Pro­jekt­re­por­tage: Doku­men­ten­ma­nage­ment für den AEV Schwarze Elster

21. Dezember 2017

Nur 11 Pro­zent der klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men (KMU) hat laut BITKOM eine unter­neh­mens­weit aus­ge­rollte digi­tale Doku­men­ten­stra­te­gie. Dazu gehört der Abfall­ent­sor­gungs­ver­band Schwarze Els­ter. Mit Hilfe des KYOCERA Work­flow Mana­gers hat der Ent­sor­ger seine Doku­men­ten­pro­zesse bin­nen kur­zer Zeit digi­ta­li­siert.  Wie man dabei vor­ge­gan­gen ist, erfah­ren Sie in unse­rer Videoreportage.

Viel Weg liegt zwi­schen Betriebs­stätte und Ver­wal­tung des AEV Schwarze Els­ter im bran­den­bur­gi­schen Lauch­ham­mer. Das bedeu­tete frü­her immer einen erheb­li­chen Auf­wand, um Doku­mente von A nach B und zurück zu trans­por­tie­ren, die der Betriebs­lei­ter abzeich­nen und die Ver­wal­tung wei­ter­ver­ar­bei­ten musste.

Doch auch vor Ort waren man­che Pro­zesse unnö­tig müh­sam, etwa wenn Bür­ger mit Fra­gen anrie­fen und für eine kom­pe­tente Ant­wort erst Ord­ner durch­fors­tet wer­den muss­ten. Es gab genug Gründe, die Papier­pro­zesse zu digi­ta­li­sie­ren. „Wir haben beschlos­sen, zunächst die Pro­zesse in der Buch­hal­tung anzu­ge­hen. Dafür haben wir bei unse­rem Rech­nungs­pro­gramm geprüft, wel­che Mög­lich­kei­ten es bie­tet, einen Work­flow zu gestal­ten. Das war rela­tiv ein­fach durch­zu­füh­ren, des­halb sind wir dabei geblie­ben“, erin­nert sich Dr. Bernd Dut­sch­mann, Ver­bands­vor­sit­zen­der des AEV Schwarze Elster.

Rech­nun­gen revi­si­ons­si­cher archivieren

Wenn wir damit aller­dings die Rech­nun­gen hät­ten archi­vie­ren wol­len, hät­ten wir für jeden Mit­ar­bei­ter einen eige­nen Arbeits­platz ein­rich­ten müs­sen. Da erschien es uns sinn­vol­ler, die Unter­la­gen mit einem Doku­men­ten­ma­nage­ment allen Mit­ar­bei­tern zur Ver­fü­gung zu stel­len.“ Nach einer gründ­li­chen Markt­ana­lyse und der nähe­ren Wahl von vier Sys­te­men fiel die Ent­schei­dung zuguns­ten des KYOCERA Work­flow Managers.

Ein wich­ti­ges Kri­te­rium für den Zuschlag war, dass die Umstel­lung schnell von­stat­ten­ge­hen konnte. Der Work­flow Mana­ger lässt eine ein­fa­che Imple­men­tie­rung zu und damit einen zügi­gen Start. Das liegt daran, dass er weit­ge­hend vor­kon­fi­gu­riert ist: Stan­dard­mo­dule für bestimmte Arbeits­pro­zesse, wie sie in jedem Unter­neh­men vor­kom­men, sind vor­han­den und kön­nen ein­zeln oder kom­bi­niert ein­ge­setzt werden.

So wird die DMS-Lösung nicht für jeden Kun­den her­ge­stellt, son­dern es lässt sich im Gebrauch indi­vi­du­ell an die Anfor­de­run­gen und Arbeits­pro­zesse anpas­sen. „Die ande­ren drei Lösun­gen, die uns vor­ge­stellt wur­den, hät­ten erst ein­mal mit gro­ßen Work­shops ange­fan­gen, in denen wir uns Gedan­ken machen soll­ten, wie das Sys­tem aus­se­hen soll“, berich­tet der Ver­bands­vor­sit­zende. „Das heißt, die Ein­rich­tung hätte eine Weile gedau­ert, bevor man über­haupt damit arbei­ten könnte. Den Work­flow Mana­ger hin­ge­gen konn­ten wir direkt aus­pro­bie­ren und schauen, ob er für uns das Rich­tige ist – das hat uns überzeugt.“

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DMS für Buch­hal­tung, Ein­kauf und Co.

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Durch den KYOCERA Work­flow Mana­ger hat sich die Arbeit in der Ver­wal­tung erheb­lich ver­bes­sert. Die Suche nach einem Doku­ment erfolgt ebenso wie seine Bear­bei­tung deut­lich schnel­ler. Die anfäng­li­che Skep­sis, mit der – wie über­all – man­che Mit­ar­bei­ter der Umstel­lung begeg­net sind, hat sich schnell gelegt.

Nach­dem die Kun­den­da­ten ange­legt waren, haben sie gemerkt, dass sie auch den Brief­ver­kehr inte­grie­ren kön­nen und sich dadurch viel kom­for­ta­blere Mög­lich­kei­ten für die Bear­bei­tung erge­ben“, erzählt IT-Sys­tem­ad­mi­nis­tra­tor Stef­fen Graff.

Die intui­tive Benut­zer­ober­flä­che des Work­flow Mana­gers hat bei den Mit­ar­bei­tern ein Übri­ges dazu bei­getra­gen, die Ver­än­de­rung zu akzep­tie­ren. Zudem erin­nert die über­sicht­li­che Abla­ge­struk­tur mit­samt digi­ta­len Umlauf­map­pen stark an das Kon­zept, das sich in der ana­lo­gen Welt eta­bliert hat. Jetzt herrscht all­sei­tige Zufrie­den­heit – auch hin­sicht­lich der Transparenz.

Mehr Trans­pa­renz in den Unternehmensprozessen

Wir wis­sen jeder­zeit, wo eine Rech­nung ist und wer sie bear­bei­tet; mit Paper ging das nicht“, erläu­tert Dr. Bernd Dut­sch­mann. „Außer­dem haben sich die Bear­bei­tungs­zei­ten für eine Rech­nung von manch­mal 14 Tagen auf zwei bis drei Tage redu­ziert.“ „Über­zeu­gend sind aus mei­ner Sicht die Ska­lier­bar­keit, der modu­lare Auf­bau und die Mög­lich­keit, recht schnell mit dem Doku­men­ten­ma­nage­ment zu begin­nen“, ergänzt Stef­fen Graff. „Man kann ja nie wis­sen, was die Zukunft bereit hält. Durch die Ska­lier­bar­keit bin ich opti­mis­tisch, dass wir auch in fünf Jah­ren noch sagen kön­nen: Wir sind in der Lage zu wach­sen, ohne das DMS wech­seln zu müssen.