Service-Outsourcing ist in Betrieben aller Größenordnungen heute nichts Ungewöhnliches. Ob Getränke- oder Kantinenleistungen, Pflanzen-, Gärtner- oder Winterdienste, Call-Center und Facility-Management: Alles, was jenseits der Kernkompetenzen eines Unternehmens liegt, kann im Prinzip ausgelagert und durch externe Dienstleister erbracht werden. Auch Druckservices lassen sich outsourecen, um somit die interne IT-Abteilung zu entlasten. So bleibt Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben der IT-Experten.

Eine Belastung für die IT-Abteilungen stellt auch das Flottenmanagement dar. Eine schlecht gemanagte Drucker- und Kopiererflotte kann für Unternehmen erstaunlich teuer werden. Die sich hier versteckenden Kosten sind vielen gar nicht bewusst – dabei läuft gerade die dezentrale Beschaffung von Verbrauchsmaterialien auf Dauer ins Geld. Ein optimiertes Flottenmanagement sollte daher ein wichtiger Punkt auf der Agenda sein und bei Überlegungen zum Service-Outsourcing unbedingt mit bedacht werden. Ein Beispiel für erfolgreiches Outsourcing in diesem Bereich ist der KYOfleetmanager. Die Flottenmanagement-Software ermöglicht es, herstellerübergreifend einen zentralen Überblick über alle Drucksysteme innerhalb eines Unternehmens zu erhalten. Der KYOfleetmanager managt mit seinen aktiven Status- und Störungsinformationen die Serviceeinsätze und die Beschaffung von Verbrauchsmaterial: Die so automatisierten Prozesse senken die Kosten erheblich, die IT wird massiv entlastet.

Drucker des SC Freiburg ordern Wartung und Toner automatisch

Sollte ein Mitarbeiter der IT-Abteilung heute noch Drucker und Multifunktionsgeräte warten sowie Tonerkartuschen bestellen? Auf diese Frage gibt es für den SC Freiburg nur noch eine passende Antwort: Nein. Denn dafür gibt es den Printer-Asset-Management-Service (PAM) von Kyocera. Beim Fußballbundesligisten bestand eine heterogene Druckerlandschaft. Verschiedene Geräte mit unterschiedlichem Wartungs- und Tonerbedarf. 2012 setzte der Kyocera-Partner Systemhaus jaka GmbH mit Kyocera Document Solutions ein ganzheitliches Konzept zur Optimierung der Dokumentenprozesse um. Die leistungsfähigen Drucker und Multifunktionsgeräte von Kyocera sind in der Lage, ihren Wartungsbedarf selbständig zu melden. So wird der Toner automatisch dann geliefert, wenn er zur Neige geht. Jedes einzelne Gerät sendet dafür per E-Mail seinen Bedarf an die PAM-Zentrale. Auch bei anderen Verschleißteilen melden die Kyocera-Geräte, wenn sie einen Boxenstopp brauchen. Dann vereinbart ein Techniker einen Termin, bevor die Fachabteilungen im SC überhaupt merken, dass sie ein Problem bekommen. Und weil die Drucker auch mitteilen, welches Ersatzteil sie benötigen, hat der Techniker es natürlich auf dem Wagen. Mit diesen kostengünstigen Services hat der Sportclub die Sicherheit, dass seine Druckerlandschaft zu 100 Prozent ausfallsicher funktioniert. „PAM hat uns in der IT-Abteilung die Arbeit durch die Lieferung der Patronen zum Endgerät wesentlich erleichtert“, resümiert IT-Systemadministrator Frank Schätzle.

Rund 20 Prozent der Help-Desk-Anfragen beziehen sich auf den Druck

Noch weiter geht der Print-Server-Operation-Service (PSO), den Kyocera auf der CeBIT 2015 präsentierte. PSO beinhaltet den kompletten Service, Betrieb und Wartung rund um Office- und SAP-Druck sowie die jeweiligen Druckserver. Die Mitarbeiter aus dem First Level Support spüren als Erste die Entlastung. Denn rund 20 Prozent aller Help-Desk-Anfragen beziehen sich auf den Druck, auf Druckserver, Druckertreiber und Druckerhardware. Mit PSO könnte der Freiburger Sportclub künftig sogar sämtliche Probleme und Fragen an Kyocera auslagern. Und das zu transparenten und maßgeschneiderten Servicepauschalen. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen hätten dann einen Ansprechpartner bei Kyocera in Deutschland. Diese lösen zeitnah alle täglichen Herausforderungen. Per Remote würden sie sich auf die Druckserver aufschalten, Konfigurationen überprüfen und erneuern, Druckertreiber aktualisieren und Störungen beheben. Die freundlichen Support-Mitarbeiter würden geduldig alle Fragen beantworten und zeitnah für Lösungen sorgen. So hätten Frank Schätzle und seine IT-Mitarbeiter mit PSO den Rücken frei, damit sie sich um die wirklich spannenden Themen in ihrer IT-Abteilung kümmern können.

Fazit

Der KYOfleetmanager, Printer Asset Management (PAM) und Print Server Operation (PSO) sind maßgeschneiderte Servicelösungen, die die IT-Abteilungen nachhaltig entlasten und zu Kostensenkungen in diesem Bereich beitragen. Das Outsourcing rund um Druckprozesse muss also nicht gescheut werden; vielmehr sollte es ohne Zögern angegangen werden, um es den IT-Abteilungen zu ermöglichen, sich auf ihre eigentlichen Kernkompetenzen zu konzentrieren.