Um die Kundenzufriedenheit zu verbessern, hat der Bürospezialist Gluth GmbH in Wismar digitale Geschäftsprozesse eingeführt. Dazu hat man mit Hilfe der Dokumentenmanagement-Lösung KYOCERA Workflow Manager nur wenige Tage benötigt.

Von der Büroeinrichtung über Bürobedarf bis zu komplexen IT-Lösungen: Die Gluth GmbH in Wismar bietet seinen Kunden all das, was in einem modernen Büro benötigt wird. Im Jahr 1990 gegründet besteht die Mannschaft heute aus mehr als 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Geführt werden diese von den Brüdern Dipl.-Ing. Thomas und Andreas Schleede, die das Unternehmen 2014 gekauft haben.

Digitalisierung von Dokumentenworkflows immer wichtiger

Zu den Kunden des Fachhändlers gehören unter anderem Ämter und Behörden in Stadt und Landkreisen, Ministerien und Landesverwaltungen. Auch die Hochschule Wismar sowie die Universität Rostock werden wie zahlreiche Unternehmen in Nordwestmecklenburg von Gluth betreut. „Wir verbringen einen erheblichen Teil unseres Tags mit Arbeiten. Gerade daher wollen wir mit ausgereiften Produkten und einem sehr guten Service unseren Kunden das Arbeitsleben so angenehm wie möglich gestalten“, sagt Andreas Schleede.

Ein Thema, das derzeit von größtem Interesse ist, ist die Digitalisierung von Dokumentenworkflows. Diesbezüglich erreichen Schleede und seine Mitarbeiter täglich neue Anfragen. Aber nicht nur für die Kunden sind digitale Geschäftsprozesse von großer Wichtigkeit. Auch das Unternehmen Gluth wollte , Rechnungen, Verträge und Dokumente des Personal- und Kundenmanagements digitalisieren.

Digitale Geschäftsprozesse mit dem KYOCERA Workflow Manager

Bisher wurden von den Mitarbeiten die unterschiedlichsten Dokumente erstellt, bearbeitet und abgelegt. Was bisher primär in Papierform geschah, sollte nun vom KYOCERA Workflow Manager übernommen werden. „Um unsere Dokumentenprozesse zu digitalisieren, entschieden wir uns, nachdem wir uns mehrere Systeme anderer Anbieter angeschaut hatten, letztendlich für den Kyocera Workflow Manager“, sagt Thomas Schleede.

„Überzeugt hatte dieser schon bei der ersten Präsentation. Besonders begeistert waren wir dabei von der intuitiven Bedienung.“ Für eine schnelle Implementierung setzt der KYOCERA Workflow Manager auf vorkonfigurierte Standardmodule. Damit lassen sich die gängigsten Prozesse im Einkauf, Verkauf sowie der Personalverwaltung und dem Vertragswesen digital abbilden. Durch die hohe Standardisierung kann die Software ohne großes Customizing an den Unternehmensalltag angepasst werden.

Videoreportage: Digitale Geschäftsprozesse mit dem KYOCERA Workflow Manager

Einfache Implementierung

„Die Einführung des Workflow Managers verlief unkompliziert. Innerhalb vondrei Tagen ging die Umstellung vonstatten“, berichtet Thomas Schleede. Am ersten Tag erfolgte die Installation und der zweite Tag wurde dafür genutzt, weitere Schnittstellen anhand unseres ERP-Systems zu implementieren. Den dritten Tag reservierte man dann für die Schulung der Mitarbeiter und für den Feinschliff.

Vor allem mit der Einführung der elektronischen Kundenakte des Workflow Managers ließ sich die Vertriebseffizienz schnell und deutlich steigern. „Früher nahm beispielsweise das Bearbeiten von Kundenanfragen viel Zeit in Anspruch. Der Grund: Nicht immer standen alle erforderlichen Daten sofort zur Verfügung“, schildert Andreas Schleede. „Weil der Kyocera Workflow Manager nun die relevanten Unterlagen digital in einem System bündelt, geht alles viel schneller.“

Schleede: „Unsere Mitarbeiter sind mit der DMS-Lösung sehr zufrieden“

Ob es sich um Bestellungen, um Reklamationen, um den Lieferstatus oder um technische Fragen handelt: Sämtliche Mitarbeiter mit Kundenkontakt haben über den Workflow Manager nun einen zügigen und zentralen Zugriff auf die relevanten Dokumente. Das erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern optimiert auch die Workflows im Büro.

Auch die Schnittstelle des Workflow Managers zur Buchhaltung hilft ungemein“, sagt Andreas Schleede. „Alle Dokumente in diesem Bereich sind nun schneller im Umlauf, schneller in der Prüfung und schneller zurück. Gerade bei Rechnungen, die ein Skonto ausgewiesen haben, ist das sehr hilfreich und absolut wichtig.

Weitere Informationen wie Sie digitale Geschäftsprozesse etablieren, finen Sie auch in unserem E-Book „Digitale Informationsprozesse richtig aufsetzen“. Natürlich können Sie auch gerne einen unverbindlichen Beratungstermin ausmachen: Schreiben Sie dazu einfach eine E-Mail an unser DMS-Team: info@dde.kyocera.com.