine Rolle. So müssen zum Beispiel viele Verträge oder Mahnungen in Papierform vorliegen, damit sie gültig sind.

Beim Thema Archivieren setzen Unternehmen auf Papier

Die Relevanz von Papier bestätigt auch die Studie „Digitales Arbeiten“ vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. Demnach arbeitet die große Mehrheit der Befragten (70 Prozent) digital. Jedoch: Trotz digitalem Austausch hat knapp ein Viertel der Teilnehmer noch ein sehr hohes Druckaufkommen, Papier steht hier noch klar im Mittelpunkt der Arbeitswelt. Kleine und mittelgroße Unternehmen nutzen vor allem bei der Archivierung von Dokumenten Ausdrucke. Nur jeder fünfte Teilnehmer legt seine Dokumente ausschließlich digital ab. Nichtsdestotrotz ist sich Haas sicher, dass eine papierlose Arbeitswelt möglich ist: „Ich halte es nur für eine Frage der Zeit. Wir stellen schon heute fest, dass wir eigentlich alles digital lösen können, wenn wir wollen.“

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