In Unternehmen geht es nicht ohne sie, denn jedes Unternehmen erhält oder produziert sie fast täglich: Die Rede ist von Rechnungen. Entsprechend aufwendig sind die Prozesse, die mit der Bearbeitung von Rechnungen einhergehen. Beispiel Eingangsrechnung.

Vom Posteingang über die Buchhaltung zur Fachabteilung und wieder zurück zur Buchhaltung: Am Prozess der Bearbeitung, Freigabe und revisionssicheren Archivierung von Rechnungen sind in der Regel mehrere Abteilungen und Personen beteiligt. Und genau deswegen kann er leicht ins Stocken kommen: Eine Rechnung wird übersehen bzw. bleibt liegen, weil der Bearbeiter in der Fachabteilung nicht am Schreibtisch ist oder im Urlaub weilt. Für das Unternehmen kann dies sogar teuer werden, wenn aufgrund liegengebliebener oder zu spät bezahlter Rechnungen vereinbarte Skonti nicht mehr genutzt werden können.

Der Rechnungseingang ist daher ein Bilderbuchbeispiel dafür, wie Unternehmen von der Digitalisierung profitieren können. Denn mittels intelligenter Softwarelösungen lassen sich die mit dem Rechnungseingang verbundenen Workflows digital abbilden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Rechnungslauf lässt sich deutlich beschleunigen, durch Benachrichtigungsfunktionen werden Mitarbeiter an die Freigabe oder Bearbeitung einer Rechnung automatisch erinnert und auch die Archivierung bzw. spätere Suche wird vereinfacht.

Rechnungseingang besonders geeignet

Dennoch scheinen sich gerade kleine und mittlere Unternehmen mit der Einführung eines digitalen Rechnungseingangs schwer zutun. So kommt eine Online-Umfrage von ebusinesslotse zu dem Ergebnis, dass 69 Prozent der darin befragten Unternehmen elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterverarbeitung auf Papier ausdrucken. Warum ist dies so, wenn doch die Vorteile für einen digitalisierten Rechnungsprozess sprechen?

Viele Unternehmen scheuen vor allem die hohen Investitionskosten, die mit der Umstellung auf digitale Prozesse einhergehen, oder suchen eine Lösung, die sich schnell und unkompliziert in das Tagesgeschäft integrieren lässt.

KYOCERA Document Solutions hat diesen Bedarf erkannt und bietet hierzu mit dem Workflow Manager PM eine Lösung an, die ideal für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen ist. Der Vorteil: Der KYOCERA Workflow Manager ist bereits auf die Anforderungen der Unternehmen zugeschnitten und bedarf deswegen keines aufwendigen Customizings. Zugleich ist die Lösung so skalierbar, dass auch zukünftige Anforderungen an digitale Prozesse mit abgedeckt werden können.

So durchlaufen Rechnungen im KYOCERA Workflow Manager einen definierten Weg durch das Unternehmen und werden nach der Bearbeitung in einem elektronischen Archiv abgelegt. Jeder Arbeitsschritt wird als Aufgabe bezeichnet und einem oder mehreren Benutzern oder Gruppen zugewiesen. Jeder Benutzer hat seine genau definierten Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Mit seiner Bearbeitung werden die ihm zugewiesenen Aufgaben beziehungsweise Teilaufgaben abgeschlossen. Danach erhält automatisch der nächste Bearbeiter eine Nachricht beziehungsweise einen Eintrag in seiner Aufgabenliste. Ist der Zahlungs- bzw. Bearbeitungsprozess abgeschlossen, wird die Rechnung mitsamt einem Protokoll in einem digitalen Archiv abgelegt. Damit ist der gesamte Prozess für spätere Recherchen auch schnell wieder auffindbar. Technisch ist es möglich, Aufgaben automatisch nach einem definierten Zeitraum zu eskalieren und Benachrichtigungen zu versenden. Hierdurch wird sichergestellt, dass sich keine Aufgaben verzögern oder liegenbleiben und die Skontonutzung deutlich erhöht wird.

Wie der KYOCERA Workflow Manager genau funktioniert und welche Vorteile sich durch ihn realisieren lassen, sehen Sie auch in unserem Webcast.